讓每一位員工都不瞎忙，一位美國鋼鐵總裁的必勝小卡

看完這篇，你將學會：

1. 如何找出最重要的事情，並優先處理。
2. 了解專注在重要任務上，對提升工作效率的影響。
3. 如何運用簡單卻強大的方法，改善每日的工作計劃。

明明很忙，卻成效不彰，怎麼辦？

你可能常聽到一個情況：每個人都覺得自己在做的事情，對團隊來說很重要，也知道接下來應該要做什麼。但他們卻不確定這些事情，對主管來說重不重要。面對這種狀況，讓我們看看這位美國鋼鐵公司總裁是怎麼做的？

一堂價值2.5萬美元的經典方法

美國伯利恒鋼鐵公司（Bethlehem Steel）的總裁查爾斯・施瓦布（Charles Schwab），曾經向一位管理顧問艾維·李（Ivy Lee）請教提升績效的方法。

艾維告訴查爾斯，他10分鐘內就能提供一個方法，將查爾斯的公司業績提高50%。

艾維拿出一張小卡，請查爾斯在小卡上，寫下隔天要做的6個最重要的工作。接著，艾維請查爾斯在每件事情旁邊，寫下對於公司的重要性順序。

艾維說︰「這張小卡，就是我要給你的秘方。明天早上第一件事，就是將小卡拿出來，並只做上面第一項最重要的事，直到完成為止。然後，再用同樣辦法，做第2項、第3項，直到下班為止。如果當天無法做完所有的事，甚至只做完一件事，也請不用擔心，因為你總在做最重要的事。」

艾維接著又說︰「你從明天開始，試著每天都這樣做，直到你確認這方法真的有用，到時，再請你將支票寄給我，金額由你決定這個建議值多少。」

大約一個月之後，查爾斯寄了一張2.5萬美元的支票給艾維。

6個最重要的事法則

艾維建議每天列出隔日最重要的6件事，並按重要性順序排列。這種方法直觀且易於實施，還能顯著提升效率和成果。

1. 每天早晨，優先完成列表上的第一件事，直至其完成。
2. 按照列表順序逐一處理後續事項。
3. 若未能完成全部事項，不必擔憂，因為你已投入精力於最關鍵的任務。

如何判斷什麼最重要？

提高工作成效，就是將時間花在「最重要的事情」上，但如何排出優先順序？這需要由主管來協助判斷。無論是業務單位或是行政部門，基層同仁每天的工作多屬例行性事務，但這些例行性事務的優先順序，應該隨著目標、環境做調整。

舉例來說，業務單位應在例行性事務中，不定期嘗試新的行銷工具。一經嘗試便可能發現，工作流程需要大幅改變。

如果是行政部門，可以定期汰除例行性工作中，看似重要卻無必要的項目，並優化現有的工作。

以上，都是確保員工總是在執行最優先工作的關鍵。

以下從「帶領團隊」以及「個人規劃」2個面向切入：

主管：讓下屬都知道目標方向

1.每日：開展5分鐘的早晨快速會議

• 準備：每天列出隔天6個最重要的工作。
• 執行：集合團隊，每人簡述今日的主要任務和需要哪些協助。
• 互動：快速回應團隊成員的問題或擔憂，確保每個人都清楚今天的目標。

2.每週：周一進行30分鐘的規劃會議

• 準備：回顧過去一週的成就和未完成的任務。
• 執行：與團隊分享本週的目標和關鍵任務。
• 分配：根據任務需求，適時調整成員的任務。

若你的團隊透過每周與每日的會議快速同步消息，則可以加速每次的進行時間。

個人規劃：讓每一天都更有成效

1.每日：下班前進行10分鐘的隔天計劃

• 準備：下班前，拿出筆記本或生產力工具。
• 列出：寫下第二天6個最重要的工作，並按照重要性排序。
• 計畫：設定每項工作預計開始的時間和完成期限。

2. 週五花30分鐘，規劃下一週的重要工作

• 回顧：先評估前一週有哪些計劃執行得好，哪些需要改進。
• 規劃：根據個人目標，確定下週的重點工作和活動。
• 聚焦：只需要列出6個最重要的工作，避免失焦。

當你養成習慣，每天都列出「明天6個最重要的工作」，就能避免自己瞎忙。

＊本文獲「台灣高效能創新研究」授權轉載，原文：避免瞎忙！鋼鐵公司總裁流傳百年的經典策略

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤