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管理 | 領導馭人

《管理的本質》

以工作小組或專案為名的會議,真的太多!有效率的會,議程只能有這3個項目

撰文者:佛瑞蒙德‧馬利克
管理好書解讀 2019.11.27 2,744
摘要

1.當我們有召開會議的衝動時,應該思考:這會議真的重要嗎?有無別的解決問題途徑?
2.有效率的會議,可以從這3方面著手:會前準備、會後執行追蹤、挑選議程事項

精選金句:

極少人會在行程表上為會前準備工作和會後執行追蹤預留時間。因此,會議的準備工作往往被忽視。

減少開會次數,最好為零 

欲改善會議的效能,先從取消一些會議做起。在大多數組織中,會議實在是太多了,最先進的「會議科技」及各種多樣化的遠距開會方式助長這股趨勢。以往出差旅行所帶來的成本與所花的時間,如今已不成問題。這也是何以遠距會議如此多人參加(也如此缺乏效能)的理由。

若想要遠距會議有所效能,需要嚴格的紀律和管理。主持會議的任務於是更顯重要,與現場會議相較之下,也更具挑戰性。

組織中最嚴重的缺點是開會的頻率及會議長度,以及與會人數。一般管理階層、董事會、監事會等管理機構,其大多數的工作主要藉由面對面會議完成,這是他們工作的本質。我在談及公司治理的書中曾詳細解釋過。然而,這樣的現象無疑增加無數以團隊、工作小組或專案為名的會議。

各種形形色色的會議只會拖緩組織的進度,而且隨著新的工作小組及成員不斷增加,問題愈趨嚴重。在這類組織中,經理人和員工耗費在會議上的時間高達工作時間的八成。

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我們每個人的工作時間有限,你只能選擇參與會議,或是投身於工作,很少同時能做好這兩件事。通常,若要會議有效能,實際的工作是在會前和會後完成。會議的效能取決於開會前的準備工作(準備議程),以及會後如何執行會議做出的決議。

因此,對我而言,評判公司機構的一個關鍵標準是,他們完成工作所需的會議有多少。召開會議次數愈少,組織通常運作得更好。雖然在面對減少會議次數的要求時,莫不引起許多公司組織的反彈,也由於必須尋找新的方法來取代開會,公司整體創造力也因此大幅提升。

開會頻率受到各種因素的影響。其中最重要的兩個因素前面已經提及,亦即組織內外部環境的複雜度迅速增加,以及知識社會的進步。兩者緊密聯繫,產生一系列的後果,包括人們對社會交流和情感體驗的需求。

複雜的知識型組織也會造成我們的感官出現戒斷症狀,或感覺剝奪。組織為了正常運作,需要更多知識,而這些知識分散在許多人身上,這些人通常又散布在各處。專才數量增加,但由於他們只專注狹隘的專長領域,無法自行從頭到尾地執行一項工作,需要多人幫忙,所以會議便增多了。

不採取行動抵制這種趨勢,會議次數將會自動增加。此外,每場會議將促成一連串的後續會議。所以,重要的第一步便是停止這種會議繁衍增生的情形,控管更多會議的發生。因此,我的建議是:不要開會!當我們有召開會議的衝動時,應該暫停片刻思考:這會議真的重要嗎?有無別的解決問題途徑?

特別要留心導致會議增加的一個原因:團隊合作。

團隊合作已經變成非常普遍的常態,因此也變成缺乏效率的源頭之一。許多「團隊」其實並不是團隊,而是團體,是在未經思考的情況下集結形成,沒有充分考慮誰應該、誰不應該成為團隊成員,馬馬虎虎地訂定工作事項和方法,而且未周詳定義目標。愈是如此,未來就需要愈多會議。會議不是為了執行實際的工作,而是要尋求釐清、處理凌亂。

雖然,團隊工作標榜的是合作無間,這不意味每個團隊成員都得參加所有會議。良好的團隊合作意味開會的需要最少。

花費三成以上時間在開會的經理人,應該仔細思量如何降低會議占用的時間。若真的無法做到,至少應該非常注意會議的效能。

成功的要素:準備與追蹤

會議的準備工作需要時間,因此應該在我們的工作行程表上預留時間,以免屆時無法做好會議前的準備工作。經理人會在他們的日誌本上記載開會時間,令人訝異的是,極少人會在行程表上為會前準備工作和會後執行追蹤預留時間。因此,會議的準備工作往往被忽視。

若會前的準備不充分,某種程度可藉由即席技巧來彌補,經驗豐富的經理人經常這麼做,但這不是與生俱有的能力,而是累積長年經驗所得的功力。優秀的經理人能夠即席表現,但不會仰賴即席技巧,他們在會前準備、認真思考會議及其程序。此外,他們也知道,就算準備工作做得最好的會議,也未必會依照計畫進行。就算有最佳準備,還是需要即席技巧。

會前準備工作的工具是議程。這是會議主持人的職責和權利。任何會議都要有議程,只有一種例外,我稍後會說明。通常,不可能,也不建議單單準備議程。會前的準備工作之一是協調所有與會者,或至少是重要的與會者,讓他們有機會表達對議程安排與程序的想法與期待。

在某些類型的會議上,會根據法律制度、法規、合夥契約等,保留正式動議權。會前進行協調以訂定議程和程序,但釐清會議以決定最終版本議程的是主席,接受某些建議、棄絕其他建議是此人必須做出的管理決策。一般會議應訂定截止時間,任何構想與要求應該在此時間內向會議主席提出。議程應該依照章程規定時間或是提前送給與會者,讓他們有時間為會議做準備,在訂定前述截止日期時,必須牢記這些提前通知期。

一份好的議程不該有太多討論事項,而且這些事項都應該是確實重要的,亦即真的值得與會者親自出席。專注於少數事項的原則對會議效能很重要。許多經理人以為能透過超載的議程來展示自己的活力、勤奮和承諾,但事實往往相反。

例外的是,處理已制定或達成同意的項目及正式程序的會議,例如有關集團旗下各事業單位內部關係的法定事項。這類會議的議程可以有許多事項,因為大原則已經議定的事項不需要太多討論,會議中也無需制定重大決策。

議程項目必須與手邊正在進行的任務、計畫、部門或公司相關。在一般管理會議、專案團隊及工作小組會議中,情況都是如此。但對於理事會、諮詢委員會、基金會董事會,以及一般具有監督職能的委員會來說,卻異常困難卻也更顯重要:這些委員會經常處理許多屬於過去不相干的事物,因而淪為只是蓋印章的機構。

若要讓會議準備工作深具成效,必須事先估計每項議程所需花費的時間。雖然不大可能精準、確切按照預定的時程表進行,但對於主持人及與會者來說,倒也不失為一個良好會議的重要參考點。

每項議程都需要有專人負責。會議主持人應盡可能少承擔項目。有成效的經理人從經驗中得知,只能從主持會議與負責議程項目工作中擇其一。

另一條規則是關於會議上所需的文件。文件必須儘早分發給與會者,使其有足夠的時間準備,也避免會前一分鐘才印好講義,與會者也就沒有藉口說因為沒收到資料而無暇準備。任何沒有事先準備的人(即使及時收到會議文件),都會自取其辱。

此外,提前或即時分發會議所需文件,能改善會議上不具成效的情況,且減少冗長的發言,有助於縮短實際開會時間。與會者能立即開始工作。針對議程項目展開實際相關討論,並以此形成意見和決策,乃是有效會議的根本基礎。以演講、陳述為主的會議(這是目前大多數會議的常態)不僅沒有效能,與會者也缺乏參與意願。雖然如此,這類會議可用於溝通交流或社會政治目的。

只要堅持上述幾項原則,便能大為提升會議效能。

議程上的事項

議程上應該包含哪些事項,取決於事件與情況。會議主席根據他認為什麼東西重要或不重要來決定議程事項,這是最重要的工作之一。那些不能做到這點,並以瑣碎事項浪費與會者時間的主席既缺乏效能,也無法受到敬重。部屬之所以參加這種「馬戲團會議」,是因為不得不為,因為他們領公司的薪水。很快地,這位會議主席的負面評價就會形成,管理階層的威信必然減損。

在挑選議程事項方面,沒有可遵循的準則,因此無法在此提出任何一般通用的建議。議程取決於個別情況,但有下列三類重要事項必須適當地區隔,並且事先考慮處理方式。

名符其實的標準事項

這些是每次管理會議中必須處理到的事項,在公司裡這些事項包括接獲的訂單、產能利用情形、流動性、重要的會計標竿數字。每個組織都有必須定期討論的標準事項,當然因組織類型而有別,公司、醫院、行政機關都不一樣。標準事項是經常或規律地一再發生的事項。

持續相當長時間的事項

這些也是經常一再發生的事,但深入檢視會發現,它們不是標準事項,而是因為沒有恰當、決定性地處理,而致一再發生的事。這種情形不應容忍拖延,必須安排在議程上以足夠時間處理。如有必要,應指派一名勝任者或工作小組徹底探究問題,建議解決方法。

其他各種事項

有些經驗豐富、嫻熟會議運作的人,總是耐心等到議程上的所有事項都處理完畢,到了會議最後、大家都疲倦的時候,便提出想在「其他事項」之下快速完成處理的事情。我們不應容忍這種情形,「其他事項」就是其他事項,通常沒有特別的重要性,會議主席不應讓不屬於此類別的事項加入在這項下。

若在議程決定後到正式開會期間發生某件重要、必須明確處理的事,應該在會議一開始時就提出,修改部分議程或是重新安排議程。在步調快速的世界,這當然是有可能發生的事,我們必須做出適切反應。除此之外,前述行為只是純粹的伎倆,容忍這種情形無異凸顯管理的軟弱。

書籍簡介

管理的本質:迎戰複雜與變局的高績效之道,打造每個人都能實踐的核心能力
Managing Performing Living: Effective Management for a New World
作者: 佛瑞蒙德‧馬利克
原文作者: Fredmund Malik
譯者: 李芳齡, 許玉意
出版社:天下雜誌
出版日期:2019/11/01

作者簡介

佛瑞蒙德‧馬利克(Fredmund Malik)

馬利克是一家同名機構的創始人暨主席,該機構以其名字命名,為管理複雜系統的領先機構之一。馬利克曾擔任多家國際企業的董事、董事長及顧問,是公認的公司治理實踐專家。他獲得諸多榮譽和獎項,包括由奧地利政府頒發的科學和藝術榮譽十字勳章,以及德國控制論學會海因茲‧馮‧福斯特獎(Heinz von Foerster Award)組織控制論獎項。除了在瑞士聖加侖大學(University of St. Gallen)教授公司治理之外,馬利克也在中國北京的首都經濟貿易大學,以及蒙古呼和浩特的內蒙古農業大學擔任管理學特聘教授,同時也是長春市吉林大學的名譽教授。


責任編輯:洪婉恬
核稿編輯:陳慶徽

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