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「客人說先等一下」大單統統變庫存⋯怎麼避免溝通不良變成本
- 許多台灣企業正面臨海運費上漲、交期不穩等突發狀況,要解決這題的關鍵是,提升對環境的適應力,並建立跨單位的「橫向聯繫平台」。
- 橫向聯繫機制有3大功效,包含讓共同目標大於各自利益、避免部門分工出現溝通斷點,並且創造員工敢於儘早回報問題的環境。
- 在大環境變化快速的狀況,企業應確保所有人往共同方向前進。
《商業周刊》1913期談到海運不順,造成國際貿易受阻問題。確實,許多台灣企業正面臨運費上漲、交期不穩等突發狀況。要解這道難題,關鍵是公司對外在環境的適應力,是否夠強?
然而,我看到的現況是,許多企業仍沿用過往的組織分工、溝通方式來面對瞬息萬變的市況。我會建議公司,改變組織運作模式,由高層建立一個跨單位的「橫向聯繫平台」,例如每週舉行經營會議等,來應對環境變動的挑戰。
這個橫向聯繫機制的重點在於,高階管理層要全面揭露現況,並且創造同仁把問題丟出來的環境,不要碰到明明會損害公司營運的突發狀況,卻因為害怕被罵而不敢講。
我認為部門間建立起橫向聯繫,有3個功效:
1.讓共同目標大於各自利益
業務員成交出貨,才有業績獎金,因此他會要求採購單位趕緊叫料、製造單位加班生產。但如果好不容易把東西生產出來,卻因為客人說最近運費很貴,要求延後出貨,導致產品在倉庫內堆積如山⋯⋯。
聽起來很荒謬,對吧?但這是當下許多中小企業真實發生的場景。
我還曾看過,中部某間設備製造商,其產能利用率起伏之大,令人瞠目結舌。有時可能一整週沒有生產,人員閒閒沒事做,都在打掃環境,但下週變成每天加班趕工。
然而,耗費大量時間人力完成的設備,卻因為一句「客人說要先等一下」,反而統統變成庫存。
透過橫向聯繫會議,領導人要去計算公司的整體利益,掌握業務、採購、生產單位的節奏。例如業務興奮的說接到大單時,領導人不要高興太早,先問清楚客戶是否有急需?若無急迫性,就晚點生產,防止拚命生產出來後,客戶卻不急著進貨。
領導人必須維持各單位的步調一致,減少本位主義,才不會出了問題後,再去責怪大家:「你們都不會替公司著想嗎?」
2.不讓部門分工造成溝通斷點
環境變化激烈時,時間往往是決勝關鍵,在環境變化激烈的年代,若公司仍沿用傳統的部門分工或聯繫方式,往往會出現溝通斷點。這會造成時間拉長,甚至連溝通品質也會受影響。
舉例來說,一家南部某家金屬加工廠,其重修品的處理流程曠日廢時。從工程單位確認,再交給品保單位審核,最後由生管單位重新安排,光是文件傳遞就超過10天以上時間。
在航運不穩定的背景下,可能市場已經是一日三價、一櫃難求,你還能像電影《動物方城市》裡的公務員樹懶「閃電」一般,好整以暇嗎?
透過橫向聯繫會議,就是讓不同單位的聯繫,從串連改成「並聯」,日本企業常見的「碰頭會」就屬這樣的概念。既然大家聚在一起開會,問題的討論、對策、聯繫就變得更有效率。
3.讓大家敢於儘早回報問題
跨部門聯繫會議能否真正發揮成效,關鍵還是領導人能不能夠創造讓大家敢尋求幫助、敢講真話的平台。
有位企業中階主管曾跟我說,如果他月初就知道採購物料進度有問題,不會馬上跟老闆講,因為現在講,代表到月底之前會被老闆罵個不停。與其這樣,不如到月底最後一刻才講,這樣頂多被罵一下,因為下個月又有新的進度會吸引老闆目光了。
這故事提醒我們,領導人的風格決定組織走向。如果老闆自己沒有意識到,自己的領導作風導致下面瀰漫欺瞞文化,那麼,每週開再多聯繫會議,都是枉然。
現在訂不到船,4個月後當美國總統大選完,大家又要擔心美中貿易關稅升級。外部環境不斷變化,控制權不在我們身上。企業能做的,就是確保每一個人都在同一艘船上,並往共同的方向前進,這才是當大環變得境難以捉模時,企業應學會的應對之道。
責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻
企業顧問,結合日本豐田集團研修及跨產業實務經驗的管理學識背景,以精實管理協助企業提質、增效、降本、減存。過去十年內輔導過聯華食品、宏亞食品、宜特科技、聯合骨科、毛寶、永進機械、瓜瓜園等多家上市櫃企業及產業龍頭。曾獲選「百大MVP經理人」,著有《豐田精實管理的翻轉獲利秘密》、《豐田精實管理現場執行筆記》。