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職場 | 職場修練

「講重點」是一種專業!職場上,越聰明的人越簡單

(來源:Dreamstime)
撰文者:張麗俊
網民肥皂箱 2021.02.03
摘要

1.溝通簡單有效的方法:(1)化繁為簡,省略掉與目標無關的冗餘資訊。(2)準確表述。(3)說結論,別糾結過程。

2.怎麼把複雜的問題簡單化?(1)點出問題關鍵,擬定方案解決。(2)精簡目標,把精力集中在解決重要的事情上。

在職場上,我最怕兩種人:一種是「假客套」的人;一種是「假做事」的人。「假客套」的人,明明找你有事,偏偏雲裡霧裡繞一大堆,說盡廢話最後才說實話;「假做事」的人,看似忙碌,一直在做事,但做的都是小事閒事,重要的事偏偏放在一邊。不管是「假客套」的人,還是「假做事」的人,都有同一個毛病,就是喜歡在工作中把簡單的事情複雜化。而不必要的複雜,往往會成為我們工作中一種負擔。所以,聰明人做事,善於做「減法」而不是做「加法」,越聰明的人,越簡單。

一、溝通簡單,不說廢話

在工作中,不管你是和下屬溝通,或者是和上級溝通,必然是帶著某種目的來的,而你的溝通路徑,決定著你能否快速地達成目標。聰明的人,溝通路徑都很短,溝通方式必然是簡單有效的,有事說事,不會假客套,彎彎繞繞說一大堆,浪費時間。因為,我們在工作中,溝通的最終目的都是傳遞有用的資訊以推進協作。什麼是有用的資訊?簡單來說,溝通指向行動,向上溝通是提供有利於決策的資訊,向下溝通是傳達有利於執行的指令。

我們都知道簡單的東西更容易讓人記住,而過多不必要的、複雜的、冗餘的資訊,往往會模糊掉事情重點。舉個例子,和設計溝通海報,有以下兩種溝通方式:

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第一種:「靜靜,在嗎?」「在。」「需要你幫忙設計一個海報。」「好的。什麼海報?」「年會的海報。」「多大的尺寸呢?」「42cmx57cm。」「什麼時候要呢?」「下週要。」「確切是下週什麼時候?」「下週一吧。」「那海報的文案呢?」「找刀哥要!」……

第二種:「靜靜,需要麻煩你設計一個年會的海報,尺寸是42cmx57cm,下週一下班前要。海報文案,刀哥會提供給你。」「好的。」

明明是一句話的事,第一種來來回回六七次,還不一定結束。溝通變「繁」了,對方也「煩」了。怎麼讓你的溝通簡單有效呢?

  1. 去繁就簡。省略掉與目標無關的冗餘資訊,簡練、準確地將關鍵資訊表達出來,讓對方清晰地瞭解你的訴求。
  2. 準確表述。不要讓「過幾天」「等會兒」這種模糊的表達,讓溝通變得複雜。選擇用準確的詞語,如「1月31日」「下午兩點半」等,你把要求說的越具體越準確,你們的溝通越有效。
  3. 說結論,別糾結過程。不管你溝通的目的是什麼,結論一定是最重要的,說結論,讓結論先行,不要糾結於過程和原因,這會稀釋你的重點。能讓對方一秒鐘get到重點,這個溝通就是成功的。

二、工作簡單,不做閒事

溝通指向行動。行動就是做事。「假做事」的人看似忙碌,其實做的都是小事閒事,很難出成果。為什麼「假做事」的人會把精力放在無關緊要的事情上?因為他們懂這些小事,做小事承擔的風險小。小事要做嗎?要做。但你不能一直做小事閒事而不去承擔重大的事情,這樣你得不到成長,而且過度關注不必要的細節,將本來不是問題的問題複雜化,反倒對企業管理和工作效率是極大的阻礙。所以,聰明的人,總是能讓工作變簡單,這種簡單在於他們做事能直指核心,把複雜的問題簡單化。

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有這麼一個故事:愛迪生讓助手測量梨形燈泡的容積。助手拿起尺規開始細心測量,然後又運用一大堆數學公式在那計算,很長時間過去了,他還是沒有計算出來。愛迪生進來,拿起燈泡,往裡面倒滿水,遞給助手說:「你把水倒入量杯,就會得出答案。」助手恍然大悟:「原來這麼簡單啊。」看,很多時候,解決問題最簡單的方法往往是最有效的。

怎麼把複雜的問題簡單化?你需要具備以下兩個能力:

  1. 結構化思維的能力。面對複雜的問題、繁蕪的工作,你要提煉出問題的關鍵點,直指核心,然後擬定方案解決問題。
  2. 解決關鍵問題的能力。困擾你的事情中,80%都是繁瑣的小事,只有20%的事情真正重要。學會精簡目標,把精力集中在解決更重要的事情上,抓大放小,解決關鍵問題忽略不必要的枝節問題。

三、回歸簡單,才是真贏家

老子說:大道至簡。不管你是做人,還是做事,除去繁瑣,回歸簡單,才是王道。尤其在職場,只要你仔細觀察,你就會發現,越是聰明的人,越善於做「減法」,越能把事情看得簡單。舉個例子,策劃一場音樂會,需要500名觀眾,目標觀眾是學校裡的學生。你會怎麼做?

A:制定一套行銷方案。比如說在學校裡辦活動表演,發放傳單,張貼海報進行宣傳,通過抽獎、贈送禮券等方式來提升學生的積極性。為了盡可能找來足夠的學生,還可以獎勵那些找同學一起參加的學生,找來5個同學就多送記事本,多拉10個同學再送一個水杯等等。

B:直接找到校長,告訴校長有一場免費的音樂會邀請學校的學生前來觀看。

哪種方法更有效?很顯然,B是聰明的做法,簡單直接,不走彎路。而A有太多的步驟,等同於做加法,越繞越遠,結果必然是耗時又耗力。小米董事長雷軍以前演講時,談到創業的人經常犯的一個錯誤是,不直接去做想做的事情。比如說要做手機,但是之前他要先做電話。雷軍認為這是沒有道理的,為什麼一定要做電話呢?正確的做法是,要做手機就直接去做手機,朝著這個目標走,能走直線就走直線,沒必要自己主動繞遠路。

化繁瑣為簡單,不是讓你偷懶,而是要你確定了目標後,凡事都應該以該目標為核心,篩除所有不相關的事情,用最簡單的方法到達終點。總而言之,簡單是一種智慧,愚蠢的人愛做「加法」,把簡單的事情複雜化,而聰明的人,善於做「減法」,把複雜的事情簡單化,減少不必要的溝通,減少不重要的事情,把奢侈的時間留給值得的人和事。

*本文獲微信公眾號「張麗俊(ID:zhanglijunCherry)」授權轉載,原文:真正厲害的人,都善於做「減法」

責任編輯:易佳蓉



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