商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱門關鍵字
熱搜內容
現正閱讀
遠距工作了,卻為文件「蓋章」大老遠進公司!日本人怒嗆政府修法
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存
訂購"商周集團出版品"出貨時間說明
特別企劃
武漢肺炎 經濟衝擊全解讀

國際 | 全球話題

遠距工作了,卻為文件「蓋章」大老遠進公司!日本人怒嗆政府修法

(來源:Dreamstime)
撰文者:吳和懋

「印章(文化)根本就是Nonsense(荒謬)!」4月27日記者會上,有日本「財界總理」之稱的日本經團聯會長,也是日立(Hitachi)會長中西宏明說。

「也許印章店家會生氣,但我長時間在海外生活,只要簽名就足夠⋯⋯,電子簽章也行,印章不妨作為藝術品。」中西之所以忽然反對印章,問題就是它成了遠距工作下,公文數位化的一大阻礙。

在遠距工作盛行的當下,你是否也曾因為一顆印章,不得不冒著風險也要去辦公室?

廣告

就連二手購物平台Mercari,股票上市前可是日本當時唯二的獨角獸企業,員工也從2月中以來就全體啟動遠距上班。但「荒謬」的是,必須安排特定員工每週上班一次。大老遠到公司一趟,其實就是為了蓋章。

因為Mercari光1個月,公司內就有400份以上的文書需要蓋章,其中9成都需要實體印章。這讓該公司法務長櫻井由章不得不在4月初宣布,對外的契約將以電子契約取代,希望合作對象能夠配合跟進。

從申請托兒所到各式收據、無處不用印

就在中西發言的同一天,日本首相安倍晉三在經濟財政諮詢會議上,指示閣員加速推動「見面、紙張、印章」三者的數位化。因為,就連為疫情向政府申請補助的失業補助或企業貸款,即使可以網路填單,到了最後一步還是不得不「臨櫃申辦」。

對同樣擁有「印章文化」的台灣來說,應該很容易感同身受。在日本要申請托兒所,必須對地方政府繳交父母的在職證明,需要公司的大小章。新車過戶或變更名義,也要印章;買賣土地、房產,當然印章也少不了。更不用說,各式各樣的契約、借據、發票、收據⋯⋯,需要用到印章的地方不勝枚舉。

廣告

但是要不要繼續使用實體印章,改變的權力,究竟是握在政府、企業、還是用印人的手上?

「這只有靠民間彼此商議了,」日本科技大臣竹本直一在內閣府的記者會上表示,《數位優先法》已經在2019年通過實施,即使成立公司,也可用電子簽章取代實體印章。但企業彼此對蓋章的要求不同,才是無法推動「廢章」的主因。

但企業真正需要的,其實是《電子署名法》的修訂。

現在的電子契約以雲端服務為主流,通常可以用「簽名」來代替捺印。問題卻在於,現行法規並沒有明確規定,以電子簽名簽署的契約可以視為正本。

「若無法消除法律上的風險,再怎麼高喊廢除印章,大企業也不會開始動作,」日本組織內律師協會對《日經新聞》表示。

而企業也無法全然免責,因為契約能否數位化,仍必須取得簽約雙方的共識。把公司章鎖在保險箱、只有紙本契約才被視為正本⋯⋯,經年累月用印章建立起的「信賴感」難以取代。企業中用印的流程與規距,也已經根深蒂固,才是法律與技術之外,更難改變的習慣。

3月起採電子契約企業比去年同期增7成

《東洋經濟》也發現,雖然日本早有電子契約,但真正實施的只有約8萬家企業。其中約8成都採用「律師.com」的雲端簽名服務。今年3月起新採用的企業數,就比去年同期增加7成。

以前實施電子契約的多以中、小企業為主,「現在的趨勢,則是大企業全公司不分部門都採用,」律師.com雲端簽名事業部長橘大地透露,包括野村控股、三多利、電信商KDDI都在名單之列。

「有的企業過了好久才學會使用時間戳記,也有很多不知道怎麼查閱電子簽章。一旦發生官司,電子簽章被視為無效的風險就很高,」為了推廣更安心、安全的電子簽章,2019年底才創業的電子契約服務新創Treasury,社長山下誠路也點出公文數位化的困境。

「現在的趨勢雖是必然,但希望不要只把問題歸咎給印章。既然是非常時期,只要彼此之間有信賴關係,就算是電子郵件也能代表同意,」全日本印章業協會會長德井孝生說。

德井自己也是印章業者,「越是職人手工製作的越不容易偽造,非常建議用來做公司章。(若是利用電子契約)不擅長使用機器、沒有經濟能力購買的人,就等於被置之不理。只要有一個人想用印章,兩者就應該共存才是。」

「現在印章最多可以用到4個,但現在疫情之下,真的有必要嗎?原本就有電子公文的體制,」率先回應安倍要求的,是相當於掌管國防部的防衛大臣河野太郎。「若為了提高業務的效率,防衛省也必須率先走入虛擬的新領域。」

全國警急狀態持續延長的當下,一向審慎行事的日本,也被迫加快了公文數位化的腳步。蓋不蓋章只是起點,更重要的是重新檢視所有因「習慣」存在的繁文縟節,才可能在遠距工作下,把時間留給真正重要的任務。

責任編輯:林思妍

下滑載入更多報導
二手購物平台 三多利 武漢肺炎經濟衝擊全解讀 印章文化 日立 電子契約 Mercari 野村
今日日本 明日台灣
吳和懋

日本,台灣人最愛造訪的鄰國,卻也是低消費、低成長、人口老化程度最快的國家。每週一篇趨勢追蹤,只要掌握今天日本的樣貌,就能洞察機先,為明天的台灣找到方向。

廣告
留言討論