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凝聚共識最高效的方法?正式會議前後必開的2場「會外會」,好處太多了
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凝聚共識最高效的方法?正式會議前後必開的2場「會外會」,好處太多了

凝聚共識最高效的方法?正式會議前後必開的2場「會外會」,好處太多了
無法讓人心甘情願接受的政策,通常是不會成功的。主管召開會外會,能有機會聽到更真實的意見,也能消弭同仁的抗拒。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:李河泉
摘要

1.許多主管會認為,施行公司政策只要開會宣達就好。但這樣的模式,通常只是用權力壓制住員工的情緒,可能形成更大的後遺症。

2.在大多數的正式會議上,同仁不太敢說出內心話。如果能在會議前先開一場「會前會」,讓同仁們有抒發的管道,才會讓同仁覺得被尊重。

3.主管在正式會議上也要觀察,有沒有同仁在會議過程中,表現出不接受或抗拒的樣子。在會議後,主管最好再和這些同仁開「會後會」,以了解原因。

在某大企業上課的過程,有主管提問:「國外許多大公司,都有開會外會的習慣,這樣做的目的是什麼?」

接著又問:「這樣會不會更浪費時間?或讓同仁覺得公司在『摸頭或施壓』?」 

我回答道:「許多做法的出發點沒有不好,只是許多人沒有做好!」其實這些企業開會外會的出發點,主要是希望會議能有效率,但若讓同仁覺得被摸頭或施壓,就失去原本的良好用意。

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想要讓會議有效,必須善用「會外會」

許多主管會認為,如果要宣布公司政策,只要「開個會解決就好了」。這樣的解決模式,通常都是用權力壓制。大多數主管沒有注意到的是,表面上以為解決的事,其實在會議結束後或私下,都可能形成更大的後遺症。

無法讓人心甘情願接受的政策,通常是不會成功的。上面覺得公布了就沒事,同仁也覺得在會議後做做樣子就好,淪為上下交相賊的狀況。

比較好的做法是,主管召開會外會,至少有機會聽到更真實的意見,也消弭同仁的抗拒。

所謂的會外會,是在正式會議前後的會,包含「會前會」和「會後會」。

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開一場「會前會」,讓同仁說出真心話

在正式開會前,主管找比較有想法的同仁,先進行溝通。但許多人會把它解讀成施壓或是摸頭,主要是太多主管錯用方法。

大多數在正式會議上,同仁常常不敢說出內心話。如果能在會議前先溝通,讓同仁們先有抒發的管道,才會讓同仁覺得被尊重。如果可以,聽完員工的心聲後,別急著安撫或打壓,設法營造「同仁至少願意說」及「主管願意有回應」的正向氛圍。 

主管可以將同仁的想法,分成「有道理的建議」和「有情緒的反彈」。

1.有道理的建議

對於公司政策,同仁的想法也許很有建設性,只是過去不敢說。主管如果覺得同仁說的有道理、也有幫助,可以根據正式會議的主題,在彈性範圍內協助同仁提出想法。不管行不行,至少表現出擔當。

2.有情緒的反彈

對於會議主題,難免會有反彈的同仁,主管要學會不用傳統的打壓方式。因為如今的社會,靠打壓也沒用。會前會最大的好處之一,就是營造私下環境,讓同仁小小發洩。畢竟紓解情緒,總比累積在正式會議中爆發要好。

此時,主管只要關心和傾聽,不必打斷和多解釋。很多時候,同仁需要的只是「懂他和陪伴」。

進行正式會議時,專注於重點、不天馬行空

進行會前會之後,主管比較能掌握狀況,這時候再來開正式會,不但不浪費時間,還能節省「想到就開會,卻造成反彈」的時間成本。進行正式會議討論問題時,有2個重點:

1.訂出框架和底線

開會時應該讓同仁暢所欲言,只是主管也擔心同仁天馬行空,會逾越討論的底線,造成無法收拾的場面。在正式會議之前,主管可以訂出開會的框架和底線。框架不至於讓你對公司難交代,也可以讓同仁暢所欲言,交換彼此的想法。

例如,公司高層的政策是,「目前9月,公司規定10~12月,要做到1000萬元業績」。

萬一同仁有強烈的意見,主管開會的時候可以先溝通:「這樣吧,我知道1000萬是個很困難的事情,我提供大家2個思考點。做不到1000萬,如果把目標訂在900萬~950萬之間,大家覺得是不是好一點?如果覺得有好一些,我就盡量爭取。假如大家願意拚一下、把目標訂在1000萬,我來跟上級爭取,讓做到1000萬的獎金更多。」

用上面的「框架和底線」,讓大家有討論的範圍和參考值,也不會造成討論結果讓主管無法對公司交代。

2.少說多聽,讓同仁暢所欲言

企業會議淪為無效會議的原因,很常是因為主管話說太多,卻聽太少。大家都知道會議的目的是為了宣達和溝通,如果只有宣達、主管口沫橫飛的講出一堆想法,就失去讓同仁有回應的機會了。

或者是,即便讓同仁有回應的空間,主管也立刻否定或打壓。久而久之,企業的會議就淪為一言堂,只是過去的一言堂還會表面接受、勉強去做,現在更容易直接反對、私下也不當一回事。

善用「會後會」,更凝聚共識

若能依照上述的方式開會,有機會降低同仁對政策的抗拒。但是主管仍要觀察,有沒有同仁在會議的過程中,表現出不接受或抗拒的樣子。

所謂的會後會,就是在會議之後,主管和「在會議中表現出抗拒」的同仁面談,了解原因。

做法可以和會前會類似,主管千萬不要擔心花太多時間。因為所有過程,目的都是為了要「磨合團隊組織」並「凝聚更多共識」,讓主管對帶領部門,越來越得心應手。

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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台灣跨世代溝通千萬首席講師
博客來、誠品雙榜冠軍《別逼貓啃狗骨頭》作者
商周CEO學院《經營三學》王牌引導教練
台積電、鴻海、IBM、賓士、三星、SONY、華碩、中國五大銀行、台灣十六家金控指定金牌講師
澤鈺智庫總經理

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