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職場 | 職場修練

從Key單菜鳥晉升業務高手,3個打破SOP的思考題,讓她創造最大價值!

《OGSM變革領導》/商業周刊出版
撰文者:張敏敏
商周讀書會 2022.05.16

無論是在哪個工作崗位,每個人都必須思考,如何在公司規定的工作上展現自己的專業,帶出自己的價值。這個價值可以是針對外部的終端客戶,也可以是針對內部的其他同事,但不論設定的對象是誰,仍然必須去反思:「究竟什麼是我工作上的獨特點?」「我可以為這家公司展現哪種無法被取代的價值?」「除了例行工作之外,我還可不可以做得更好?」「如果我想要工作做得更好,我需要進行哪些學習?」

有人對於「工作上有感動」這件事有意見。他們說,他們的工作都是一堆流程,都是SOP。工作上最要緊的就是完成程序,不出錯、零失誤。例如生產線上的作業員、財務的帳務處理、法務的法律文件。

但我認為,即使是例行工作也能在不干擾專業情況之下,問自己:
1. 我將展現哪些不一樣的價值?
2. 那麼多人跟我做一樣的事,為什麼是我坐這個位置?
3. 若是我做得更快、更多、更好之後,我會變成什麼模樣呢?

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讓我講一個小故事解釋上述的思考歷程。

在千篇一律的例行公事中,也能創造自己的價值

我在萊雅工作時,有一位好夥伴叫做芬妮,她是負責第一線店面和倉庫連繫的人員。芬妮負責訂貨、出貨的工作。剛到職時,芬妮就遇到9月份百貨週年慶預購。那時她只是一個剛報到的新人,就要面對將近3,000多個產品貨號,每個貨號是長達10幾個英文與數字組合,這工作複雜的程度任誰看了都會崩潰。

在萊雅,訂貨、出貨的程序已經老早規定好。店面人員須先填妥出貨單,公司收到傳真後(早期以傳真機回傳訂貨單),就把單子Key-in進總公司電腦系統,系統連線到倉庫,倉庫人員檢貨、包裝、出貨、貨運、進百貨倉儲、上櫃台,整個流程大約需要花費3到5個工作天。

芬妮剛上任,她知道自己的現況無法應付週年慶的慌亂,為了讓Key單的速度變快,她花了3個晚上,將出貨量最大的前100個貨號全部背下來!這樣一來,只要收到訂貨的傳真,就可以省去查表單的時間,不用邊看邊key in,可以搶時間馬上將貨號、數量輸入系統,讓貨早點進到店面。等到一切都更加熟練之後,芬妮還自己升級(她說是芬妮2.0版),不但額外多背50個貨號,還把能力進階到——如果出貨有狀況,馬上知道什麼時候要找誰——她手上甚至有桃園倉的最新排班表,讓她可以直搗黃龍,打電話到桃園倉庫直接點名要某個撿貨人員聽電話,立馬處理急單!

後來芬妮直升到業務部,因為她已經強大到只需要看一眼訂貨單,就可以算出這家店這個月能否達到業績目標,遇到新品上市也知道哪家店賣得動。後來只要總經理估算新品銷量,芬妮都會跟在旁邊提供意見。芬妮把平凡的事做到不俗,她自己說:「我就是人體活動訂貨系統。只要找到我,人雖然沒到,但貨一定到!

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我不清楚你的所有工作步驟,也不了解你的工作步調或習慣,但芬妮的故事讓我確定一件事:「只要有意願,就可以把事情做得更快、更好。

很多人可能會說:「我以前都是這樣做的」是的,你辛苦了,但並不代表你都做「對」,也不代表現在的市場和以前一樣。認為做一樣的事會有新的結果,這是不切實際的期待。日子不一樣了,親愛的,請常常用新的觀點看自己,保持自己的滾動狀態。

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書籍簡介

OGSM變革領導:打造企業創新力,建立靈活、隨時擴充的全公司溝通系統工具

作者:張敏敏
出版社:商業周刊
出版日期:2022/5/4

作者簡介

張敏敏

現為JW智緯管理顧問有限公司總經理﹑商周CEO學院領導學程「變革管理」總顧問、佳音廣播電台「職場輕鬆學」節目製作﹑主持,以及臺灣大學商學研究所博士候選人。

曾任職於多家知名外商集團,包括法商歐萊雅集團(Loreal Group)、美商雅詩蘭黛集團(Estee Lauder Group)、日商資生堂集團(SHISEIDO Group)等,分別擔任行銷主任、行銷經理、業務經理、教育訓練協理、品牌總經理等職位。

曾於光寶科技公司(LITEON)、美商英特格台灣分公司(Entegris)、美國瑪氏食品(Mars)、雅虎奇摩(YAHOO)、台灣佳能(canon Taiwan)、豐田汽車(TOYOTA)、賓士汽車(Mercedes-Benz)、ZARA、安侯建業聯合會計事務所(KPMG)、索尼(SONY)、Swatch集團、歷峰集團(Richemont)等外商及上市上櫃企業輔導及授課。

著有《絕對成交勝經》、《OGSM打造高敏捷團隊》、《OGSM變革領導》、《拒絕職場情緒耗竭》。

責任編輯:張慧妮
核稿編輯:張勝宗

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