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為何專案總在延宕、工程案無法準時結束?是人的「一廂情願」在作祟
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職場 | 職場修練

為何專案總在延宕、工程案無法準時結束?是人的「一廂情願」在作祟

為何專案總在延宕、工程案無法準時結束?是人的「一廂情願」在作祟
常趕不及截稿期限、預算超支,或在完工前氣力耗盡,原因都是我們常低估完成某項任務所需花費的時間和心力。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:安宇敬(Woo-Kyoung Ahn)
精選書摘 2023.07.28
摘要

1.我們常低估完成某項任務所需花費的時間和心力,這種情況可以用「規劃謬誤」(planning fallacy)來解釋。

2.人在執行事情之前,往往聚焦在該如何運作、必須做哪些事才會成功,在心裡勾勒執行過程時,它們全都會順暢運作。

3.避免低估事件的難度,我們可以做的是:考慮潛在的阻礙,讓心理模擬沒那麼順暢。也可以考慮,永遠在預估完成的時間上加50%。

我們常低估完成某項任務所需花費的時間和心力,那就是我們常趕不及截稿期限、預算超支,或在完工前氣力耗盡的原因。這種情況我們可以用「規劃謬誤」(planning fallacy)來解釋。

規劃謬誤最惡名昭彰的一例,發生在興建雪梨歌劇院的時候。一開始預算抓700萬美元,最後卻花了1.02億蓋了縮小版,而且比原先預估多花10年才完工。

美國丹佛國際機場則是超出預算20億,比預估時間多花了16個月,有人指出,這就是這個工程背後會有那麼多陰謀論的原因。其中一種陰謀論說,興建之所以花那麼久時間,是因為要挖一大片秘密地下碉堡網,讓富翁和政客可在世界末日來臨時藏身避難,另一種陰謀論則跟外星人有關。這些論點是如此風行,使機場儼然成為一座陰謀博物館。

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半數IT人士的專案計畫延遲、超出預算

「規劃謬誤」不僅適用於工程案。獨立國際資訊技術研究顧問公司史丹迪希集團(Standish Group),曾針對各種專案提出年度報告。你可能以為IT人士知道怎麼援用過去的資料,精準的預測未來。

但根據史丹迪希的報告,2011到2015年,美國IT人士專案的成功率(成功的定義是所有必要項目皆按時、按預算完成)在29%~31%之間徘徊。半數專案出現延遲、超出預算,或有必要項目遺漏;17%~22%的專案就是失敗,而且數字沒有提升跡象。

規劃謬誤有好幾個成因。其中之一是我們的「一廂情願」:我們希望計畫盡快完成、不必花太多錢,而這些心願都會反映在我們的計畫和預算上。

承認這點也很重要:相當大程度上,規劃謬誤是一種源於流暢假象的過度自信。規劃的時候,我們傾向於僅聚焦在計畫該如何運作、必須做哪些事情來讓計畫成功。而且當你在心裡勾勒那些過程時,它們全都運作順暢,這也助長了過度自信。

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計畫執行任務前,要有意識:事情不會如你設想的簡單

一項檢視規劃謬誤的研究,既充分揭露這種動能,也教會我們,如果我們想要避免規劃謬誤,就別做哪些事。

研究人員請參與者估計他們要花多久時間完成耶誕採購。參與者平均預估自己能在12月20日之前完成,結果卻成了規劃謬誤的例證,因為參與者平均要到12月22、23日才會完成。

要避免屈服於規劃謬誤,事先擬定具體、詳盡的計畫似乎是個好主意。

研究人員指導另一組參與者,為他們的耶誕採購寫下按部就班的計畫。例如,參與者可列出家族成員,以及可能要送每一個家人哪些禮物;也可以選定要在哪一天進攻哪家購物中心,並打算在那裡為名單上的每一個人尋找什麼。這樣的計畫看來確實可行,但真能更準確的預估時間嗎?恰恰相反,這些參與者表現出更糟糕的規劃謬誤。多數人以為自己能在耶誕7.5天前完成購物,比未擬定逐步計畫的參與者還早3天。但平均而言,他們也是在12月22、23日完成。

擬訂按部就班的計畫,為什麼反倒使規劃謬誤更加惡化?這是因為他們擬訂的計畫營造了這樣的錯覺:他們以為自己的購物會一帆風順、毫不費勁,就像《麻雀變鳳凰》(Pretty Woman)裡茱莉亞.羅勃茲(Julia Roberts)一樣,不到半天就買齊所有完美又合身的服飾。

儘管如此,不是說我們不該提出按部就班的計畫。一項不同的研究顯示,當任務被分成較小的子任務,就能稍微減少規劃謬誤。分解一項任務可以迫使人們了解,事情不像他們想像的那麼簡單。不過我們也要注意,這也可能營造流暢的假象、讓我們自我膨脹、以為一切盡在掌控之中,使得規劃謬誤變本加厲。

找出阻擋任務進行的潛在障礙、預料外的阻礙

我們要如何抗衡那種假象呢?要減少流暢引起的過度自信,我們可以親身嘗試。偏偏克服規劃謬誤的難題就在:有些規劃是沒辦法嘗試的。

我們沒辦法練習耶誕採購,更遑論蓋歌劇院。但我們可以做的是,藉由考慮潛在的阻礙,來讓心理模擬沒那麼順暢。有兩類障礙可以考慮,其中一類比另一類更容易被心智接受。

我們比較容易設想的,是與手邊任務直接相關的障礙。就節日採購而言,耶誕前的那個週末一定會塞車;你覺得超適合你祖母的那件豹紋喀什米爾羊毛衫,店家可能會賣完,這種與任務有關的障礙都該在規劃時納入考量

會被忽略的,往往是與任務無直接關係的阻礙,例如感冒、貓走失、熱水器漏水、兒子扭斷腳踝等。這種預料外的突發狀況是難以先做打算的,因為可能性太多了。另外,就算你記得你兒子去年剛好在耶誕採購週扭斷腳踝,害你得在急診室耗一整天,你也不會預期今年會再發生一次。

預料外的事件是已知的未知,對於人生,我們唯一能確定的就是無常。我們就是不知道會發生什麼事。我自己的解決辦法(不是基於科學實證,而是得自親身經歷的無數次規劃謬誤)很簡單:永遠在原先預估的時間上加50%。當我跟共同研究者說我可以用3天把稿子看完時,實際上我覺得我2天就看得完,這個策略對我而言成效卓著。

書籍簡介

《思考101:耶魯大學改變人生的一堂思辨課》

作者:安宇敬(Woo-Kyoung Ahn)
譯者:洪世民
出版社:平安文化
出版日期:2023/07/03

作者簡介

安宇敬(Woo-Kyoung Ahn)

耶魯大學心理學系約翰.惠特尼教授(John Hay Whitney Professor)。

在伊利諾大學厄巴納香檳分校拿到博士學位後,她曾於耶魯大學和范登堡大學擔任助理教授及副教授。2022年,她因「思考」課程的卓越教學,而獲得耶魯大學頒發萊克斯.希克森獎(Lex Hixon Prize),該獎項由耶魯學生評選,是社會科學學院最光榮的傑出教師獎。安宇敬教授在美國國家衛生研究院(NIH)的支持下進行了「認知偏誤」研究,本書是她研究與課程的集大成。她同時也是美國心理學會和心理科學學會的研究員。

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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