好好說話》複雜的工作報告，怎麼用3句話說完？企業顧問的「3句總結法」是…

阿任是一個活動企劃，和晚3個月進公司的小魏一起負責處理公司網站行銷的內容。共事了半年後，阿任發現主管似乎更喜歡詢問小魏的意見，也更樂於將較重要的工作內容交辦給小魏。反觀自己，認真準備向主管報告工作內容，總是被說「抓不到重點」；有些認為不重要的事情，主管又會問他：「為什麼這個沒跟我回報？」

對於阿任來說，主管的心像海底針、自己又像瞎子摸象，於是他決定向前輩討教。前輩聽了他的狀況後，給了以下的建議：

一、詞不達意，搞不清楚目標

很多人向主管報告工作時辭不達意，常常會被打斷：你到底想要表達什麼？這是因為在報告時沒有抓到重點，連帶導致報告的內容也很混亂。過多不必要的、冗餘的資訊，往往會模糊掉事情重點。

例如，向主管回報時你的目的是想爭取主管的支持，還是請主管給予指導？如果是前者，那應該要理性分析，並說明利大於弊因此值得去做的原因；如果是後者，那則要具體說明自己目前遇到的困難、已經做的處理，以及希望主管提供何種幫助。

二、妄自菲薄，認為自己做的事情不重要

阿任認為主管將更重要的工作交給小魏，而自己只能「打雜」吃力不討好。這也和阿任「搞不清楚目標」有關，因此他認為自己在做的事情是不重要的。事實上，主管交給阿任與小魏的工作內容是相似的，但阿任容易被自己的想法牽著鼻子走。當他看見小魏向主管回報工作時，總是能獲得主管的讚賞，而自己總是沒辦法獲得肯定，便自認做的事情不重要。

那麼該怎麼說，才能「抓緊」目標呢？有3個要點可以依循：

1.先說結論，別糾結過程。

不管你溝通的目的是什麼，先說結論。太過鉅細靡遺地敘述過程和原因，會稀釋你的重點。能讓對方一秒抓到重點，這個溝通就是成功的。

2.表達要精準。

不要讓「過幾天」「等一下」這種模糊的表達，讓溝通變得複雜。選擇用準確的詞語，如「6月8日」「下午兩點半」等，你把要求說的越具體越準確，你們的溝通越有效。

3.學會「分層次」報告。

分層次報告首先得要先總結、歸納，透過歸納的過程，可以更有效地分析需要側重的目標、內容是什麼。在說話、報告，甚至思考時，都應該有意識地訓練自己透過3點來統整，例如：3個方法、3項作業、過去現在未來。

你可以這樣說

1.「上次請對方報價後，我評估的建議是改向別家採購。理由是……（具體分析說出你統整的內容）。」

2.（Ｘ）「下禮拜請你幫我畫出一張活動說明。」

（Ｏ）「想請你在下週一下午4點前，幫我畫出一張關於6月網站行銷活動的說明，詳細內容已經發送郵件給你了。」

3.（Ｘ）「那個專案情況有點複雜我現在沒辦法說清楚，這兩天已經在進行了。」

（Ｏ）「（過去）這個專案之前出了一些小差錯暫停，在兩週前我們特地找客戶開過會，共識是協商出一個雙方都滿意的處理方式；（現在）目前，我們公司已經根據開會結果制定出一個更新的方案並發給客戶，等待他們的回覆；（未來）等我向您回報完，我立刻致電對方，詢問他們對目前方案的意見。」

＊本文參考整理自《一流員工都懂，向上管理的藝術》（大樂文化）、微信公眾號：張麗俊