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你知道怎麼開會嗎?先從分辨6種會議類型開始
- 將會議分為6種類型,包括決策、規劃、動腦、凝聚團隊、檢討和資訊更新會議,有助於釐清召開會議的必要性,提升會議效率。
- 根據議題所需時間,合理安排會議議程,避免塞爆會議,保持會議開端的凝聚團隊活動和會議末的行動統整,提升團隊績效與協作。
- 將不同會議方塊靈活組合,適應不同的會議需求,避免不適當的會議組合,確保會議有效進行,促進團隊成員的參與和共識。
在不知道為什麼要開會的情況下,你走進會議室或是登入Zoom會議⋯⋯這種經驗在你身上發生過多少次了?
打造更優質的會議,首先要理解不是所有的會議性質都是一樣的。會議可歸屬6大會議,亦可由數個會議方塊組合而成,而且有多個會議方塊正好對應上我們一直在探討的團隊習慣類別。
著手培養團隊習慣,學習制定會議類型,有助成員釐清召開會議的必要原因。藉此可減少成員的煩躁不安,不再發生在渾然不知發生什麼事的情況下,走進會議室或是登入Zoom。
6大會議方塊
1.決策會議
決策會議的重點在於,找合適數量的人員,齊聚會議桌前,把資訊轉換成決策。
召開決策會議的時間點,可以在工作流程初期必須制定決策時;也可以在流程後期,工作卡關了、需要決策才能繼續推進工作的時候。
2.規畫會議
規畫會議的設計,目的是讓團隊同意行動方案,並確保工作項目符合時程。
理想的狀況下,召開規畫會議前,已制定完成大多數的初步決定。不過,有些規畫會議就是設計來提供資訊,以利制定執行計畫所需的決策。完成規畫會議後,接著召開時間較短的決策會議,此時只需必要人員出席即可。
3.動腦會議
動腦會議的目的,是制定潛在的解決辦法與行動方案。
召開一場動腦會議,宗旨是不斷發掘各種可能性,而不是把會議裡的想法與選項,精萃成可執行的解決辦法。
4.凝聚團隊會議
凝聚團隊會議的重點,是藉由進一步的相互了解,建立歸屬感與融洽關係。
討論的話題只與工作相關,好讓大家覺得自在、樂於社交。在此,我想要解釋一下。許多會議主持人很外向、思緒快速,所以不覺得為了延續話題,突然丟出一堆激發思考的破冰話題,有什麼不恰當。
然而若沒有時間事先準備,許多人寧可不出席會談論自身的會議。我最喜歡問的其中一個問題:「最近有什麼跟工作無關的好事?」就我的經驗來說,人人都可以回答,而且不會覺得自己是在練習公開發表意見。
5.檢討會議
檢討會議(或稱為彙報、行動後檢討)的重點,是檢視先前活動,看看哪些活動有成效、哪些沒有,以助了解有哪些部分可以應用到現有或是未來的計畫和專案上。
6.資訊更新會議
資訊更新會議的目的,是整理出關鍵資訊,讓團隊成員了解現況,並提供一個讓大家提問的場合。
資訊更新會議是建構意義的會議,讓成員釐清現在正在發生的事情。資訊更新會議的良好經驗法則顯示,開完會成員應該感覺更清楚狀況,意見更一致,更想投入今後的工作。不過,「投入」不一定表示受到啟發或感到興奮,而是有決心時才會出現這些感覺。
運用會議方塊
把6大會議類型想成組合方塊,從中選擇方塊規畫建立歸屬感的會議、協助腦力激盪的會議、協助決策的會議,或是規畫提供資訊進度更新、能進行決策以利推進工作的會議。
把每個方塊想成各自獨立,有助從不同面向改善會議。
打造互補的會議
不是每個會議組成方塊,都可以與其他方塊相互輔助搭配。舉例來說,檢討會議後緊接著凝聚團隊會議就有幾分難度。如果大家在檢討會議裡十分坦誠的表達哪裡做好、哪裡沒做好,在後續的凝聚團隊練習活動裡,心裡其實會有戒備感。的確,有些工作彙報的方式,可以協助建立歸屬感,但操作起來並不容易。會議主持人應該清楚,把這兩個方塊擺在一起,很有可能是在玩火。
動腦、決策、規畫3個會議方塊,看起來好像可以自然互補,但要涵蓋在一場會議裡,其實很有問題。轉換這3種會議的心理狀態相當困難,也就是說身為會議主持人的你,必須非常清楚自己現在處於哪一種心理狀態。
避免塞爆會議
了解團隊的運作方式後,團隊會逐漸知道議題討論和切換會議類型需要多久時間。假設我看到一份議程表,載明在1個小時內動腦討論6個議題,我就會知道可不可行。
以我的團隊來說,一個動腦階段平均要花費20分鐘的時間,也就是說我們得另外安排一段比較長的時間來開會,或把討論內容分成數個部分,又或是找其他方式集思廣益。
看到會議被塞爆時,要克制想抽掉會議開端的凝聚團隊方塊的衝動,也要克制想抽走會議最後統整下一步行動的衝動。這兩塊都是會議非常重要的部分,抽掉後雖然可以省下5到10分鐘,但後續在團隊績效、歸屬感、協作上會帶來更多問題。
若真想抽掉部分會議議程,那就辛苦一點,挑出真的需要涵蓋在這場會議裡的內容,然後決定有哪些部分可以在其他時候討論。若是需要數場會議才能夠完成,就多規畫幾場。總之,不要試圖一次擠進所有東西。
*本文摘選自啟動文化《團隊好習慣》
《團隊好習慣:從修復小問題下手,打造更有歸屬感、更有績效的八大協作優勢》
作者: 查理.吉爾基 Charlie Gilkey
譯者: 吳盈慧
出版社:啟動文化
出版日期:2024/05/20
作者簡介
查理.吉爾基(Charlie Gilkey)
一手創辦Productive Flourishing教練學校與訓練機構,指導的數百支團隊遍及美國《財富》雜誌百大公司(Fortune 100)與小型非營利組織等各領域單位。同時是廣受好評的著作《完事大吉:如何實踐想法》(暫譯,Start Finishing: How to Go from Idea to Done)一書作者。查理現居美國奧勒岡州波特蘭市(Portland, OR),曾為美國陸軍後勤軍官,此外,當年差一小步就能取得哲學博士學位。
責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤
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