領導企業，或多或少都會面臨突如其來的危機。小從無法如期交貨、票期延遲，大到天災、金融海嘯或COVID-19疫情爆發，都可能對組織內外成員造成衝擊。
如何在兵荒馬亂時撰寫一封危機信，做到有效溝通、穩定軍心？以下是5個關鍵重點：
1、情境開場，強調「我們屬於同一陣線」
世新大學口語傳播暨社群媒體學系專任教授溫偉群曾分析，在危機溝通時，領導者不必吝於表現出自己的情緒，因為人的吸引力來自兩個相反卻又互補的要素：出眾、相似。
領導者要在能力上出眾，但心境與人性上與多數人相似，例如：「面對雪崩般下滑的訂單，我的心裡非常焦急」、「疫情爆發後空蕩蕩的門市，讓我感受到未知與不安」，不掩飾焦慮，更能讓讀信者感覺「我們是同一國的」。
2、坦然告知真實狀況，但是記得要正反並陳
既然都需要發信溝通了，請務必坦白、誠懇的描述公司當前處境，究竟遭遇到什麼樣的困難，背後原因是什麼，讓讀信者預做準備。
但世新大學口語傳播暨社群媒體學系副教授葉蓉慧提醒，正面與負面消息必須穿插出現，例如「票期雖然必須延後，但銀行端給予我們非常大的支持，公司也還有充足現金」，以免引發讀信者的驚慌。
3、用問題「賦權」讀信者，鼓勵大家提出意見
溫偉群指出，在前述已經坦然告知公司面對哪些困難的情況下，參與式溝通，會比單向溝通的效果更好，不妨以提出各種問題，來取代直接下令，鼓勵讀信者自行思考能改善的項目。
例如：「我們除了銷售產品，還能提供哪些讓客戶驚喜的服務？」「客服部真的需要這麼多人力，來完成現階段的事情嗎？」
4、要具體寫出你的解決方案嗎？視危機大小而定
許多領導者在撰寫危機信時，習慣列出ABCDE等具體做法，展現公司有誠意解決問題。
但葉蓉慧提醒，要不要這麼做得「看情況」，眾人公認的大危機就很適合這麼做，例如COVID-19疫情爆發；如果是缺料、缺工等公司內部的小危機，揭露太多細節反而會造成市場臆測，因為公開信一定會外流，應以精簡為宜。假使內部還有疑問，可再私下溝通。
5、結尾應以情感訴求，再次強調「困境」與「一起努力」
葉蓉慧建議，信件的開頭和結尾最適合加入情感訴求，不妨回顧過去長期合作的情誼、經歷的挫折、共同努力的回憶等，再次鞏固與讀信者的關係，最後再帶出「我們必須一起努力」。
