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怕現在不交代就忘記?下班聯絡下屬,3種方式讓你不變壞主管
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怕現在不交代就忘記?下班聯絡下屬,3種方式讓你不變壞主管

怕現在不交代就忘記?下班聯絡下屬,3種方式讓你不變壞主管
忙碌的主管,往往只能趁著下班後、假期間,才有餘裕靜下來思考。過程中若需要聯繫同事,擔心打擾對方休息;等上班時間再說,又怕自己一忙就忘了。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:陳麗卿
好形象卿鬆學 2023.08.16
摘要

1.身為主管,到底能不能在非上班時間傳訊息給員工?這個問題的答案,很看每個團隊平日的合作默契,主管得讓員工清楚自己的行事原則。

2.下班時間傳訊息給下屬,但事情不急著處理時,應在訊息開頭寫出「上班時間再處理即可」,接著再交代公事。

3.若主管已知將面臨特殊狀況,未來可能需要在下班時打電話給下屬、需要請對方立即處理,應先提前預告。

你曾經在下班時接到主管的LINE訊息嗎?或者反過來問:你曾經在下班時間傳LINE交辦公事嗎?

老闆到底該不該在下班時間傳訊息給員工?這個問題在我的課程中,經常激起熱烈討論。

我發現,大部分主管都很人性化,他們希望同仁們運用下班、週末時經營家庭關係、經營私人生活。然而,忙碌的他們,卻也面臨著兩難:自己公務繁忙,往往只能趁著入夜、拂曉或者周末,才有餘裕靜下來思考。而在過程中,若需要聯繫同事,他們總是在打好訊息、按下送出之前,懸著手指思忖著:該現在就把訊息傳出,或等上班時再交代?

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立即傳訊,擔心打擾對方休息;等上班時間再說,又怕自己一忙起來就忘了,或耽誤了。

身為領導者,到底能不能在非上班時間傳訊息給員工?這個問題的答案,端看每個團隊平日建立起的合作默契。建議主管們,要讓員工明瞭你的行事原則。例如,明白的告訴大家:若沒有特別重要的事情,主管不會在下班時間打擾你,但萬一真的跟你聯繫,那就表示是十萬火急、需要你的協助。

此外,有些工作的特質,需要員工在下班時間保持待命,遇到緊急任務時也需要隨時返回崗位;職務特性使然,下班聯繫自然就不在話下。然而,若你需要聯繫的員工職務並不屬於此類,則可以採用以下的做法: 

1.開頭言明「上班處理」

在下班時間收到主管的訊息,員工心中浮現的想法通常是:「我需要現在處理嗎?我應該要回覆,或是假裝沒收到?如果不處理,主管會怎麼評價我?」

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接著,還要依據事情的輕重、主管的性格等因素,揣測是否要立即處理。如此一來一往之間,造成個人心力耗損、休息品質下降,也可能進一步讓雙方之間產生尷尬、不信任的感覺,為未來的相處合作埋下隱憂。

身為主管,最完善的做法是:在訊息開頭就明確寫出「上班時間再處理即可」,接著再交代公事。假使真的需要立即處理,也要明確寫出「緊急事件,需要你的支援」。給出的指令越簡單明瞭,對方就越不需要花費時間心力「揣摩上意」,對雙方而言都是利多。

2.事先預告

當你面臨某些特殊狀況,「預告」是有其必要的。例如,假設你周末要加班趕一個專案,其中有些資訊可能會需要某位同事支援。這時,可以事前跟對方說明、預告:「抱歉,我這周末要趕案子給客戶,若遇到卡住的地方,萬不得已可能會打電話給你。」

想像兩個情況:一是你在毫無準備時接到交辦工作的電話;二是你在有預期的狀況之下,接到相同的電話。後者因為心中早有準備,接起電話時的反應力、專注力與效率,必然比前者高出許多。

3.善用E-mail

現在越來越多人有通訊軟體的「紅點症」:只要看到LINE跳出訊息,或是手機APP圖示上出現紅點,不點開閱讀就會焦慮不已。

我們無法預期對方是否有紅點症,但若你在下班時間傳訊只是為了避免忘記,而非緊急事項,那麼,比起LINE等即時通訊軟體,不妨改用E-mail吧!比起LINE訊息,在下班時間收到E-mail造成的心理壓力相對低,且E-mail比LINE更能將細節羅列清楚,算是一種較中庸的聯繫方式,可斟酌使用。

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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CEO魅力領導教練 陳麗卿

「假如你的實力有100分,其中『被看見』的有幾分?」

陳麗卿是【Perfect Image陳麗卿形象管理學院】創辦人,商周CEO學院【魅力領導學】課程教練,創造一系列科學化、系統化的形象教學體系,知名課程【衣Q寶典】幫助上萬名職場工作者打造成功形象,進而展現實力、贏得先機。

至今已引領團隊協助上千家企業整合員工形象,如台灣高鐵、LEXUS凌志、國泰世華銀行、宏達電子、中國美的集團等, 2004年獲中國婦聯頒發【中國百名傑出女企業家】。

著有《成功禮儀》、《女人,妳的名字叫美麗》、《男人,展現你的成功有型》、《穿對更成功》、《衣櫥減法》、《衣櫥加法》、《魅力領導學》等20餘本形象管理專業書籍,是亞洲形象管理界著作最豐的作家。

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