管理 效率扼殺人情味!荷蘭超市設「慢速櫃檯」,意外成為老人抗孤獨關鍵 (編按:負面摩擦是指組織中阻礙工作效率和破壞工作熱情的因素,如冗長會議、複雜流程、繁瑣規定等,會降低員工績效並損害組織生產力... 2024.11.14
職場 想當個好主管,先學會觀察!資深主管從出差找到高效率關鍵 拆解事情的顆粒度決定思維高度 有一天,有個朋友問我說:「你出差都在做什麼呀?為什麼現在很多工作線上就可以交代,還需要出差?」 其實,我出差很大的一個重點是:去看別人怎麼工作,去觀摩在現場的職員,如何從事營運工作。透過拆解工作日常,讓我可以掌握同仁哪邊做得好,哪邊還可以再加強。 觀摩的同時,我會大量應用到「顆粒度」(Granularity)的觀念。顆粒度指的是把複雜的事情拆解成更小的單位並分析,這個概念就在我們的生活中,但多數人卻沒感覺到。下面介紹幾個可以用上顆粒度思維的概念: 1.時間的顆粒度 在同樣的時間顆粒度下,可以觀察到每個人能產出不同價值的成果: 5分鐘,可以是滑過幾則短影音,也可以能得到寶貴資訊的閒聊。 30分鐘,可以是打工半小時、用時間換錢,也可以是完成會議簽下商業合約。 1小時,可以是一場英雄聯盟,也可以是追一集戲劇或寫一篇文章。 當我們能更細緻的規劃和利用時間,就能在有限時間內,創造出更大價值。這也解釋了,成功人士為什麼非常重視時間管理。例如,美國總統的時間是以5分鐘為一個單位,比爾蓋茲(Bill Gates)的行程也是以5分鐘為單位在安排。 有錢人也會花錢買時間,因為對他們來說,時間就像貨幣。越有錢的人,越願意拿錢去換時間,在他們分秒必爭的情況下,時間的顆粒度會比大眾更細。 2.流程的顆粒度 幾個步驟就能做好的事情,較容易被複製,價值也較低。觀察工作有10個步驟以上的人,更能構築出上下游的關係,創造更多價值。 以麥當勞薯條為例,最下游是買薯條的客人,再往上是炸薯條的員工、薯條供應商。最上游的供應商在發配薯條時,要先知道各個門市的需求。 能把流程拆解得越細的人,越能知道商業模式的邏輯,更能找出需要改進的部分;越瞭解了上述流程,越能承擔當店長或自己開漢堡店的責任。 3.視野的顆粒度 只看得更遠沒什麼意義,必須要能把願景拆解成可執行的項目。 營運管理是把工作拆解成流程,是最底層的系統。好的流程可以讓系統順行得更順利,每個人各司其職可以讓營運更穩定。 專案管理則需要把眼光放遠一點,要能看到未來的3、6、9個月,甚至是1年可以達成什麼目標。每個專案,都是為了讓系統更進步。 策略管理就需要看得更全面,要能把眼光放遠到3、5年後,擬定策略以達成目標。每個專案都要符合策略架構,要以退為進或背水一戰,都是靠策略決定。 願景管理則是最高級的管理,可以綁著組織文化打造。3、5年的策略在進行時,可能會讓人迷惘,1年內的專案容易撞牆,在遇到阻礙時,都需要願景文化讓大家堅持下去。 總結來說,要有看得遠的視野,但也要有把目標拆解成專案和流程的方法,才有辦法到達最終目標。 拆解顆粒度帶來的價值,遠大於投入的時間 伊隆·馬斯克(Elon Musk)詮釋顆粒度的方式讓我印象深刻,他說,人們喜歡透過比喻法解釋事情,因為這樣較好懂,但鮮少人願意用第一原則的科學方式去想問題(第一原則是在每個系統裡,最基本的命題和假設)。 當他在考慮電動車的電池成本時,沒有直接接受市場上的電池高價,而是退回「第一原則」分析。他表示:「大多數人會根據現有的事實或假設做決策,人們可能會說『電池非常昂貴,價格就是600元』。但如果回到第一原則去思考,你就可以問自己:這些電池的成本究竟來自何處?」 他解釋,電池的成本其實來自於原材料,例如鎳、鋁、鋰等。如果直接從市場上買回這些元素只要80元,自己組裝電池的話就能顯著降低成本。 能以第一原則了解顆粒度、有辦法拆解事情的人,就越有機會找出突破性的方法。我們常常埋首於工作中,以致於忘記要退一步思考。像是炸薯條的員工可能只想把薯條區顧好,不會想了解漢堡區在做什麼,不想知道麥當勞拓點和加盟的規則。 把觀點拆解成更細膩的顆粒度,需要投入大量的時間觀察、驗證與練習,所以人們多半選擇待在舒適圈內。但若擁有更細膩且全面的觀點,可以幫你省下很多時間。 從顆粒度的角度思考,就有辦法拆解問題、有更高效的產出,進而創造更多價值。所以,我才能在出差時,透過觀察每個崗位的細節,深入理解組織的運作邏輯,並找出改進工作流程的機會。同時,也鼓勵同仁開始用以下方法培養顆粒度思維: 記錄自己如何使用一天的時間,找出可以更細緻規劃的空間。 畫出自己的工作流程圖,找出還能進一步了解的事情、可以去認識的同事。 制定出長遠的計劃,並且拆解成階段目標,慢慢精進自己。 定期停下來問自己:這件事還能怎麼拆解?還有什麼細節被忽略了? 責任編輯:倪旻勤核稿編輯:陳瑋鴻 ... 2024.11.22
職場 午餐消失2小時的前輩,業績竟然最好!他偷偷告訴我高效率工作的關鍵 創造價值最大的秘訣在於保有「偷懶的時間」,我們常常聽到「忙得沒辦法偷懶」,但其實並非如此。你不是忙得沒辦法偷懶,而是沒有時間偷懶才會搞得很忙。 我畢業後在一間汽車零件製造商工作。當時的我理所當然的熬夜加班,連週末也都在工作,因此曾經有好幾次推遲和當時的女友(現在的妻子)約會。 後來,我轉職到外資企業菲利普莫里斯國際。這間公司只要做出成績,員工可以隨意應用時間,不需要加班。反之,就算認真努力,只要沒有成果,就得不到好評價。 既然如此,我就一定要思考:「該做什麼才能獲得成果?」於是我開始觀察周遭的前輩們。結果發現,在那些認真參加會議、努力坐在辦公桌前工作的前輩之中,有好成績的人,反而經常在辦公室閒晃聊天。午餐時間一到,他就會消失,而且通常會消失2、3個小時之後才會回來。 他告訴我:「我會在吃午餐或出去玩的時候觀察目標客群。」於是讓我了解到「不在辦公室的時間,其實也和工作有關」、「不符合常識的事情也能創造出成果」。 這種乍看之下沒有在工作,但是對成果有所貢獻的自由時間,我稱之為「偷懶時間」。在這些偷懶時間中,可以淬鍊接下來的企劃發想,或是獲得現場的第一手資訊,然後應用在工作上。 從聽到這件事後,我也努力的在零售店裡確認市場動向,或者在贊助的賽車活動中觀察觀眾。我變得重視現場的第一手資訊,能夠以有趣的方式取得想要的成果。 如果一間公司裡,有待在電腦前工作卻成果不顯著的人,也有不常在公司但確實能交出好成績的人,那後者當然會獲得更好的評價。 將「每天的生活」視為「經營人生」,時間就成為了重要的經營資源。只要改變時間的運用方式,就能改變工作成果,同時也能夠大幅改善人生的豐富度。 如何好好運用時間?先算算看自己的時薪吧! 你有計算過自己的「時薪」嗎?以一個年收入500萬日圓的人為例,時薪約為2000日圓。這個數字通常是單純以「薪資勞動時間」來計算。 然而,這個數字並未反映實際情況,因為這些計算方法都沒有包含梳妝打扮等準備時間、往返公司和住家的通勤時間,我認為這些時間也應該一併納入計算。而且,納入公司為員工支付的各種保險費用,也是一種計算方式。 還有,我們必須注意時薪會根據工作性質而有所不同。具體而言,企劃、與客戶的洽談等,能夠帶來成果的「價業」,應該設定較高的時薪;費用核算和辦公郵件處理等動手就好的「作業」,則應該設定較低的時薪。 以參考值來說,價業的時薪應該設定為作業的3倍以上,這裡的關鍵是更清楚的意識到「應該達到的成果並加以換算」。 當你開始意識到時薪時,就會更加敏感的意識到「時間效益」,也就是工作時間與成果之間的比例。請務必親自動手計算自己的時薪。應該會大幅改變你對時間和成果的想法。 *本文摘自平安文化《為什麼他看起來那麼閒,進度卻能總是超前》 {DS_BOX_38007} 責任編輯:倪旻勤核稿編輯:陳瑋鴻 ... 2024.08.16
職場 職場高手都懂用!4個小技巧,「番茄鐘工作法」幫你提升工作效率、提早下班 現代人生活節奏緊湊、工作繁多,不少人會陷入效率低和拖延症的困擾,而「番茄鐘工作法」是指一種簡單的時間管理方法... 2024.07.23