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連續20年頻繁出差,他悟出高效率出差的10個方法
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職場 | 職場修練

連續20年頻繁出差,他悟出高效率出差的10個方法

連續20年頻繁出差,他悟出高效率出差的10個方法
「出差」這個工作累不累,取決於你是不是一個能高效率出差的人。本文提供10個高效率出差的建議。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:劉潤
劉潤專欄 2024.03.14
摘要
  1. 出差就是出差,絕對不是旅行。出差的目的是提供服務、完成任務、解決問題、談成事情,一旦完成一個,就繼續下一個。
  2. 安排出差行程時,一定要在車票、機票上保留足夠的彈性,不要為了便宜買打折機票,最終因為無法改簽壞了大事。
  3. 出差時,每到一個新城市,最重要的不是城市的景色,而是那座城市的人。如果有空閒時間,可以安排在當地拜訪人、約商業上的夥伴吃飯。

2006年,還是「小劉」的我,從微軟的技術部門,轉到市場銷售部後,就開始了頻繁的出差。一年有一百多天,都在外面奔波。當時的我想:最多就這2年,等我升職了就能結束這種日子了。

事實證明,後來我的確結束了這種日子。因為後來,我升到微軟中國策略總監,又創辦了自己的公司。於是,我出差的頻率從一年一百多天,變成一年兩百多天。

近20年過去了,前段時間我成為萬豪酒店集團的終身白金卡會員,突然讓我有一點激動。激動什麼?真正讓我激動的,是這張需要訂房多年累積出來的終身白金卡,就像是一個標誌,標誌著我已經這樣頻繁出差近20年了。

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這20年來,我被很多人問過:「潤總,你這麼常出差,不會累嗎?」

但我其實越來越有一種感覺,出差,其實是一個工作類別。這個工作累不累,要看的是你是不是一個能高效率出差的人。為了做好這個工作,我一直在適應,一直在摸索。近20年來,我摸索出了10個能幫助我高效率出差的習慣。

這些習慣聽起來可能有點不講理,但絕對講邏輯,對我有奇效。

  1. 短程差旅,行李不要托運
  2. 你永遠可以相信航空公司
  3. 好好利用旅途中的時間
  4. 保留足夠的靈活性
  5. 訂機票,看機型
  6. 盡量只坐晚上8點前的航班
  7. 碎片化睡眠
  8. 到外地,多見人 
  9. 在路上,像訓練AI一樣訓練自己
  10. 出差不是旅行

建議1:短程差旅,行李不要托運!

如果你問我,有什麼行為對出差這個工作的基本尊重,那一定是:行李不要托運。

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你有沒有曾經遇過,坐飛機時沒有順利到達目的地?例如因為風大雨大,飛機延誤飛不,或是被迫降落到其它機場?我遇過。

有一次,我從上海飛深圳,托運了行李。沒想到因為天氣,航班備降到廣州。航空公司的工作人員,到現場安撫被滯留在廣州機場的大家。我說,我不要餐食、不要賠償,我只要行李。我在深圳有非常急的事,從廣州過去深圳很方便,可不可以把行李給我,我要走。

根本沒人理我。現場有太多情緒需要安撫,太多需求需要應付,我只能等。最終,我像熱鍋上的螞蟻一樣,等了半天,才再次登上飛往深圳的新航班。

那天後,我又遇過很多次飛機延誤、臨時迫降。現場依然會有好多人,情緒激昂的圍住航空公司的工作人員。喊著,「讓我把行李拿去,我還有事!」

我呢?我非常淡定,這次我不會再被困在原地。因為,從滯留廣州的那次後,只要是短期差旅,我再也不曾托運行李。我的行李規格、重量,都會確保可以隨身帶上飛機。一旦出現意外,我可以帶著我的隨身行李,抬腳就走。

我的時間,再不會因為滯留而浪費;我的事情,也再不會因為滯留而耽誤。甚至,我出機場也會更快,都能省下至少20分鐘時間。

建議2:你永遠可以相信航空公司

坐飛機的風險,不只有時間被耽誤。我曾遇過因為亂流,看著還沒來得及繫安全帶的空姐摔傷;曾因為風雨太大,看著飛機降落不了。

甚至還有一次,在美國西雅圖的機場,有人說飛機上設備故障不能飛,但一群工程師檢查4、5個小時後,大手一揮又讓我們直接起飛了。整架飛機上的人就提心弔膽的飛了十幾個小時,最終飛機平安落地時,所有人都在飛機上鼓掌,慶祝自己活著。

也難怪,哪怕已經坐過很多次飛機,有些人依然會怕,覺得搭機很危險。因為飛機一旦在半空中出意外,你一點辦法都沒有。那怎麼辦?一個害怕坐飛機的人,怎樣才能成為一個情緒穩定的高效率出差人士?

我的建議是,你永遠可以相信航空公司。真的遇到意外,你只需看一個地方:看空服員。

你看空服員怕不怕?他要是不怕,你就不用怕。因為我相信,在「怕死」這件事上,大家都是差不多的。如果真的有墜機風險,空服員們要麼早就辭職,要麼早比你有反應,開始怕了。

有什麼理由不相信一個和我同生共死,還比我更專業的團隊呢?這樣的團隊,要是真的遇到問題,一定比我急,也一定比我更有辦法。

建議3:好好利用旅途中的時間

雖然一年要奔波數百趟,但我的習慣是:老老實實的提前到。如果是坐飛機,我會確保自己提前一個半小時到達機場。如果是坐高鐵,我也會確保自己提早到達高鐵站。

為什麼?因為除了控制時間,我還要控制風險。我,絕不能誤機。我的行程,常常是環環相扣的,這班趕不上去北京,明天從北京出發的航班也就一起作廢了;如果我今晚這班趕不上去北京,明天可能就有幾百人在北京的活動現場,等不到我。

但每次都提早到,就會有很多時間浪費在等待上,怎麼辦?所以,我常常會在這些時間裡,聽書。

在去機場的專車上聽、在候機的休息室裡聽,從休息室走到登機口的那幾步路,還是可以聽。高效率的一大關鍵,就是要把你的所有資源調動起來,哪怕是幾步路的時間。

當然,除了大量的消費內容,我還需要高效的生產內容。所以除了隨時戴上耳機聽書,我還隨時拿出手機和筆記本電腦辦公。為此,我會找合適的工具,幫我提高效率。

我的收納包裡,裝有一切我會用到的工作配件,裡面有:電腦行動電源、USB充電器、各種USB線、轉接頭、1TB硬碟、專業錄音筆、有線耳機、翻頁筆、投影轉接頭、喉糖。

我的行李箱,是可以輕鬆拿出筆電的前開蓋款式。上飛機拿電腦時,不用和別人說「不好意思」,站著就能把電腦抽出來。

我的耳機,也隨身帶至少2副。飛機上噪音大,就用降噪耳機;下飛機就用骨傳導耳機,相對不傷耳。有時還會帶一個藍牙小音箱,用來開會。一到飯店就摘掉耳機連音箱。

總之,調動好所有能利用的時間,準備好所有能利用的工具,絕不浪費。

建議4:保留足夠的靈活性

在訂票這件事上,我的同事給了我非常專業的支持:感謝他們,幫我留了足夠的靈活性。

有些航空公司,機票常打折,有3折的、有5折的。但我永遠都不買這些打折機票,我只買原價機票。因為打折是有條件的,會降低改簽的靈活性,越便宜的機票,越不能改簽。

對我來說,不能靈活的改簽是死穴。很多時候,我都不知道今晚到底幾點能飛。所以,我最常見的做法,是先訂一班當天最晚的航班,然後再酌情改簽。

例如說,先訂一班晚上8點的飛機。活動一結束,我就拚命趕去機場,因為如果活動4點結束,我說不定能改成7點的航班,早1個小時起飛。

如果能提早1小時起飛,就意味著我能提前1個小時到飯店,我能自由支配的時間就能多1個小時。這1個小時,我可以用來見一個早就想拜訪的良師益友,也可以留給睡眠。這就是靈活性,值得我拔足狂奔,值得我請我的同事鼎力相助。

保留足夠的靈活性,有什麼方法嗎?你至少有3件事可做。

1.隨時改簽

幫我訂機票的同事很辛苦,他們的工作時間,需要和我的工作時間完全綁定。如果我是晚上8點的航班,他們在晚上8點也仍然在線。如果我在凌晨1點降落機場,他們凌晨1點也都還沒睡。

他們在幹嘛?他們在幫我聯繫當地的活動方、協調車輛接送、協調航班改簽。通常活動一結束,一坐上去機場的車,我就會立刻掏出手機聯絡他們:「我上車了,現在導航告訴我還有30分鐘到機場。」

然後,他們就立刻開始工作,幫我協調。先跟剛結束的活動方聯繫,確定機票要改到什麼時候,還有機會改到哪一班。再跟下一場的活動方聯繫,新的航班幾點到,接機的專車時間可以怎麼安排。所有的工作,都是為了幫我爭取更多靈活性。

2.盡量去和高鐵站相連的機場

只要有得選,我都會盡量去和高鐵站連在一起的機場,例如上海虹橋機場。

有一次,我的行程有點複雜,需要在上海的活動結束後,及時飛到北京搭飛機去以色列。連續2個航班,環環相扣,一班都不能誤。

可是,我差點錯過了。因為當天去北京的航班,集體誤點了。還好我有Plan B。幫我保留靈活性的2位同事,每次都會準備一個Plan B:動車票。只要能在連著高鐵站的機場飛,他們就會訂那個機場起飛的航班,並且安排好和機票同時的高鐵票。

高效率不是能以一己之力對抗全世界的不確定性,而是你盡可能讓自己有得選。

3.訂主場航空公司的機票

我有一個習慣,買機票,看主場。像是在上海就訂中國東方航空或者上海航空,在北京就訂中國國際航空、在深圳就訂深圳航空、在廣州就訂中國南方航空。

主場的航空公司,出發的航班往往更多,這就代表我的選擇面更大,靈活性更高。一定要把靈活性擺在自己的手上,為此,你可以做很多事。

建議5:訂機票,看機型

訂機票可以有多專業?能如何讓你更高效率的出差?

我的同事有一個幫我訂機票的原則文件,裡面列了選機票的優先順序。前2個優先級,剛才你已經知道了。

第一個優先級是時間,為了爭取時間上的靈活,可以犧牲CP值、投資額外精力,不斷改簽。第二個優先級是航空公司,時間都差不多時,就照航空公司選,誰是主場誰優先。

如果航空公司也旗鼓相當呢?看第三個優先級。第三個優先級,是機型,機型也能幫到你。

例如,我常從上海出發,所以常會優先選東方航空的大飛機,像是波音787和777,空中巴士的A350。我挑選機型的原因很樸素:有Wi-Fi。哪間航空公司的哪個機型能連Wi-Fi ,我就選哪個。

我用抖音測過,在飛機上的網路流暢度,幾乎和在地面上沒什麼差別,辦公更是不影響效率。能在飛機上網查資料,甚至能開視訊會議。

建議6:盡量只坐晚上8點前的航班

我們跟所有的人合作時,都會提一個需求:我們只參加下午5點前能結束的活動。

因為我一定要保證自己,有時間趕回機場,能趕上8點前的航班。為什麼一定要搭8點前的航班?至少有3點好處。

1.不耽誤事

出差的人坐飛機,最痛的是什麼?是誤點誤事嗎?不,出差生活很精彩,精彩到還可以痛得更有創意。

例如,你約了人中午11點在他的城市開會,於是你訂了早上7點的航班。起了個大早、趕上了飛機,登機入座。這時你卻收到航班誤點的通知。

但你已經不能再下飛機,只能一遍遍的問空姐,也不確定還能不能趕上會議,只能耗著。直到過了會議時間,耗到12點,會議都取消了才飛。就這麼硬著頭皮飛到外地,再飛回來。整個過程,大概很難有人能保持優雅。

如果是晚上8點左右登機,情況就可控得多。順利起飛的話,你到目的地的飯店時,也不會太晚,不會耽誤睡眠。一旦飛機誤點,占用的是你睡眠的時間,也不會耽誤你第二天的事情。非常可控,非常優雅。

2.不用社交

說出來時常有人不信,但我其實是一個內向的社恐,安靜的獨處、有品質的思考,更能幫我恢復能量。晚上8點的航班,能恰到好處的拯救我。

一場活動結束時,我常會收到很多好意邀請:「潤總,活動結束後我們留下來吃個飯?」

這時,我可以非常真摯的說:「對不起,我要趕飛機。」嗯,我真的有飛機要趕。

3.保證睡眠

作為一名商業顧問,我出差不是要趕一天的飛機,也不是要參加一天的活動。而是連續20年,每年至少1、200天。

如果你也有過類似經歷,你一定能明白,保證睡眠、穩定的保持狀態有多重要。晚上8點前的航班,可以幫你增加底氣。

以我最常飛的2小時左右的航班為例,8點登機、10點落地,到飯店了不起11點,再快速洗漱,你是有機會12點之前睡覺的。

第二天,新活動開始時,已經充電8小時的你,一定會感謝你自己。雖然,更多時候不一定能這麼幸運。

建議7:碎片化睡眠

更多時候,能在床上一口氣睡8小時是奢侈的。但保持飽滿的狀態,對你來說依然是剛需。這時,你就會不可避免的面臨挑戰。

有一次,我要到北京參加得到的線下大課。但前一天,我人還在成都,遇到飛機誤點,最後到達北京的飯店時,已經凌晨5點了。但是,當天9點,五百多個人就會坐在活動現場。而我,需要對他們講一整天的課。

此時再睡,不算洗漱、去掉交通,可以用來睡覺的時間,已不足3小時。怎麼辦?還好,我是一名商業顧問。我有作為一名商業顧問,甚至是所有常出差的人,最重要的一項能力:善於睡覺。

什麼叫善於睡覺?我舉個例子。那天在到北京之前,在成都的機場候機時,我做了3件事。

1.因地制宜,在按摩椅上睡覺

由於不知道到底幾點能飛,我只能在休息室等著。我看到休息室裡擺著收費按摩椅,還有一個人在旁邊看著。於是,我走過去和他說,我想在這裡睡一下,不用按摩。另外,這是我的航班,能不能請你在聽到這個航班的起飛通知時,把我叫起來?我付你人民幣200塊錢。

當我再次被搖醒,告知晚點的飛機終於要起飛時,我已經在按摩椅上睡了4個小時。

2.拒絕專人接機,在車上睡覺

飛機落地後,通常會有專車接我去飯店。這時,我常常會遇到這個情況:對方很客氣,說「潤總你來了,我得親自接。」然後捧著一束鮮花,甚至帶著一隊人馬,就過來了。

後來,我都會明確的說:千萬不要來接,你只要安排車子就好,千萬不用安排任何人來接機。

因為,我要睡覺。如果安排人,我要寒暄、說話,如果只有車,我反而能承蒙照顧,睡上一覺。當成都的飛機在北京落地時也是如此,我又睡了1小時。

3.一有機會,倒頭就睡

另外,我在飛機上有一個很讓我驕傲的技能:只要飛機一起飛,那種推背感一開始,我能倒頭就睡。到飯店後我更爭氣,從不認床、沾枕頭就睡。

於是,我又睡了3個多小時。我就這樣睡夠了8小時。那天9點,我精神抖擻的進了會場,準時開始講課。

一定要善於睡覺,隨時隨地倒頭就睡。如果沒有條件,就為給自己創造條件,保持碎片化睡眠。這就是精力管理裡,最重要的一環:沒有任何藉口的,管理好睡眠。睡飽之後,用更飽滿的精力,拚命的做自己想做的事。

建議8:到外地,多見人 

對我來說,每到一個新城市,最重要的不是城市的景色,而是那座城市的人。假如我明天在北京有事,我會訂下午的航班,確保我到達北京時,能趕得上晚飯時間。因為我要約人吃晚飯。

為什麼非得在外地約?這就不得不和你說我的另一個習慣了:我平常在上海,是不約人吃飯的。

每當有朋友到上海問我要不要一起吃飯時,我都非常的抱歉,因為去不了。首先,我確實非常非常忙,一年有一半以上的時間,都在外面出差。所以,剩下的時間,只要回到上海我會更忙。

忙著盡量留在家裡,忙著跟我的兒子吃飯,跟家裡人吃飯。哪怕吃飯時,其實沒有特別聊什麼,但至少我是跟他待在一起的。

當父親這些年,我有一個感覺:小孩子成長的速度,其實非常快。快到有很多次,我都是突然發現,他又長大了很多。尤其這2年,他升上國中,接下來要開始住校,周末才回來一次。

在我看來,這和他已經去讀大學,沒有什麼本質上的差別了。因為他已經有一大半的狀態,是離開我的了。所以,我得抓緊時間,趁著還有機會,多陪陪他。

他去上學的時候呢?我會被抓走。我公司的同事,會在我的工作日歷上,毫不客氣的預約掉我所有的時段。

我的習慣是:去外地時,多見人。為此,我的同事不但幫我訂到能趕上吃飯時間的機票,還幫我維護2個清單。

1.約飯清單

顧名思義,就是我到每個城市時想約吃飯的人的清單。這些人,可能是多年未見的老朋友,也可能是來上海約過我的人。當時,我回覆他「對不起,真不能見面」時,我回覆他,「下次我去你那兒的時候我約你,我們一起吃個飯聊聊天」。

我會真的把這個名字,放在我的清單上,並請我的同事維護這些清單。累積到今天,北京有了一個長長的清單、深圳有了一個長長的清單、成都有了一個長長的清單,幾乎每個主要城市,我都有一個相應的約飯清單了。

每當我發現,哪個晚上能有在外地約人吃飯的機會時,我就會請同事把相應城市的清單傳給我,我來提前約人。

如果要效率更高的見人,你還可以再加一句:「今天晚上如果還有其它幾個朋友一起來吃飯,你介不介意?不介意?挺好挺好,那到時候你們幾位也能互相認識一下。」

常常是一落地,就直奔市區的飯館,和一桌6位朋友交流。一頓飯吃下來,有人學到新知,有人交到新友。賓主盡歡。

2.拜訪清單

這個清單上,都是我引以為師的人。每到當地,我都會盡量騰出時間去拜訪他們,聽取他們的想法,和他們的觀點碰撞,給自己一些啟發。

去外地時,就要多見人。這是你出差的一大機會,也是一大福利。此外,出差還有另一個福利:終於有機會,離開你熟悉的環境。

建議9:在路上,像訓練AI一樣訓練自己 

平常,你都是生活在熟悉的環境裡。但是出差卻讓你有機會,把自己扔進不熟悉的環境裡。學習、啟發、新知,正是從「不熟悉」裡來的,別浪費這個好機會。

一旦出去,建議你一定不要把自己關起來,要打開你所有的觸角,去聽、去看、去想、去學。

和當地人一起吃飯時,多問多聽;入住當地酒店時,多看多想。哪怕是坐個高鐵,也可以觀察。

AI是怎麼訓練的?ChatGPT又是怎麼變那麼聰明的?無非是大量的輸入、持續的思考、不斷的迭代,所以建議你,去到外地時一定要抓住機會,把自己當成AI、當成ChatGPT,不斷迭代自己,不斷訓練自己。

這些最終,都會變成你解決問題的能力。

聽起來不錯,但會不會有點累?出差,難道不應該也抓緊機會,多嘗嘗當地的菜,多看看當地的風景,見縫插針給自己安排一個旅遊嗎?

這也許,是一個關於出差的終極問題:出差,到底是什麼?

建議10:出差不是旅行

十幾年前,剛開始頻繁的去各地出差時,曾有朋友和我說:「真羡慕你,可以常去那麼多地方走走,出差順帶旅遊,不像我只能悶在辦公室裡。」

真的是這樣嗎?出差和旅行,真的可以混為一談嗎?十幾年過去,我出差已經出到拿遍了航空公司和酒店集團的白金卡,而關於這個問題,我的看法從未變過:出差,不是旅行。

什麼是出差?我舉2個例子吧。

1.去日本

前段時間,我去日本出差,總共走了3段路。

  • 第一段:落地機場,有車來接。一腳跨出機場的台階,上車。
  • 第二段:車到酒店,一腳邁到酒店的台階上,入住。
  • 第三段:在酒店裡參加為期2天的活動,結束後原路返回機場。

3段路,從頭到尾,我的腳都沒有踏上過日本的土地,只有機場、只有酒店、只有專車。

2.出差生活

我出差,有時會從周一到周五,每天都在不同的城市。連續5天,常會出現一種情況:早上起床後,我不知道自己在哪兒。

昨天我是在成都,今天我是在哪兒?在床上想一會兒,再翻身到床頭櫃上摸手機,打開日曆, 哦深圳。

等辦完事、回到飯店,我住哪個房間來著?1305嗎?1305好像是昨天在成都住的。掏出房卡一看,也沒房號,因為出來時只拔了房卡,沒拿寫著房間號的房卡套子。於是只好去櫃檯問:「請你幫我查一下,我住哪個房間?」

這,就是出差。你來就是來交付服務、來完成任務、來解決問題、來談事情的,一旦完成一個,就繼續下一個。目標明確,心無旁騖。

你的整個人、全部注意力,都是跟著工作走的,對生活的細節感知會變得很淺。雖然能順帶做很多事,例如約人吃個飯、多看多思考,但不包括旅行。

出差就是出差,旅行就是旅行。混為一談,是對工作的懈怠,也是對生活的辜負。不要把出差變成一場湊合的旅行,也不要把旅行變成一場低效的出差。祝你,更高效率的出差。也祝你,有真正的旅行。

*本文獲「劉潤公眾號」授權轉載,原文:高效能人士出差,你需要知道的10件事

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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劉潤

潤米諮詢董事長,網路轉型專家,擁有23萬以上用戶的私人商學院——「得到」專欄《劉潤•5分鐘商學院》創始人。中國最貴的商業轉型諮詢師,前微軟戰略協作總監,海爾、百度、恆基、中遠等眾多大企業的戰略顧問。

工作、公益之外,愛好旅行,徒步戈壁,環騎青海湖,到達珠峰大本營,登上南極大陸,抵達北極點,探訪達爾文島,登頂非洲吉力馬扎羅。

著有《2012,買張船票去南極》、《人生,就是一場突如其來的旅行:從微軟到北極點》《互聯網+》、《互聯網+戰略篇:傳統企業,互聯網在踢門》、《趨勢紅利》。

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