商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
帳號頭像 帳號選單下拉箭頭
/
熱搜內容
現正閱讀
讓每一位員工都不瞎忙,一位美國鋼鐵總裁的必勝小卡
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存
至頂箭頭

管理 | 領導馭人

讓每一位員工都不瞎忙,一位美國鋼鐵總裁的必勝小卡

讓每一位員工都不瞎忙,一位美國鋼鐵總裁的必勝小卡
讓員工每天都列出隔天最重要的6件事,並優先做第一重要的事情,就能有效提升企業產值。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:羅凱揚、黃博駿
獨立觀點 2024.03.26
摘要
  1. 如何避免員工瞎忙做白工?
  2. 管理者可以要求員工每天列出「隔天6個最重要的工作」,並按照重要順序排列。
  3. 每天早上第一件事,就是將小卡拿出來,只做上面第一項最重要的事;直到完成為止,再做第二件事。

看完這篇,你將學會:

  1. 如何找出最重要的事情,並優先處理。
  2. 了解專注在重要任務上,對提升工作效率的影響。
  3. 如何運用簡單卻強大的方法,改善每日的工作計劃。

明明很忙,卻成效不彰,怎麼辦?

你可能常聽到一個情況:每個人都覺得自己在做的事情,對團隊來說很重要,也知道接下來應該要做什麼。但他們卻不確定這些事情,對主管來說重不重要。面對這種狀況,讓我們看看這位美國鋼鐵公司總裁是怎麼做的?

一堂價值2.5萬美元的經典方法

美國伯利恒鋼鐵公司(Bethlehem Steel)的總裁查爾斯・施瓦布(Charles Schwab),曾經向一位管理顧問艾維·李(Ivy Lee)請教提升績效的方法。

廣告

艾維告訴查爾斯,他10分鐘內就能提供一個方法,將查爾斯的公司業績提高50%。

艾維拿出一張小卡,請查爾斯在小卡上,寫下隔天要做的6個最重要的工作。接著,艾維請查爾斯在每件事情旁邊,寫下對於公司的重要性順序。

艾維說︰「這張小卡,就是我要給你的秘方。明天早上第一件事,就是將小卡拿出來,並只做上面第一項最重要的事,直到完成為止。然後,再用同樣辦法,做第2項、第3項,直到下班為止。如果當天無法做完所有的事,甚至只做完一件事,也請不用擔心,因為你總在做最重要的事。」

艾維接著又說︰「你從明天開始,試著每天都這樣做,直到你確認這方法真的有用,到時,再請你將支票寄給我,金額由你決定這個建議值多少。」

廣告

大約一個月之後,查爾斯寄了一張2.5萬美元的支票給艾維。

6個最重要的事法則

艾維建議每天列出隔日最重要的6件事,並按重要性順序排列。這種方法直觀且易於實施,還能顯著提升效率和成果。

  1. 每天早晨,優先完成列表上的第一件事,直至其完成。
  2. 按照列表順序逐一處理後續事項。
  3. 若未能完成全部事項,不必擔憂,因為你已投入精力於最關鍵的任務。

如何判斷什麼最重要?

提高工作成效,就是將時間花在「最重要的事情」上,但如何排出優先順序?這需要由主管來協助判斷。無論是業務單位或是行政部門,基層同仁每天的工作多屬例行性事務,但這些例行性事務的優先順序,應該隨著目標、環境做調整。

舉例來說,業務單位應在例行性事務中,不定期嘗試新的行銷工具。一經嘗試便可能發現,工作流程需要大幅改變。

如果是行政部門,可以定期汰除例行性工作中,看似重要卻無必要的項目,並優化現有的工作。

以上,都是確保員工總是在執行最優先工作的關鍵。

以下從「帶領團隊」以及「個人規劃」2個面向切入:

主管:讓下屬都知道目標方向

1.每日:開展5分鐘的早晨快速會議

  • 準備:每天列出隔天6個最重要的工作。
  • 執行:集合團隊,每人簡述今日的主要任務和需要哪些協助。
  • 互動:快速回應團隊成員的問題或擔憂,確保每個人都清楚今天的目標。

2.每週:周一進行30分鐘的規劃會議

  • 準備:回顧過去一週的成就和未完成的任務。
  • 執行:與團隊分享本週的目標和關鍵任務。
  • 分配:根據任務需求,適時調整成員的任務。

若你的團隊透過每周與每日的會議快速同步消息,則可以加速每次的進行時間。

個人規劃:讓每一天都更有成效

1.每日:下班前進行10分鐘的隔天計劃

  • 準備:下班前,拿出筆記本或生產力工具。
  • 列出:寫下第二天6個最重要的工作,並按照重要性排序。
  • 計畫:設定每項工作預計開始的時間和完成期限。

2. 週五花30分鐘,規劃下一週的重要工作

  • 回顧:先評估前一週有哪些計劃執行得好,哪些需要改進。
  • 規劃:根據個人目標,確定下週的重點工作和活動。
  • 聚焦:只需要列出6個最重要的工作,避免失焦。

當你養成習慣,每天都列出「明天6個最重要的工作」,就能避免自己瞎忙。

*本文獲「台灣高效能創新研究」授權轉載,原文:避免瞎忙!鋼鐵公司總裁流傳百年的經典策略

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

下滑箭頭 下滑載入更多報導 下滑箭頭
領導 主管 管理 工作 職場
獨立觀點
獨立觀點
編輯精選
展開箭頭

這是一個開放給所有商周讀者發聲的管道,如果你有意見想法不吐不快,歡迎大聲說出來!(來稿請寄至red_chen@bwnet.com.tw)

廣告
留言討論