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會議、討論太浪費時間?卡內基:問4個問題就能減少2/3無效討論
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會議、討論太浪費時間?卡內基:問4個問題就能減少2/3無效討論

會議、討論太浪費時間?卡內基:問4個問題就能減少2/3無效討論
建立好提問規則,要求下屬向你提問前,先思考過4個問題,就能省下許多討論時間。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:戴爾・卡內基
精選書摘 2024/06/19
摘要
  1. 透過回答問題的4個關鍵問題,可以有效解決商業問題並減少50%的煩惱。
  2. 這4個問題依序是:問題是什麼?問題的原因是什麼?問題的所有可能解決方案是什麼?有什麼解決方案的建議?
  3. 要求員工問問題前先自問這4個問題,能使會議時間減少三分之二,更有效率的解決問題。

「如何消解50%的事業煩惱?」

如果你從事商業活動,你現在可能會對自己說:「這標題眞是荒謬。我已經經營我的業務19年了;如果有人知道答案,那肯定是我。」

「有人試圖吿訴我如何消除我一半的商業煩惱的想法——這太荒謬了!」 

老實說,幾年前如果我看到這樣的標題,我自己也會有同樣的感覺。它承諾了很多——但承諾很廉價。

讓我們坦白談談:也許我無法幫助你消除5成的事業煩惱。

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最終分析,除了你自己,沒有人能做到這一點。但我能做的是向你展示其他人是如何做到的——剩下的就交給你了!

我曾引述了世界著名的卡雷爾醫師的話:「不知道如何對抗憂慮的人會早逝。」

既然擔憂的後果如此嚴重,如果我能幫助你消除哪怕十分之一的擔憂,你會不會感到滿意呢?

那麼,我將向你展示一位商業高管如何消除了他的擔憂,不僅減少了5成,而且還減少了他以前在會議中解決業務問題所花費的7成時間。

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利昂.希姆金(Leon Shimkin),他是美國最重要的出版社之一:位在紐約洛克菲勒中心的Simon and Schuster公司的前合夥人和總經理。

以下是希姆金親自述說的經驗:

「15年來,我幾乎每個工作日的一半時間都在開會、討論問題。我們應該做這個還是那個——或者什麼都不做?我們會變得緊張;在椅子上扭來扭去;在地板上來回走動;爭論並且打轉。當夜晚來臨,我會感到完全精疲力竭。我完全預期我會這樣做下去,直到我生命的結束。我已經這樣做了15年,我從未想過有更好的方式來做這件事。」

「如果有人吿訴我,我可以消去那些令我擔憂的會議時間四分之三,以及我四分之三的神經壓力——我會認為他是一個狂熱的、愚蠢的、坐在安樂椅上的樂觀主義者。然而,我設計了一個計劃,眞做到了這一點。我已經使用這個計劃8年了。它對我的效率、我的健康和我的快樂產生了奇蹟。

「這聽起來像魔法,但就像所有的魔術戲法一樣,當你看到它是如何完成的,就會覺得極其簡單。」

「這裡有個秘密:首先,我立即停止了我在會議中使用了15年的程式:一個從『那些正陷於麻煩的同事們詳述所有出錯的細節』開始,並以問:『我們該怎麼辦?』結束的程式。其次,我設定了一條新規則——每個希望向我提出問題的人都必須先準備並提交一份回答以下4個問題的備忘錄:

問題1:問題是什麼?

過去我們常常會花上1、2個小時在擔憂的會議中,卻沒有人確切的知道眞正的問題是什麼。我們曾經煞費苦心的討論我們的困擾,卻從未麻煩過將我們的問題具體寫出來。

問題2:問題的原因是什麼?

當我回顧自己的職業生涯,我對於我浪費了多少充滿憂慮的會議時間感到震驚,而我從未試圖淸楚的找出問題的根本原因。

問題3:這個問題的所有可能解決方案是什麼?

過去,會議中總會有一個人提出一個解決方案。然後會有其他人與他爭辯。情緒會變得激動。我們經常會完全偏離主題,而在會議結束時,沒有人會把我們可以用來解決問題的各種方法全部寫下來。

問題4:你有什麼解決方案的建議?

我曾經和一個人一起參加會議,他花了數小時去擔憂某種情況,並且不斷的打轉,卻從未眞正思考過所有可能的解決方案,然後寫下來,「這是我推薦的解決方案。」

「我的同事們現在很少來找我討論他們的問題。為什麼呢?因為他們已經發現,為了回答那4個問題,他們必須收集所有的事實並且仔細思考他們的問題。」

「在他們完成這些後就發現,在四分之三的情況下,他們根本不需要向我諮詢,因為適當的解決方案就像從電烤麵包機彈出的麵包一樣突然出現。即使在需要諮詢的情況下,討論所需的時間也只有以前的三分之一,因為它沿著有秩序、邏輯的路徑進行,直到達到一個經過推理的結論。」

「現在,Simon and Schuster公司裡花在擔憂和討論問題上的時間大大減少;而對於改正這些問題的行動則大大增加。」 

問完這些問題,保險業績翻倍

我有一位朋友叫貝特格(Frank Bettger),他是美國頂尖保險業者之一,他吿訴我,他不僅減少了他的事業憂慮,而且透過類似的方法,他的收入幾乎翻了一番。

「多年前,」貝特格說,「當我剛開始賣保險的時候,我充滿了無窮的熱情和對工作的熱愛。然後發生了一些事情。我變得有夠沮喪,甚至使我鄙視我的工作,並曾想放棄它——如果那個星期六的早晨,我沒有想到坐下來試著找出我煩惱的根源,我很可能會放棄這份工作。」

「一、我首先問自己,『問題究竟是什麼呢?』問題在於:我所打的電話數量驚人,但成交回報卻不高。我在推銷產品時似乎做得相當好,直到要完成交易的那一刻。然後,客戶會說,『嗯,我會考慮一下,貝特格先生。再聯絡我吧。』然後就是我在這些後續電話上浪費更多時間,讓我感到沮喪。」

「二、我問自己,『有什麼可能的解決方案呢?』但要找到答案,我必須研究事實。我拿出過去12個月的記錄簿,研究那些數字。結果我得到一個驚人的發現!就在那黑白分明的數據中,我發現我7成的銷售都是在第一次面談時就成交的!2成3的銷售是在第二次面談時成交的!

而只有7%的銷售是在那些第三次、第四次、第五次等等的面談中成交的,這些面談讓我筋疲力盡,並且佔用了我大量的時間。換句話說,我實際上浪費了我工作日一半的時間在只能帶來7%銷售的業務上!

「三、『答案是什麼呢?』再明顯不過。我立刻停止了所有超過第二次面談的訪問,並把額外的時間用在開發新的潛在客戶上。結果令人難以置信。在很短的時間內,我讓每次訪問的現金價値翻了一番。」

正如我所說,貝特格成為了全美最知名的人壽保險銷售員之一。但他曾幾乎要放棄。他幾乎要承認失敗——直到分析問題給了他通往成功之路的推動力。

您能將以上這些問題應用到您的事業問題上嗎?再重申我的挑戰——它們可以減少您5成的煩惱。

再次列出它們:

  1. 問題是什麼?
  2. 問題的原因是什麼?
  3. 問題的所有可能解決方案是什麼?
  4. 您建議什麼解決方案?

*本文摘選自大寫出版《如何停止憂慮,開創人生?

書籍簡介


《經典人際關係作家戴爾卡內基 II 如何停止憂慮,開創人生?》

作者: 戴爾.卡內基 DALE CARNEGIE
譯者: 鄭鵬
出版社:大寫出版
出版日期:2024/03/27

作者簡介
戴爾.卡內基(DALE CARNEGIE,1888-1955)

被譽為20世紀最偉大的心靈導師,其創立的卡內基訓練機構自有一套獨特的人際關係課程。本書是1936年他的成名著作,此後,他的著作被翻譯為多國語言,讀者遍布世界各地,而他所撰寫的內容,至今持續影響著現代人的生活。他曾形容自己只是一個從密蘇里州來的,很單純的鄉下男孩,但同時也是一個不停追求自我成長的先鋒。他的另一本知名著作為《如何停止憂慮, 開創人生?》。


責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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