職場 說話時記得這3件事，人生越來越順利 最近聽了很多報告，發現要把論述說得好，真的不是容易的事情。我認為良好的論述應該要包括以下3點： 1.清晰明確的架構最簡單的做法，就是條列式。進階版的話，則是用不同的切入角度來說明。架構出現後，當雙方針對論述需要討論時，才會知道從哪個段落著手，不然很容易讓對方感覺到一團漿糊，明明有問題卻不知道從何說起。 另外很多新人在報告時會習慣「把所有資料念一遍就完事」這種缺乏架構的論述，會讓人很難理解。 2.站在對方的角度來說明重點講話時要想著「從對方的立場能不能聽懂」、「會不會有冒犯之處」，這一點我覺得蠻困難的，因為有些朋友天生就是缺乏共情能力。 建議你，可以試著每過一段時間，就以第三者角度來審視自己打出的字、說出的話，也許會有些幫助。當情緒消退時，再審視當時的自己，通常會發現很多可以吐槽的地方。而共情溝通的最高境界，就是「預判對方的想法，讓對方心甘情願，找不到反駁的理由。」 3.強調關鍵重點的能力幾乎所有的事情都會有一兩個「關鍵」，這個關鍵可能是論述的前提，影響事情的成敗；又或是對方如果聽不懂這個關鍵，溝通就會失靈等等。 如果找不到關鍵，可能代表你對這件事情也沒想清楚。 我們都以為對方會記得所有說出去的話，但其實大家只會記得「重點」和「結論」。所以在論述結尾時，把關鍵重點標記出來，會對報告或溝通的品質加分不少。 最後，講講我自己——其實當管理者久了，容易囉嗦，總覺得「事情沒有多次強調，大家會忘記，有時候還會發現，同樣的事情會重複2、3次。但會忘記的，還是會忘記，關鍵是講完指令後的「檢核機制」要做好，希望之後講話能更精簡些。 ＊本文獲「飛鳥涼不涼的遊戲營運觀察小站」授權轉載，原文連結。 責任編輯：陳柏燕核稿編輯：陳瑋鴻 ... 2024.02.27
職場 有智慧的人都懂！說話不出現3個詞，和人交談更順暢 盡可能不使用「每次」與「絕對」，這樣與人交談會更加順暢。 除了「應該」，也希望你盡可能不要使用的詞彙還有：「每次」、「絕對」、「百分之百」。舉例來說，你會不會說出如下的話語呢？ 「這種時候我『每次』都會失敗。」「『絕對』不可能順利。」「『百分之百』是我的錯。」 明明只是發生過幾次的事，卻講得好像每一次都會發生，在心理學上這樣的認知，被稱為「過度類化」（overgeneralizatio）。 事實上，或許下次就會成功，又或是換作其他事項就能順利，卻斷定絕對都不會順利的，這實在不能算是正確的認知，甚至可以說是一種認知扭曲。 失敗的時候，一旦認為「我每次都無法順利」，就是一種讓自己沮喪、貶低自己真是沒用的根源。 難道真的是「每次」嗎？其實也有順利完成的時候，不是嗎？ 當你覺得每次都不順利的時候，請你試著反問自己，真的是這樣嗎？然後試著去回想順利成功的經驗，即使只是小小的成功也完全沒關係。因為這麼一來，就不再是「每次」了。 斬釘截鐵的措辭，會破壞人與人之間的關係 與人相處時，最好也別使用「每次」或「絕對」的用詞。 例如，對伴侶說「你每次都這樣！」，其實並不妥當，因為可能並不是10次當中10次都這樣；就算是10次當中有10次是這樣，也許下一回的第11次會不一樣。 即使對方心裡也覺得很抱歉，但也可能因而想要反駁「不是每次吧？」，進而陷入爭吵的模式。 又例如，當你對朋友說了什麼，而朋友回你「我就知道你絕對會這麼說」，有時是不是會令你覺得很火大，「你又知道我什麼了？你怎麼能說絕對？」 總之，不論是對自己或他人，都希望你不是過度篤定「每次」、「絕對」、「百分之百」，而是針對每一次發生的狀況，各自獨立去判斷。 Point：記住順利、成功、正向的事件和經驗。 ＊本文摘自幸福文化《討好自己就夠了》 {DS_BOX_37508} 責任編輯：倪旻勤核稿編輯：陳瑋鴻 ... 2024.05.22
職場 研究：覺得自己地位低、沒權力的人，說話更常出現「這個字」 在下面每一組中，猜猜哪一組人使用「我」這個字眼的頻率較高？ 領袖、追隨者 年長者、年輕人 富人、窮人 快樂的人、憂鬱的人 憤怒的人、害怕的人 好學生、壞學生 男人、女人 根據針對正式與非正式的對話、演講、電郵，以及其他書面文件的分析，結果發現右邊那群人，比較常使用「我」，和其他第一人稱代名詞。 這項研究的先驅是，社會心理學家詹姆斯·潘尼貝克（James Pennebaker），他在著作《代名詞的祕密人生》中描述這項研究。他發現，認為自己權力較小或地位較低的人，比較常使用「自我指涉」的語言。例如，追隨者必須聽從領導者的命令、窮人的權力不如富人，這種無意間產生的語言模式，主要源於缺乏個人權力的「感覺」。 代名詞的使用與地位之間的關係，不是英語獨有的現象。當一個人缺乏權力、地位或力量時，容易把焦點放在自己的經驗上，經常提到「我」、「我的」。你可能沒發現，頻繁使用第一人稱代名詞，已經反映了你的心理狀態。 回想一下你身體脆弱的時候，例如疼痛、生病、饑餓或寒冷，你的意識會專注在自己的經歷上，因為你陷在一個亟欲掙脫的情境。你的大腦在呼喊：「救救我，我覺得不舒服」或「我的手好痛」，當滿腦子想著自己身陷苦痛時，你無意間使用第一人稱代名詞也就不足為奇了。 壓低姿態的用語不讓人討厭，但也不會讓人喜歡 我們並非只會用第一人稱代名詞來引人關注，壓低姿態的用語（透過順從來促進人際關係的用語）也有同樣效果。在權力或地位不平衡的情況下，我們很容易使用壓低姿態的用語。 在對話中，壓低姿態的用語會是什麼樣子？ 「我只是在想⋯⋯」 「我想也許⋯⋯」 「我可以問一個蠢問題嗎？」 「抱歉，但是⋯⋯」 這種用語也出現很多的「我」。壓低姿態的用語給人戒慎恐懼、含糊其辭的感覺，例如： 「有點⋯⋯」 「似乎⋯⋯」 「一般來說，」 「或多或少⋯⋯」 「可能⋯⋯」 你很容易在「升調語氣」（把直述句轉變成問句的順從、輕快腔調）中，聽到壓低姿態的用語。 雖然沒有人會因為你壓低姿態而討厭你，但他們也不會因此而喜歡你。語言與權力專家佩內貝克（James W. Pennebaker）發現，他寫電子郵件給上級時，也會壓低姿態。 有一次，他不得不要求德州大學系上的幾個人搬遷辦公室。那次經驗讓他注意到，他會在無意間壓低姿態。他對社會地位較高的同事提出要求時，寫道：「我一直努力避免這種情況，但我想我可能需要問問你，你是否願意放棄現在的辦公室？」 你可以從那句話中的3個「我」，感受到壓低姿態的效果；也可以知道，搞懂這樣書寫的內容或話語有多難，因為和他們溝通需要額外的解讀。 從那句話確實可以看出佩內貝克的尷尬，但除此之外，他到底在說什麼？他是在要求對方嗎？還是說，到了未來某個時點時，他可能會不得不這樣要求？ 你可能也會注意到，當你在聆聽這類話語的時候，更容易把焦點擺回自己身上。心思從「我什麼時候遇過類似的狀況？」，跳到「等一下我要接什麼話？」，即使努力想要聆聽對方也沒什麼幫助。 當想更努力聆聽時，心思會開始跳到「我該如何證明我在傾聽？」、「他會希望我怎麼回應？」、「我要如何表現出同理心？」，或者「我如何幫上忙？」⋯⋯。每一句都有「我」。即使動機是出於關懷對方，但主要還是繞著「我」打轉。 如何減少壓低姿態的用語？ 如果你想從表達中減少壓低姿態的用語，只要知道哪些用語可以省略，有話直說就好。 佩內貝克對一位地位較低的研究生傳達辦公室搬遷訊息時，他就覺得沒必要壓低姿態，直接寫道：「你願意搬遷辦公室嗎？」 這種用語的轉換，反映了一種更深層的轉變。自我指涉是缺乏魅力的，當你忙著關注自己時，別人要怎麼和你溝通？解決這個問題的方法很單純，只要把焦點放在對方身上就好了。作法如下： 1.不要充滿不確定 「我可能是錯的，但是⋯⋯」 「看起來似乎有點⋯⋯」 「這只是一個想法。」 問題：對事實或未來感到不確定沒關係，但若你表達自己的方式給人一種不確定的感覺，那會讓人開始轉移注意力。你當然有可能講錯，大家本來就知道這點。 解決方法：以提問的方式來吸引對方互動。 2.不將焦點放在自己 「我想讓你知道⋯⋯」 「我只是想知道⋯⋯」 「我想也許⋯⋯」 問題：你把焦點放在自己和過去，而且用語雜亂無章，別人很難聽進去。 解決方法：把焦點轉移到對方和未來，用語的雜亂感就消失了。不要說「我想知道你是否願意⋯⋯」，改成說「你是否願意⋯⋯」。 3.改掉說「抱歉」 「抱歉，我來晚了⋯⋯」 「抱歉，我打岔一下⋯⋯」 「我很抱歉聽到這個消息。」 問題：「抱歉」是指你感覺很糟，你本來想關注對方，但這麼一說，卻變成讓對方關注你的感受。 解決方法： 「感謝你耐心等候。」 「打岔一下，請見諒。」 「怎麼會這樣！」 ＊本文摘自天下雜誌出版《影響力是你的超能力》 {DS_BOX_37036} 責任編輯：倪旻勤核稿編輯：陳瑋鴻 ... 2024.03.22
