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開會已經苦口婆心,要執行卻沒人想做⋯5訣竅開出下屬「有感」的會議
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開會已經苦口婆心,要執行卻沒人想做⋯5訣竅開出下屬「有感」的會議

開會已經苦口婆心,要執行卻沒人想做⋯5訣竅開出下屬「有感」的會議
會議是團隊前進的必要成本,但面對年輕人,主管常常面臨講半天,年輕人不專心、沒感覺、達成不了共識的困境。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:李河泉
摘要

1.會議是公司前進的必要成本,但面對年輕人,主管常常會面臨講半天底下卻沒感覺、達成不了共識、年輕人不專心的困境。

2.如果會議中,公司有要宣達的政策,盡可能不要在會議一開始就直接執行,不妨先進行解凍,等大家的接受度提高再進行。

3.最有效的會議,是開會時輕鬆、開完後讓大家想去做;要達成這樣的效果,就要增加彼此互動、激勵同仁前進。

在飯店上課的午餐時間,原本一起吃飯的謝副總突然離席,直到快上課才回來。

我禮貌性的關懷,卻引發副總大吐苦水:「老師不好意思,這年頭什麼樣的狀況都有!剛剛有兩個年輕同仁想離職,原因竟然是每天開會很無聊!」 

副總接著說:「由於疫情過後業績盯得緊,我要求各部門主管至少每兩天和底下開一次會,除了交代業績,也了解底下的狀況。沒想到業績還沒達成,人就走了好幾個!」

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飯也沒吃的副總,氣色似乎更憔悴了,他很苦惱的問我:「開會就是開會,我實在沒有辦法叫他們不要開會,但有沒有什麼訣竅可以幫助會議輕鬆一點?」

和年輕人開會的3大態樣

每家公司花在會議的時間上很多,雖然會議是公司前進的必要成本,但面對目前的年輕人,主管常常會面臨以下「和新世代開會」的態樣:

1.主管講半天,底下沒感覺。
2.開了再多會,還是沒共識。
3.同仁不專心,主管易走心。

在討論有沒有讓開會更有效果的方法前,我想先提醒所有主管一件事:難道開會就只有交代工作的功能而已嗎?

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開會常常被忽視的「進階功能」

很多人認為開會的功能,只有公告公司的政策和目標,其實好的會議可以有更多附加功能。只有基本功能的會議,和有進階功能的會議,舉例如下:

1.基本功能:宣告公司政策、強化團隊了解。

2.進階功能:增加彼此互動、激勵同仁前進。只有加上進階功能,開會才不會浪費大家的時間。 

開會輕鬆,下屬也願意執行的5個小撇步

1.會議開始時先解凍

會議如果開在早晨或一天準備結束時,大家的腦子不完全清醒,若直接開會通常效果不好,專注度也無法提升。

這時要想辦法讓同仁的腦袋解凍。解凍的方式有很多,可以由主席講個笑話、喊個公司規定的口號或晨操(如果有規定)。另外,還有一種「新鮮事分享」的方法,步驟如下:

(1)請每位同仁分享60秒「新鮮事」。
(2)舉出什麼是你遇到的「新鮮事」:包括最近看了一本書、吃過的餐廳、聽到一個笑話、學到了一個新知識,只要覺得夠新鮮都可以分享。
(3)結束後可以請A同仁,分享B同仁的新鮮事,增進對彼此的了解。

2.不同主持人輪值

會議幾乎都有主持人,可惜大多數的會議主持人,都由主管擔任,好處是整齊一致,壞處是毫無變化。

傳統的主管開會,過程多半規規矩矩,把上面交代的事情轉達,然後問大家有沒有問題?就結束了。

如果會議有不同人輪值當主持人,有以下好處:

.讓同仁有新鮮感和變化。
.訓練同仁重視公司的事情。
.讓同仁嘗試當主管感覺。

3.工作目標宣導

任何會議都還是有某些目的要完成,如果公司有要宣達的公文、政策的指示、目標的發布,都應該在會議中進行。但是盡可能不要在會議一開始就直接執行,不妨先進行解凍,等大家的接受度提高時再進行。

4.開放工作目標給團隊參與討論

任何工作目標想要達成,除了宣達以外,更重要的是,如何讓同仁願意心甘情願的執行目標。建議依照下列幾個步驟執行:

(1)先宣布公司目標的概況。
(2)請大家討論「想要怎麼達成目標」?
(3)盡可能讓同仁參與,提出做法。
(4)主管只要負責引導,訂出框架即可。
(5)主管避免直接干預,只要提醒拉回主題就好。
(6)讓同仁自行討論出「如何可以完成」的共識。

5.隱惡揚善的激勵

無論如何,在會議結束前,都要有讓同仁「開完會後,願意全力前進的激勵效果」,才是一個有效而成功的會議。

所以建議在會議結束前,別忘了:

.提醒最近表現不太好的「行為」。
.表揚最近表現比較好的「同仁」。

請記得,如果要激勵同仁,表現不好的地方請私下提醒,表現不錯的同仁請公開讚賞,才會有最佳的激勵效果。

最有效率的會議,就是大家開完會願意執行的會議

企業會議無所不開,想要讓會議確實有效,請務必達成「增加彼此互動、激勵同仁前進」的進階功能。最有效的會議,就是開會時輕鬆,開完後讓大家想去做的會議。

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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台灣跨世代溝通千萬首席講師
博客來、誠品雙榜冠軍《別逼貓啃狗骨頭》作者
商周CEO學院《經營三學》王牌引導教練
台積電、鴻海、IBM、賓士、三星、SONY、華碩、中國五大銀行、台灣十六家金控指定金牌講師
澤鈺智庫總經理

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