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職場 | 職場修練

好好說話》複雜的工作報告,怎麼用3句話說完?企業顧問的「3句總結法」是…

(來源:Dreamstime)
撰文者:易佳蓉 整理
好好說話 2021.06.08
摘要

抓緊目標的說話方式:

1.先說結論,不糾結過程。讓對方可以一秒抓到重點。

2.表達用詞精準。要求說得越具體,溝通越有效。例如等一下是模糊的,15分鐘後是精準的。

3.「分層次」報告。透過歸納、總結有效地整理談話內容,例如3個方法、過去現在未來。

阿任是一個活動企劃,和晚3個月進公司的小魏一起負責處理公司網站行銷的內容。共事了半年後,阿任發現主管似乎更喜歡詢問小魏的意見,也更樂於將較重要的工作內容交辦給小魏。反觀自己,認真準備向主管報告工作內容,總是被說「抓不到重點」;有些認為不重要的事情,主管又會問他:「為什麼這個沒跟我回報?」

對於阿任來說,主管的心像海底針、自己又像瞎子摸象,於是他決定向前輩討教。前輩聽了他的狀況後,給了以下的建議:

一、詞不達意,搞不清楚目標

很多人向主管報告工作時辭不達意,常常會被打斷:你到底想要表達什麼?這是因為在報告時沒有抓到重點,連帶導致報告的內容也很混亂。過多不必要的、冗餘的資訊,往往會模糊掉事情重點。

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例如,向主管回報時你的目的是想爭取主管的支持,還是請主管給予指導?如果是前者,那應該要理性分析,並說明利大於弊因此值得去做的原因;如果是後者,那則要具體說明自己目前遇到的困難、已經做的處理,以及希望主管提供何種幫助。

二、妄自菲薄,認為自己做的事情不重要

阿任認為主管將更重要的工作交給小魏,而自己只能「打雜」吃力不討好。這也和阿任「搞不清楚目標」有關,因此他認為自己在做的事情是不重要的。事實上,主管交給阿任與小魏的工作內容是相似的,但阿任容易被自己的想法牽著鼻子走。當他看見小魏向主管回報工作時,總是能獲得主管的讚賞,而自己總是沒辦法獲得肯定,便自認做的事情不重要。

那麼該怎麼說,才能「抓緊」目標呢?有3個要點可以依循:

1.先說結論,別糾結過程。

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不管你溝通的目的是什麼,先說結論。太過鉅細靡遺地敘述過程和原因,會稀釋你的重點。能讓對方一秒抓到重點,這個溝通就是成功的。

2.表達要精準。

不要讓「過幾天」「等一下」這種模糊的表達,讓溝通變得複雜。選擇用準確的詞語,如「6月8日」「下午兩點半」等,你把要求說的越具體越準確,你們的溝通越有效。

3.學會「分層次」報告。

分層次報告首先得要先總結、歸納,透過歸納的過程,可以更有效地分析需要側重的目標、內容是什麼。在說話、報告,甚至思考時,都應該有意識地訓練自己透過3點來統整,例如:3個方法、3項作業、過去現在未來。

你可以這樣說

1.「上次請對方報價後,我評估的建議是改向別家採購。理由是……(具體分析說出你統整的內容)。」

2.(X)「下禮拜請你幫我畫出一張活動說明。」

(O)「想請你在下週一下午4點前,幫我畫出一張關於6月網站行銷活動的說明,詳細內容已經發送郵件給你了。」

3.(X)「那個專案情況有點複雜我現在沒辦法說清楚,這兩天已經在進行了。」

(O)「(過去)這個專案之前出了一些小差錯暫停,在兩週前我們特地找客戶開過會,共識是協商出一個雙方都滿意的處理方式;(現在)目前,我們公司已經根據開會結果制定出一個更新的方案並發給客戶,等待他們的回覆;(未來)等我向您回報完,我立刻致電對方,詢問他們對目前方案的意見。」

*本文參考整理自《一流員工都懂,向上管理的藝術》(大樂文化)、微信公眾號:張麗俊

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