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別讓下屬變炮灰⋯主管指派專案前先想好4件事
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別讓下屬變炮灰⋯主管指派專案前先想好4件事

別讓下屬變炮灰⋯主管指派專案前先想好4件事
在沒弄清楚專案PM的需求和工作前,貿然指派下屬擔任PM,容易使專案以失敗收場。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:李君婷
獨立觀點 2024.06.03
摘要
  1. 有2個特質的人,不適合當PM:討厭處理別人的問題、沒意願提升自己的心理素質。
  2. 主管指派下屬擔任PM前,應先思考:對這個角色的理解有多少、工作內容有哪些、需要哪些人格特質和條件,並且能否充分授權給他。
  3. 在現代職場上,雖然不一定要當PM,但專案管理是每個工作者都要學習的能力。

我最近在企業講課和客人聊天時,有2件事讓我想分享:

一是在菁英聚集的科技大廠上課,我和學員談到,「PM得搞定不同利益的人,花時間搞懂你的資源和工作排程,還要依據現實情況做彈性調適」。

下課時間,有位學員跟我說:「老師,我覺得我這輩子都不要當PM,還是繼續當工程師就好了。」

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二是在另一間大公司上課時,有位學員問我:「推不動進度、感到沮喪時,該如何調適自己?」

這2件事讓我想起一個常常分享的例子:以前我帶專案時,某天一位非常優秀的PM同仁,因為種種因素,讓專案上線時程延遲,因此承受客戶猛烈的炮火。他帶著靈魂空洞的眼神,悻悻然且非常嚴肅的對我說:「老闆,我此生都不想再當PM了。」

我問:「什麼逼你做出了這個決定?」

她說:「因為人都是有尊嚴的。」

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這是黑色幽默嗎?只是我當時真的笑不出來,沒有再追問細節,因為我完完全全能夠體會。

成為PM的常見理由

很多時候,同仁不是原本就想當PM,而是某天突然被指派專案,就得對成果負責。他根本還沒搞清楚專案要幹嘛、資源有哪些、目標是什麼,在混沌的狀況下,莫名成為了PM。

成為PM的原因也很有趣:

  • 可能是因為你的專業能力很強(被主管認為很能解決問題)。
  • 可能是因為你把自己的工作完成得很好(被主管認為也能讓其他人的工作順利完成)。
  • 可能是因為你平常活潑、話多(被主管認為很會跨部門溝通)。
  • 可能是因為現在缺人(而你看起來比較容易控制)。

以上這些「被認為」很常見,但若是因為誤會而開始,多半也會因為誤會而分開。

不是什麼人都適合當PM,2個不適合原因

坦白說,還真的不是把什麼人抓來磨練,就可以成為優秀的PM。我認識的、持續精進職能的專業PM們,全都在各種坑裡跌倒、受傷、揹鍋、被弄、被騙、被恐嚇、被吼過、被趕走、被消極對待或無視⋯⋯,度過一段懷疑人生的過程,然後因為心理素質超強而活了下來。

成為專業PM需要的綜合能力多到數不完,但缺乏2個關鍵特質,再多的證照、工具,也幫不了你成為優秀的PM。

1.討厭處理別人的問題

如果你一心一意只想專注做好自己的工作,完全沒有意願去處理別人的問題、承擔各種理由造成他人進度拖延,進而拖慢你的計畫、影響績效。

逃避與人溝通協商、需要交換條件的工作內容,就算是為了目標,也不願意放軟身段。

2.沒意願提升自己的心理素質

我對心理素質的定義是,「在面對挑戰和壓力時,能持續有穩定表現,並保持調適性」。

我認識的優秀PM,全都是心理素質堅韌的強人。但你不一定需要強大的心理素質,只要擁有足夠穩定的資源,也能活得很快樂。不是每個人都想逼自己過著煎熬的生活。畢竟,誰不想一輩子都能過得任性?

而且,心理素質多半不是與生俱來,而是經過後天的各種苦難、重大變故所累積出來的。

員工、主管的PM學分

1.給員工

不是什麼人都適合當PM,就算長時間培養這個職能,也不一定能成為優秀的PM。接受自己不適合當PM,其實不是壞事。

如果你沒意願、個性完全不適合。在你有選擇的時候,能理解、接受這個事實,走其他擅長且開心的路,其實也很好。

別聽人家的雞湯,不是每個人都得當PM,職涯才圓滿。更何況,講的人可能還根本不在乎你的狀態,或還沒搞清楚這個PM需要做什麼。

2.給主管

在缺人的時候,不能隨便抓個人,就期望他能突然做好PM的工作。

做人選決策前,先問問自己:

  • 你對這個角色的理解有多少?
  • 明確列出PM的工作內容有哪些?
  • 需要哪些人格特質和條件嗎?
  • 授責之後,你授權給他了嗎?

很多管理者根本不理解PM在幹嘛,硬把蘿蔔塞到錯的坑裡,就會持續的互相傷害。

不是PM,也該學專案管理

我想說的是,無論你想不想當、能不能當、是不是PM,你都該學習專案管理,因為,現代職場是多元化、跨領域、跨文化、重視整合能力的環境,這已經不是PM才需要會的軟實力,而是每個工作者都要會的「系統化工作方法」。

最後提醒,如果你對事業版圖有企圖心,累積幾個有明確成效、可見度高的專案成績(無論你是不是被稱作PM),絕對是你未來能不能向上爬的關鍵籌碼。

我常覺得PM真的蠻像鴨子划水的。無論兩隻腳如何拚命的拍、踢、打水,以適應水下的各種暗流,表面上看起來,卻永遠從容穩定,一直朝向目標前進。就算偶爾大叫個一兩聲,表現出自己掌控全局的姿態,但低下頭就得接受事實:這世界上除了自己,沒有一個人能被你完全控制。

*本文獲「李君婷」授權轉載,原文連結

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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