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如何避免開會變成主管的一言堂?

如何避免開會變成主管的一言堂?
作為主管,你有打造出安全的討論環境,讓下屬樂於分享意見嗎? (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:Livia Yang
摘要
  1. 新手主管在會議上容易遇到的3個挑戰:說話不被重視、團隊不積極參與,以及會議時間延遲、流程失控。
  2. 主管應多提問、多聆聽,並建立安全的討論環境,確保每個人都有提前準備、在會議上有所貢獻。
  3. 高效會議的7個步驟:包括:明確定義會議目的、邀請正確的與會人員、做好會前準備、主持人做好控管、控制流程節奏、達成共識和後續跟進計劃。

最近和朋友K聊到工作上的煩惱,他大概在1年前被晉升為組長,負責一個6人的小團隊。但時至今日,還是有件事情一直困擾著他,那就是「和下屬開會」。尤其是他指定團隊開的一些會議,除了會議效果不如預期外,甚至還引起團隊成員私下的抱怨:大家覺得會議太多,又沒有用,所以開會時都不積極參與。

K說:「我想透過會議管理大家的工作進度,並且和全員有效溝通,但主持會議好難,時常跑題或嚴重超時,會後又沒結論,我不知道該怎麼做才好⋯⋯。」

聽到K坦然的描述自己的心境,我不禁想起多年前第一次帶團隊時,「和下屬開會」這件看起來稀鬆平常的事,也造成我很大的困擾。

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所以,我蒐集了新手主管在「和下屬開會」時,容易遇到的3個挑戰,並提供解決方法。

挑戰1:主管的發言無法影響團隊行為

在會議上,主管的角色主要有3個作用:

  1. 聆聽團隊說明工作進度,給予建議和要求,必要時提供協助,以確保任務順利進行,拿到結果。
  2. 同步制度、強化團隊價值觀、工作原則和公司規範等,建立統一的做事標準。
  3. 傳遞跨部門資訊,盡量做到協作部門的資訊對稱,有利於雙方合作。

但,為什麼主管在會議上說明時,大家都沒什麼異議,會後卻常不嚴格執行?到底是沒講清楚,還是大家當耳邊風?

這是新手管理者容易遭遇的挫折之一,雖然身為主管,但會議上說的話不被重視,有著「管不動」團隊的無力感。

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解決方法

當我們需要團隊採取行動時,建議從3個層面思考:意願、能力、環境。

  • 意願:是否認可做這件事的意義,並願意採取行動?
  • 能力:是否具備執行這件事所需的能力和經驗?
  • 環境:是否能在有利的環境下執行這件事?

舉例來說,會議中討論「如何讓團隊多和協作部門溝通」:

意願:人們會更願意對自己提出的想法採取行動,主管唯一要做的是正向引導。因此,可以多拋出讓團隊思考的問題,像是「為什麼要增加部門間的溝通?」、「部門間有充分溝通後,對我們有什麼好處?」,並進行開放式討論。若能讓下屬在認知層面上肯定這件事,有助於推動後續發展。

能力:有些人天生就比較內向或不善言辭,要做到建立良好、頻繁的跨部門溝通,對他們來說是較難的挑戰。因此,主管可以透過刻意的練習,協助培養他們的溝通能力。這不僅能讓員工獲得個人成長,也能做到主管預期的工作目標。

環境:當團隊有意願,也有能力執行工作後,就能保證成功嗎?不會,主管還必須考慮到外在環境是否允許員工發揮,像是跨部門會議的機制、鼓勵交流的職場文化等,都會起到關鍵的影響。這就需要主管花心思打造有利的環境,好幫助團隊在執行任務時能事半功倍。

挑戰2:團隊不參與討論,變成主管一言堂

主管在會議上都會說:「大家有什麼想法或建議,都歡迎提出來討論。」雖然這麼說了,但常常還是變成單向的下屬對上級匯報,或是上級對下屬宣導,很難做到每個人都關注當前討論的議題,充分發表意見。

那麼,為什麼大家不能踴躍發言呢?主要原因有2個:

  1. 缺乏安全開放的討論氛圍。
  2. 缺乏事前個人的思考準備。

當員工害怕說出意見時會遭受批評,就會傾向減少發言;當員工對於討論議題沒有深入思考時,即便想發言,也說不出什麼論點。所以,想激發團隊討論更熱烈,可以從這2個角度進行調整。

解決方法1:建立更開放輕鬆的討論氛圍

我還是基層員工時,常聽到老闆在開會時說:「大家都可以多提提意見呀!」但每個人心中一定會有些顧慮,害怕多說多錯。而且,老闆往往還會特別點評提出意見的人。

所以,口頭上的開放討論並不能達到期望的效果,而是需要通過主管「多提問」、「多聆聽」來營造友善的討論氣氛。

可以多使用「5W+1H」提問法,對選定的議題來提問,引導團隊思考和討論,並且不要急著說出自己的想法,克制身為主管的表達欲。

Why:原因?

「為什麼進行良好的跨部門溝通很重要?」

What:什麼事情?

「我們想要達到良好的跨部門溝通,需要做哪些事情?」

Where:什麼地點?

「我們目前都是在哪些場合進行溝通?為什麼要在這個場合?換個場合會不會效果更好?」

When:什麼時候?

「我們什麼時候要進行跨部門溝通?為什麼要在這個時候?能不能在其他時候?」

Who:誰是責任人?

「跨部門溝通是誰的責任?為什麼?怎麼判斷這個角色做得好?」

How:怎麼做?

「我們要怎麼做這些事情,來確保達到良好的跨部門溝通?」

解決方法2:確保與會的每個人都有貢獻

在每個人進來開會前,大家都知道會議目的和自己要扮演的角色嗎?

有些主管在召開會議前,只說「這週三下午4點開會,討論跨部門溝通的事情。」在這種情況下,員工不會主動提前準備,而是傾向等主管決定就好了。

這時主管需要改變會議前每個人的認知,以確保每個人都清楚知道這場會議的價值,以及自己參加的意義。因此,主管必須在會議通知中傳達明確以下訊息:

  • 討論什麼事情:羅列目前跨部門溝通中,所遇到的問題,描述清楚。
  • 每個人需要提前準備什麼:思考至少1個解決方案,說清楚利弊分析。
  • 會議需要產出什麼內容或形成什麼共識:達成跨部門溝通的原則,並確定解決當前問題的方案。

會議前,會議發起人必須提供相關資料,與會的人也必須提前閱讀,並帶著解決方案來開會。這樣才能確保每人在同一個認知水準上,便能讓討論更有效率,以達到會議目的。

挑戰3:時間和流程失控,超時又沒結果

即使有明確的會議主題、討論方向,在會議實際進行時,仍容易出現流程被打亂、衍生出更多子議題需要討論的情況,最終導致會議嚴重超時,也沒有具體的結論,只能無奈改天再戰。

如果這樣的會議太多,就很容易導致團隊身心俱疲,也浪費主管大量的時間。該怎麼做,才可以把控好開會節奏呢?

解決方案

開會的目的是形成共識、解決問題,沒有目的和準備的會議,就只是無效的低品質工作,透過有效會議的7個步驟,能幫助主管根據清晰的主線進行會議。

1.明確定義會議目的

有時會議為什麼會開不完?那是因為我們想要解決太多問題。

所以,建議每次開會,最好只聚焦解決一個問題,把開會時間控制在1小時以內,避免會議時間太久而變得低效。要求所有人準備好自己的想法來參加會議,並且獲得結論。

2.邀請有效人員參加

每個參加會議的人,都應該有其必要性,不能隨意的增加或縮減邀請人員。當我們明確知道開會的主題和要解決的問題,就能找出誰是必須參加這次會議的人。

像是決策型會議,就要讓有決策權的關鍵人員參加,別把和業務有相關的所有人抓來旁聽,他們只能傻傻的坐著,沒有發言機會,這就是浪費時間。

另外,像是學習分享的會議,就盡量讓相關人員參加;宣布重要事項的會議,則務必全員到齊。

3.所有人做好會議前的相關準備

會前,主持人需要確保大家都知道會議目的和議程,並提前準備好會議所需的報告、數據等資料。

如果沒有做好準備工作,在會議上就容易出現討論發散、互相推卸責任、無法聚焦在問題解決上的情況。因此,主持人要特別注意提前研究議題、設計提問、安排議程等,如果有人被邀請參加會議,卻不需要準備資料或帶想法來發言,就說明他不需要參加這個會議。

4.一個有效的會議主持人

會議主持人是一個會議的靈魂人物。

主持人需要督促大家提前做準備,要控制會議進程和確保拿到結果,放任大家漫無目的的討論,就是「聊天」了。

5.有效的會議流程、控制節奏

高效會議,務必要嚴格控制流程和時間,所以,當有人滔滔不絕發言或跑偏主題時,主持人都要及時糾正,避免變成個人發表會。

6.達成共識

會議是聚集一群有相同目標的利益相關人,共同討論一件事情。因此,會議一定要有結論,就算只有階段性的結論,也是需要達成共識的。

7.後續跟進計畫和措施

會議上達成共識之後,必須有後續的跟進規劃、會議記錄與執行措施,才能確保想法可以落實,「改變行為」才是開會最終目的。

主持會議就是主管的管理能力

高效開會最關鍵的就是主持人的能力,通常也是主管的管理能力。

當我們要帶團隊開會時,千萬不要認為只要人到了會議室,就一定可以討論出結果,務必要提前做好充足的準備和思考,避免形式上的走流程。

透過不斷練習,提高自己的會議主持技巧,會議效率就能提升。這不僅尊重自己的時間,也尊重團隊時間。杜絕無效的會議,團隊自然就不排斥開會了。

*本文獲「Livia Yang」授權轉載,原文:【菜鳥主管成長日記】如何帶團隊高效開會?3招讓開會更有影響力!

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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楊忻言
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楊忻言 Livia
「每一個領導者,都曾是新手。勇於突破自我,成就卓越管理。」

從實戰中成長起來的領導力導師, 患了不突破自己就焦慮的病。

26歲獨自前往中國,硬著頭皮接下主管職的挑戰;
28歲空降上市公司,晉升為事業部副總經理,每天忙得焦頭爛額;
30歲放棄高薪創業,致力為女性創業者服務,開啟不被定義的斜槓生活。

  • 0到1成功孵化多個產品,業績破新台幣1.3億。
  • 服務超過50個國際和中國本土品牌。 
  • 兩岸產業數字化顧問、品牌行銷顧問。

熱愛分享領導經驗和職場智慧,幫助新手主管快速成長,提升領導力,並實現職場上的卓越成就。

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