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「專案啟動章程」怎麼寫?6個要素寫清楚,案子就成功一半
- 專案要成功,關鍵在於一開始所擬定的Project Charter(專案章程)。
- 章程寫得模糊,就可能發生權責不分、時間進度不明確、資源不足或發生意外,最後導致專案失敗。
- 一份好的專案章程,有6個要素。
我在外商工作多年,每年的12或1月,就是各大公司召開年度Kick off(啟動會議)的時間。通常,忙碌一整年的員工,會在富麗堂皇的飯店會議廳,聽著各部門主管描述今年的戰績,以及來年的策略規劃。
我看過不少部門主管,口沫橫飛地描繪未來,勾勒出一幅又一幅的宏偉藍圖:要開發多少客戶?研發多少產品?要辦多少行銷活動?猶如放煙火般炫麗,但到頭來落實的卻沒幾樣。
為什麼同樣是雄心壯志的年度計畫,有些專案年底可以大聲慶功、有些則是雷聲大雨點小,只希望沒被老闆點名提起?
關鍵就在一開始的「那一張紙」。
新的專案執行前,我都會和同事開玩笑說:「又要寫那一張紙了!」那張紙,就是專案管理上說的Project Charter(專案章程)。
這份文件,通常在專案啟動階段建立,就像小嬰兒的心臟開始跳動。關鍵是讓專案的利害關係人,對專案目標和衡量指標有共同的理解,這也是專案成功最重要的基礎。
若專案章程未明確制定,未來的一年,可能導致目標不清晰,同事不知為何而戰,甚至資源分配不當,甚至部門之間權責不分、衝突不斷,對公司整年目標的達成,必定是一大阻礙。
一份帶你上天堂的專案章程,包含六大關鍵元素,分享給大家參考:
1.有明確的「成功」定義
絕對不能是虛無縹緲的語言,而是清楚明確的定義專案要完成哪些事情,成功指標必須可衡量,而且是所有利害關係人共同認定的目標。
2.專案範圍
你可以為專案取一個激勵人心的名稱,但千萬不要住海邊管很大,一開始就要界定專案範圍,才不會邊執行、邊無限擴充,弄到部門間互相不爽,導致進度不斷落後。
3.負責人及支援團隊
整個專案要有負責人,就連每個環節都需要負責人。責任歸屬清楚,在定期追蹤的時候,才能釐清卡關時,誰該負責處理。
4.詳列所需資源
資源包含有形和無形的成本,來源來自內部、也可能來自外部,甚至需要額外動用預算。這些在一開始就得先預估好,再指派相關人員收集。
5.關鍵里程碑
沒有時間表的專案,等於告訴大家以後再做也沒有關係。因此,必須列出影響專案進度的關鍵里程碑,並訂出追蹤時間,才能讓大家有個底,預計有多少時間準備並理解進度。
6.風險預測
每個案子總有可控和不可控的風險,一開始就列出可能導致失敗的風險,甚至於想好備案,才不至於專案走到一半,慌了手腳。
這6個元素,雖然濃縮在一張紙上,卻是專案執行成功的基石,而這只是第一步,真正的挑戰在於啟動後的執行和危機處理。在新的一年,讓我們共同迎接挑戰,勇敢前行,引領專案邁向耀眼的成功!
責任編輯:林易萱
曾任肯德基的行銷總監,目前投入行銷領域寫作。擁有超過20年的跨產業行銷經驗,曾在不同的跨國快速消費品公司任職,包含肯德基、海尼根、白蘭氏、嬌生、萊雅等。專長為市場行銷、商業策略、廣告、新產品開發、消費者洞察、品類佈局、產品管理,深耕數位行銷和企業轉型,並曾獲得多個獎項認可,目前經營社群「蘿拉Fang的行銷奇幻之旅」(請點擊:https://www.facebook.com/profile.php?id=61550099596579)。