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疫情期間,聰明「交辦工作」的三大做法

(來源:Dreamstime)
撰文者:李河泉
摘要

1.先表示稱讚,再開始交辦:找出具體事實、事件對員工的意義或者隊部門的意義,予以鼓勵。

2.先真誠關心,再開始交辦:先私後公,表達關心後再談論公事,讓彼此關係更緊密。

3.先喝茶吃飯,再開始交辦:可以建立「線上下午茶」時光,或是透過小活動紓解同仁的工作壓力。

疫情延燒,不少人都覺得在家工作應該很開心,因為可以有自己的時間、節省交通費、穿著輕便、還可以一邊吃小零嘴,但是現實卻不見得是什麼一回事。

越來越多的訊息顯示,許多人獨自工作開始出現壓力。脫離了辦公室、同事和客戶,有孤獨和離群索居的感覺,疑惑不能即時發問,也不能轉身去找隔壁同仁討論,想要團購卻湊不到人(很多團購的樂趣,不在於商品,而在於揪眾討論的歡樂過程)。

主管必須要了解,員工在這樣的情況下,是無法發揮百分之百的戰力。尤其在交辦工作的過程中,許多主管因為「看不到同仁真實的狀況」,而給予更多的要求或控制,反而造成反效果。在「遠距管理」的交辦工作過程中,主管必須立即培養對員工「在工作上的包容度」,以下提供疫情中交辦工作三大技巧:

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1、先表示稱讚,再開始交辦

人在孤獨有壓力的時候,容易失去自信,無所適從,只在線上沒注意到的主管反而會誤以為同仁在摸魚,繼續增強指責或加重命令的語氣,這些都會導致反效果。

最好的方式是在每次的聯繫剛開始,都用稱讚來開場,主管可以試著從員工前一兩天的工作中,找出一個稱讚點,用下列的方式進行(至少三選一):

A:具體事實

主管可以試著找出同仁最近的工作中,「任何值得稱讚的小地方」,人們對於小地方被對方發現,會分外覺得開心。比如說:「我發現你這次的文案有把『時間點』和『進度』寫得非常完整,太棒了。」

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B、對自己的意義

主管要找出員工這件事情,對他自己的意義,讓他看到自己的進步。比如說:「你過去常常粗心漏掉,但是這次不但有寫出『時間點』和『進度』,還寫得很完整,看來你在家反而更自律,我覺得超厲害。」

C、對部門的意義

主管可以運用這件事情,讓同仁感受到在部門或單位當中的能見度和成就感,比如說:「『時間點』和『進度』,常常是其他同仁也會漏掉的,這個表現值得所有同仁學習,你真的很優秀。」

交辦工作時先稱讚,不但可以主動拉近距離,而且對於後面的交辦工作,相信同仁也會更樂意接受。

2、先真誠關心,再開始交辦

真正能夠帶到人心的好主管,通常在碰面時,會關心同仁的狀況,然後再詢問想知道的工作事項。有兩個小技巧可以參考:

A、建立「先私後公」的習慣

不論再獨立的同仁,都會有個需要被關懷的心靈,如果你常常吃閉門羹,通常是因為沒找到「關鍵密碼」。

我自己過去在職場帶過許多同事,到了後期要求自己養成習慣,必須「每天試著跟一位部屬,講上一句非公務的話。」其實這樣做並不容易,不但要找到每個人願意接受的內容,而且最好能作成紀錄,但是慢慢上手之後發現效果非常好。

主管要相信一句話「公誼可以幫助工作順暢,私交才能解決特殊狀況」。想要「真的帶到同仁的心」,就必須從建立「讓同仁對你有信任感」的私交開始。

B、不一定「有公事」才要聯繫

職場上最可惜的上下關係,就是「只有公務連結的上下關係」,上班的時候討論密切,下班的時候形同陌路,其中一人離開部門之後也從此不相往來。

其實能夠在一起工作就是緣分,而且「多一個朋友多一條路」,人際關係的基本維持,不必因為有上下之分而覺得困擾。

我建議尤其在疫情下,主管可以來個「關心之旅」,每天除了公事以外,不妨偶爾敲(通訊)同仁一下,雖然同仁一開始會嚇到(驚嚇指數其實代表部屬對你原本的看法),就算隨便聊聊個防疫的小小好用品,也能「修正回歸」同仁對你的好感。

3、先喝茶吃飯,再開始交辦

獨自工作的時候寂寞難耐,主管其實可以考慮,將平常辦公室的娛樂活動搬到線上,比如說聚餐或是下午茶。

A、線上的聚餐或下午茶時間

當同事之間面對面吃飯聊天是很開心的事情,但是線上也並非沒有感覺,每個人各自點好或煮好自己的餐點,打開視訊,分享今天的餐點內容,順便聊聊天(建議就不要聊公事)。

B、偶爾的Coffee(Tea) Time驚喜時光

過去在辦公室,你走到茶水間泡杯咖啡,三三兩兩同事一起聊天,其實疫情中也可以這樣做。

如果偶爾想當個「聖誕老人」般的主管,不妨利用外送,幫同仁點好各式各樣的飲料,送到他們辦公的場所或是家中,讓同仁驚喜一下,再把視訊打開,輕鬆聊過5分鐘,也是疫情中的小驚喜。

沒當聖誕老人的時間,也可以來個「週三輕鬆午後」,請同仁自己把飲料準備好,同樣可以享受片刻時光。

C、休息或小憩的娛樂活動

許多企業提供不同的在工作之餘的小娛樂,例如透過會議軟體玩遊戲、喝啤酒大賽(下班前)、說故事接龍、機智問答、支援前線(主管出題,同仁在家中找尋物品)。

不要小看這些活動,企業用過後,發現有助於同仁在非正式的工作之餘紓解壓力、了解彼此,並且可以看到同仁的另一面。更重要的是只要人的心情放鬆,交辦工作就很好溝通。

結語

綜上所述,主管平常要交辦工作方便,疫情期間就辛苦得多,不但要考慮到繁重的事情,還要考慮到同仁的心情。但是特別困苦的環境,不就是武俠小說中男主角,躲在深山中修煉自己的時刻,有朝一日出關下山後,才能夠展現絕學威震武林。

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責任編輯:易佳蓉

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李河泉

台灣跨世代溝通千萬首席講師
博客來、誠品雙榜冠軍《別逼貓啃狗骨頭》作者
商周CEO學院《經營三學》王牌引導教練
台積電、鴻海、IBM、賓士、三星、SONY、華碩、中國五大銀行、台灣十六家金控指定金牌講師
澤鈺智庫總經理

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