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只盯任務,不盯人!超高效率的「速刷團隊」是什麼?怎麼做?
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只盯任務,不盯人!超高效率的「速刷團隊」是什麼?怎麼做?

只盯任務,不盯人!超高效率的「速刷團隊」是什麼?怎麼做?
思考看看,你的公司中存在著多少沒有必要的會議? (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:橫山信弘
精選書摘 2024/05/27
摘要
  1. 「速刷團隊」是本書作者橫山信弘提出的新管理概念,強調只盯任務、不要盯部屬,就能提高部屬的工作速度。
  2. 領導人在成立速刷團隊及開始新的工作時,要確實傳達應與團隊共享的知識或資訊,然後和所有團員一起討論團隊目標。
  3. 由於任務是由團隊目標拆解而成,所以與目標完全無關的事會陸續暴露出來,這時就能把相關會議一一剔除。

速刷團隊*由能快速處理任務的成員所組成。和一般企業的組織不同,他們更團結、有團隊意識。雖說明確目標是凝聚團隊有效方法,但速刷團隊成員是在目標明確的基礎下召集而成,所以沒必要做這件事。

(*編按:速刷任務是本書作者橫山信弘提出的新管理概念,強調只盯任務、不要盯部屬,就能把部屬的工作速度催出來。)

不過,如果企業組織是像職棒或日本職業足球聯賽球隊,由固定成員組成,那麼要將其改造成速刷團隊,組織往往需要重大改革,這時就需要利用社會心理學之父庫爾特.勒溫(Kurt Lewin)的組織變革3步驟:解凍(Unfreezing)、變革(Moving)、再凍結(Refreezing)。我公司輔導過的客戶中,有企業採用變革3步驟順利改革。

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3個月,就刪光無效會議

接下來,我要分享的案例,是新上任部長在我公司的協助下,成功改革團隊。新上任部長作為領導人,召集了成員並傳達公司的經營理念,接著告知管理層對團隊的期望。然後,這位部長向團員詳細說明現在外部環境的狀況,以及目前需要做哪些事。

如果沒有事先備妥這些知識,而是隨心所欲的討論,意見就會出現分歧,嚴重的話,團員們還可能產生不合理的想法或逐漸對公司感到不滿。

所以,領導人在成立速刷團隊及開始新的工作時,要確實傳達應與團隊共享的知識或資訊,然後和所有團員一起討論團隊目標。討論期間一定會出現各種想法,有人能提出具有建設性的意見,也有人不想改變現狀等。即使如此,最終還是能討論出結論,確定應該追求的目標(也就是組織目標)。

為了實現目標,團隊必須清楚劃分每個人職責。其中,有些團員需要進一步學習新技能,或想辦法精進技術。所以,可能出現至今一直在做的工作,突然被要求「不要做」的情況。

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團隊因此進入變革期。由於還沒適應當下工作型態,導致有些團員明明說要做某事,卻沒有做;也有些人明確表示不做某項工作,卻依然在做。

令人驚訝的是,由於任務是由明確目標拆解而成,所以隱藏在背後的假計畫和假任務(也就是與目標完全無關的事)會陸續暴露出來,這時人們很容易把手段當成目標。

於是,我和部長通力合作,捨棄以下假計畫、假任務:

  • 課長會議:課長之間每個月舉辦2次會議,討論各種主題。議題和速刷會議重複,再加上每次開會時都有很多人缺席,因而決定廢除。
  • 部長與課長會議:每個月1次,會討論各種主題。但實際開會時,都是聽前任部長大放厥詞。議題沒有連貫,而是想到什麼說什麼,所以不斷產生假任務。
  • 製作各種會議紀錄:幾乎沒人會看,所以廢除。
  • 編寫月報、週報:原本要求所有團員每個月、每週都要做業務報告,但幾乎所有報告書都是複製上個月或前一週的內容,形同虛設。
  • 整理業界新聞:擷取業界報紙內的特殊報導,傳給所有人瀏覽,但沒人能理解其目的,且幾乎沒有團員在乎。
  • 業界動向分析:把網路業界新聞製成清單,傳給所有人瀏覽。同樣因眾人無法理解目的而廢除。
  • 參加其他部門的計畫:有3名成員只是單純參與其他部門的會議,但沒接派到任何工作,所以讓他們退出計畫。

這裡只列出比較具有代表性的項目。其實還有許多目標不明確的工作都被取消了。當我們提出要刪除沒必要的作業時,很多成員都沒辦法接受。

「應該保留業界動向分析。現在的做法或許看不到效果,不過,如果採用其他方法的話,或許還是有幫助。」

「最好保留週報。這能讓我們了解部屬這個星期做了什麼、平常都在想些什麼,是非常重要的溝通工具。」

聽到這樣的主張,很多人都表示:「說得沒錯。」「改變形式,然後保留下來。」部長感到非常為難,不過,我還是勸他要堅持立場。

我建議先廢除假任務3個月,如果之後仍覺得需要那些資料,又或應該保留會議,那就再重新考慮。採用這樣的方法,大家比較容易接受。沒人會認為自己做了毫無意義的事,所以,聽到原本在做的工作,被說沒有意義或浪費時間而被廢除,情感上當然無法馬上認同。

所以我和部長請團員忍耐3個月(根據我的經驗,設定1個月是不夠的)。

聽到我們這麼說,團員也選擇退讓,「就這麼辦吧!」或「3個月後重新考慮吧」終結這一連串爭議。

結果3個月後,幾乎所有人都忘記這件事情。甚至,有時還會反過來說:「當初為什麼要寫那種報告書?」或「仔細想想,那種會議太沒意義了。」

基本上,如果深信那項工作真的有必要,他們一開始就不會被說服,甚至忍耐3個月了。

有時候,可以不對現有組織進行改革,而是另外成立速刷團隊。這種速刷團隊行動明快且有明確目標,如「新商品開發計畫」、「新事業拓展計畫」、「成本削減計畫」或「組織風氣改善計畫」等。

不過,挑選團員時必須多加注意。

「為了改善組織風氣而成立計畫團隊,希望每個部門部長都成為團隊一員。」絕不能像這樣只看頭銜,就找對方加入。應以「誰最適合處理任務」作為挑選成員的標準。

首先,最重要的當然是領導者。選出領導者,決定目標之後,要做的就是拆解任務,同時召集可以處理那些任務的成員。重要的是確保團隊能達成目標。為此,必須讓那些能正確且迅速處理任務的成員執行必要的工作。

只要徹底做到這點並持續下去,成員便能不斷累積成功體驗,然後逐漸成長。

團隊有明確目標,就能讓成員不斷體驗到成功。
團隊有明確目標,就能讓成員不斷體驗到成功。 (來源:大是出版提供)

當他們每天都覺得今天比昨天順利時,自然會抱有明天比今天更好的期待。因為團隊能為成員帶來希望,所以成員對團隊的認同感(參與度)也會提高。

本文摘選自大是文化《速刷任務,把部屬的速度催出來

書籍簡介


《速刷任務,把部屬的速度催出來: 盯哪才做哪,能不做就先擺著,如此機靈的人才怎麼變身積極?盯任務,別盯他。》

作者: 橫山信弘
譯者: 羅淑慧
出版社:大是文化
出版日期:2024/02/26

作者簡介
橫山信弘(Yokoyama Nobuhiro)

現任日本知名企管顧問公司Attax Sales Associates董事長。

工作以「親自深入企業現場,絕對達成目標」為原則。12年間舉辦上千場的講座與研討會,傳達邏輯技術與方法。

為兩百多間企業,如NTT DOCOMO、軟銀、三得利等提供顧問服務,他自創的電子報「草創花傳」,在日本國內擁有超過四萬的讀者(以經營者、管理者居多)。

著有《購物氛圍的心理學》(大是文化出版)等書。

在本書披露的「速刷任務」,是作者在輔導眾多的企業中,用來有效提高產能的團隊管理方法。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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