商周 -如何面對不確定 - 第1869期

我們公司正在推動一個大型的產品專案，每週開一次會，已經開了大約半年，許多細節已逐漸明朗化。在最近的一次開會快結束時，我問了一句話：這個產品將在何時上市？

「大約是明年第1季，」產品負責人回答。

「是季初是季末？」我又問。

「應該是過完舊曆年吧？」

「大約是幾月幾日？」

有人打開行事曆，看看什麼時候過舊曆年。

明年2月10日是大年初一，24日是元宵，明年是閏年，大家討論後決定把上市訂為2月29日，一個特殊的日子。我們終於給出一個確定的時間，不再是明年第1季，而是2月29日。

我經常在做這種把不確定變成確定的事情。

我交代一個主管做專案企畫，通常會問：兩個禮拜夠嗎？他如果回答：可不可以多一個禮拜？我回：可以，但同時也會押上交卷的日子，這也是把不確定變確定。

半年檢討會的時候，一個部門主管年度業績落後甚多，大約只做到全年預算的30%。我問他：年底預估達成率如何？他回答，現在還是以預算做目標，全力以赴衝刺，希望能達成。

我問：達成預算目標，你有幾成的把握？

「大約8成。」

我再問，如果全年預算打8折，你有幾成的把握達成？

「如果預算打8折，我大概就有把握達成了！」這個回答，讓我確定這個單位今年底預定可以達成預算的8成，這也是把不確定的事變確定。

組織中充滿許多不確定：工作何時會完成？產品產量有多少？業績會做到多少？

因為不知道工作何時會完成，也就不知道何時可接手繼續往下做；不知道產品有多少數量，所以不知道能交多少貨品給客戶；不知道業績會做到多少，也就無法預估業績達成率。任何不確定的事，在組織中都會是災難。

所以我在工作中學到一件事，就是要將一切不確定的事情，想盡辦法變成確定。

如果不確定是來自別人，那就要透過溝通，讓對方給出一個明確的答案，不論是時間、數量或業績，都要是一個可以計算的明確數字。

如果是大家一起做決定，也要透過討論，決定出一個明確的數字；要明確，才可以遵循、才能往下工作。

但也有可能找不到明確答案，這時我會估計出一個數字做參考，然後以這個數字往下推演，繼續進行工作。

如果估計不出一個準確的數字，那我會估計一個區間，用這個區間往下推演，這也是比較可以預測的數字。

把不確定變成確定是工作中必須學會的事。