在一般人的觀念裡，「管理」這檔事是主管或老闆該好好鑽研的一門學問。」向上管理」？聽起來或許有些不可思議，但是專家提醒，管理並非由上而下的單行道，想要讓工作順利，建立與上司的良好工作關係可是重要關鍵，而這也正是向上管理的核心要素。 目前在一家記者訓練中心Poynter Institute擔任小組召集人的吉思樂(Jill Geiler)十五年前還在擔任記者時，曾經遇到過一位令她十分難以忍受的主管，情緒不穩定、要求又很多，幾度讓她有股衝動想要把辭呈丟到主管臉上一走了之。不過在衝動行事之前，她先找人談過，一位前輩建議她，不妨多了解主管之後再做決定。後來吉思樂接受他的建議，而且現在她與這個當初一點也不想共事的主管反而成了無話不談的好朋友。 其實吉思樂與這位主管有不少共同的特質，例如他們都對新聞工作相當投入，要求也相對較高，同時也對社區服務有同樣的熱忱，當初是因為彼此不了解而出現溝通不良的情況。然而在吉思樂改善與主管的關係，並獲得信任與尊重後，她不但會直言不諱地對上司的決定與判斷提出質疑，甚至還會糾正他的錯誤。兩人關係逆轉，正是因為吉思樂採取行動向上管理。 一、不是你的方式 而是照主管方式溝通 但是如何向上管理，職場顧問提出幾項建議。首先，找出主管習慣的溝通方式。一般我們在溝通時，總是習以為常地用自己喜歡的方式來表達，但卻不一定能被對方接受，而管理的終極目的畢竟不在於滿足自身的需求，而是要對方樂於接受並達成你期望的目標。組織再造顧問海瑟葳(Patti Hathaway)指出，「你的風格可能和他們不同。如果你想要影響你們之間的關係，你必須採取他們所喜好的方式。」 打聽清楚，究竟是寫電子郵件、留紙條、打電話，還是來個正式會議當面談，最能夠為上司所接受；他們喜歡掌握大方向，還是任何小細節都要鉅細靡遺地弄清楚？他們偏好合作還是競爭？吉思樂指出，「向老闆提問題是門藝術。能夠純熟運用這種技巧的員工，獲得正面效果的機會比較高。」她並建議，盡量以正面方式表達意見，談話中盡可能公正客觀、就事論事，避免讓人留下純屬個人偏見或滿腹牢騷的印象。 二、不只你做什麼 而是主管為啥要你做 其次，還要了解上司的喜惡，研究是什麼樣的問題會讓上司跳腳，什麼樣的問題又時常困擾他，讓他久久無法釋懷？海瑟葳建議，如果實在無法分辨哪些事情能讓主管滿意或生氣，不妨觀察其他和老闆關係良好的同事，或許可以從中得到答案。接下來，還要了解主管的期許與目標，唯有如此，努力才有方向，不至於讓自己白費功夫，而主管卻因為不滿意而大發雷霆。諮詢顧問公司Rothman Consulting Inc的執行長羅斯曼(Johanna Rothman)的忠告是，「協助他們了解你所扮演的角色，以及你的努力如何對他們的目標和成就有所貢獻。」 換句話說，了解彼此的角色與目標，才能創造雙贏。羅斯曼提醒，下屬的成功與上司的成就息息相關，雙方應該是相輔相成而不是猜忌排擠。不過羅斯曼也指出，許多主管往往與部屬疏離，這時下屬若能主動提供建議與想法，通常都會受到主管的歡迎與感激。畢竟主管也只是凡夫俗子，不可能是全知萬能的超人，有時也不免有盲點、有低潮。因此不能預期主管能面面俱到，隨時了解下屬的需求並給予協助，這時，主動溝通就成了下屬的責任。吉思樂就以自己的例子說明，「我將溝通視為我的責任。我一直都在平衡我們的長處與風格。」 三、就算專業不行 他一定有比你強之處 不過在主動出擊之際，也要小心別逾越了分寸。職場顧問赫許(Arlene Hirsch)曾在專欄中舉過一個例子。一名美國的跨國製造商資訊系統部門主管，曾經在七年內換了六個頂頭上司，每換一個老闆，他都得負責協助他們上軌道。但也因為上司的流動率高，在過程中，他反而對老闆們的工作內容掌握得一清二楚，因此更能精確地提供上司所需要的資訊與協助。他清楚地認知到，上司與下屬猶如脣齒，「我的工作就是以我希望他們受訓練的方式來訓練他們。我希望我的老闆成功。如果我的老闆無法上軌道，整個部門會跟著遭殃。一走出這個大門，他們得要看起來有自信且有能力。我不希望他們栽跟頭而連累到我。」 因此，他的上司們雖然大多沒有技術相關背景，這方面的專業知識極為仰賴他。但是他認為，千萬可別因此而瞧不起上司，畢竟對方能夠爬上這個位階，必定有相當能耐，「我假設新的經理知道如何管理，要不然他們一開始也不會得到這份工作了。但我也假設他們希望在新崗位上有表現，而協助他們成功正是我的責任。」簡而言之，別讓上司認為你當他是白癡，或對他有威脅。 針對這一點，羅斯曼深有同感，「教育他們，但別讓他們覺得自己無知。不要讓他們覺得你在評斷他們。」不管是在什麼樣的公司或機構，新官上任都需要盡快了解一切，如果能善盡責任，引領他們迅速進入狀況，那麼在取得信任、建立良好關係就已經有了好的基礎。 不過就像其他令人珍惜的關係一樣，與主管建立良好的互動也不能操之過急，畢竟在職場上還存在著各種微妙又複雜的權力關係。但是只要能夠主動提供意見或是問題的解決方式，釋出善意，絕對比袖手旁觀，要更能贏得上司的信賴與尊重。 (文●林君宜)