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疫情中的會議,最好的開會時間竟是「下午3點後」,為什麼?

(來源:Dreamstime)
撰文者:李河泉
摘要

1.下班前開會,有「集中處理」以及「壓力守時」這兩大好處:早上精神好,處理公事效率更佳;下班前開會,也會為了準時下班而有效控制時間。

2.會議變多,但單次會議時間反而縮短:因召集會議的主管開始覺得負擔重、同仁也擔心會議開不完,因此能更聚焦。

3.為了透過網路能確實掌握同仁進度,主管在工作說明上會更仔細、互動也更專注,因此讓彼此關係更加緊密。

遠距工作一個月,不知道你是否發現「開會的習慣」改變了;「主管和下屬的關係」改善……為什麼?一些心得,和你分享。

哇!原來會議可以這樣開

為了因應疫情,許多企業都改變了開會文化,雖然線上的討論變多,卻希望變得更有效率。許多企業都習慣早上開會,用意在於「從一天的開始,集中大家的精神」,而且主管希望在會議結束之後,下午可以接著繼續進行。(最常碰到的反而是開了一整天,結束後被迫加班)。

這邊和大家分享一個新的觀念,疫情的線上會議,不妨考慮「將原本習慣早上開的會議,集中調整到下午3點以後」。一般的習慣是「早上開會,下午執行」,如果改成「下班前開會,上班就執行」為何不可?

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在疫情初期,許多被迫開線上會議的企業,竟然發現「一開會就是一整天」,開完會被迫利用下班時間繼續進行,不然事情做不完。直到過了一陣子之後,才自救性的衍生出這種新的模式,避免自己「全天都在工作」。

下班前開會,還有「集中處理」以及「壓力守時」這兩大好處:

1、「集中處理」:利用早上精神最好的時候處理公事會更有效率,下午昏昏欲睡的時候開會,至少會打起精神,除非人太多,不然鏡頭前的你無所遁形。

2、「壓力守時」:3點以後的會議,如果沒有控制時間,很容易影響到下班,為了留時間給自己,包含主管在內,大家都會情不自禁地加快速度,養成「以30分鐘為原則開完一個會」的新文化。

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當然,下班前開會只是個原則,如果有緊急的事件或是聯繫,應該有的線上會議還得召開,但是最好先訂定「會議限時間」和「下班前集中」的原則,避免出現「全天都在開會,結束開始加班」的情況。

哇,原來會議不用那麼久?

會議雖然變多,總時數上升,但是單次會議的時間竟然慢慢變短:受到疫情影響,除了原本排定的週會或晨會幾乎照常進行,原本公司內部需要溝通的事項,本來是轉過頭就可以跟隔壁的同事討論,或在茶水間兩三人聊完就搞定的事情,現在非得開個線上小會議不可。

雖然溝通的會議總時數增加,但是單次的會議,竟然有縮短的趨勢。有兩種形成的原因:

1、主管開始覺得負擔過重:會議的主席通常是主管,要召開的大小會議數量增加,一個又一個開不完的會,是精力消耗最多的人,為了避免負擔過重,主席們開始會不自覺的加快主持的腳步,避免造成過多的負荷。

2、同仁擔心會議開不完:過去大家坐在舒服的會議室,反正水電冷氣成本由公司負擔,想講多久就講多久,中途還不斷岔題,時間到就走人。現在WFH的成本都是自己買單,會議的效率自然就提高。大家開始不由自主的「將每次會議的時間速度加快,議題專注」

哇!原來上下的感情竟然會變好

疫情期間碰不到面,聯絡的事情反而變得更多,擔心對方不理解我的想法,需要商量的次數就變得更頻繁。尤其身為主管需要運籌帷幄,除了面對大家的群體會議以外,和每位同仁個別溝通的時間也大幅增加,還需要加上整合,所以總會議的時間大幅增加。

過去在辦公室內,主管和同仁的一對一互動中,即使面對面,也未必「全心專注在對方」,甚至會有一方同時做其他的事情,現在的線上交談,因為下列3種情形,表面上距離變遠,但是感覺反而變近了起來:

1、為了確認同仁有聽懂訊息,主管表現得更加尊重

過去的主管,由於手上的工作繁重,常常會習慣「一心二用」,一邊談話,同時做自己的事情。大多數主管沒有發現,只要用這樣的方式進行,都會讓同仁有很強烈「不被尊重的感覺」,只不過敢怒不敢言,久而久之,雙方的信任度就急遽下降。

線上的討論為了確認同仁有聽懂,主管必須觀察同仁的反應。如果現在不確認,同仁沒搞懂或者做錯,之後付出的代價勢必更大。關注的時間變久,彌補網路連線不清晰而流露更多的親切眼神,反而讓同仁出現了有過去沒有的被尊重感。

2、為了掌握同仁工作進度,主管表現的更加親和

過去在辦公室的溝通同仁就在對面,肢體語言很容易被判斷,主管也很容易掌握同仁「當下的進度」,真的不行直接走過去看就好。線上的互動只能透過鏡頭,由於遠距離的不安全感,主管會擔心同仁在家裡「有沒有工作?」或者「會不會太放鬆?」

所以每次線上的互動,主管都會企圖希望從鏡頭看出一些蛛絲馬跡,才能確認同仁的工作進度如期達成。也因此,聰明的主管會將語氣放的比較和緩,雙眼凝視同仁的反應,甚至好的主管還會在交辦同仁工作之前,先活絡互動的氣氛(見〈疫情期間,聰明「交辦工作」的三大做法〉

這樣的做法讓同仁覺得新鮮,反而感受到主管「過去缺少」的關懷和親切感。遠距之後久久碰面一次,甚至還多了一種「久別重逢」的溫馨情誼。

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責任編輯:易佳蓉

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李河泉跨世代溝通學院
李河泉

台灣跨世代溝通千萬首席講師
博客來、誠品雙榜冠軍《別逼貓啃狗骨頭》作者
商周CEO學院《經營三學》王牌引導教練
台積電、鴻海、IBM、賓士、三星、SONY、華碩、中國五大銀行、台灣十六家金控指定金牌講師
澤鈺智庫總經理

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