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一封好的離職信,怎麼寫?

一封好的離職信,怎麼寫?
商周集團執行長郭奕伶
商周集團執行長郭奕伶 (攝影者:張家毓)
撰文者:商周集團執行長 郭奕伶
郭奕伶專欄 2023.05.29

從擔任管理職開始,「收離職信」就成為日常,那種「被下屬fire」的感覺,不管職位再高,心情難免波動,尤其表現優異的同仁離職,更是不捨。

在種種離職的姿態中,我看到的是,好聚好散,也是一種能力。離去時的背影,往往更能看見一個人的真實面貌。

想漂亮下台,在主管心中留下從一而終的好印象,離職信怎麼下筆,甚是關鍵。

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看過無數封離職信,我認為,「一封好的離職信」具備以下元素:

一、切中主題並表達感謝的信件主旨

  • 「部門_姓名_離職信」
  • 「部門_姓名_X年X月X日離職通知」
  • 「部門_姓名_離職信_告別職涯中最深刻的一段」

幫主管直接、清楚掌握溝通重點,是撰寫信件主旨的首要原則。離職信的主旨該打開天窗說亮話,「XXX有事稟告」、「耽誤您幾分鐘看信」都屬NG寫法,太過拐彎抹角,反而令人摸不著頭緒,容易忽視信件的急迫性、重要性,也不利歸檔管理。

此外,若能在信件主旨下一句對這份工作的正面評價,那是再好不過,幾乎決定你將以什麼姿態被記得。

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有一封離職信讓我印象深刻,「姓名_離職信_告別職涯中最深刻的一段」,從這位同仁的字裡行間,看見他對公司的感謝,這讓我感受到彼此不負相遇的機緣,也期待未來山水有相逢。

二、交接安排有條理而細膩

  • 「依照勞基法/公司規定,以此信於十四天前提出離職申請。我將任職至2023年6月1日。」
  • 「在我任職的最後兩周內,將盡力讓手邊工作告一段落,並將各專案的工作進度整理成交接總表,跟同仁詳細說明。」

寫清楚你規劃的最後工作日,以及在這之前,預計如何交接工作項目。交接給誰?將用什麼方式交接?召開會議,還是個別口頭說明?將用哪種交接檔案格式...?

如果不清楚自己的工作要交給誰,也可以在信件中提出看法,請主管定奪、給予建議。
「交接」,可說是離職過程中,最重要的環節。

這個動作是否確實,映照出一個人對工作、對同事,甚至是對客戶的尊重、同理心與責任感。同時,也讓主管明白,你已認真思考過,而非逞一時之快走人。

我曾看過有人把交接事項做成井井有條的ppt,跟平時做研究報告一樣的嚴謹而紮實,相關的參考資訊一應俱全,這讓我對此人的評分又提高了一個位階。

如果一個人可以在離去時,都如此負責,那此人絕對可以託付重任。

三、最後一刻相遇,我們只談喜悅

  • 「我將從XX畢業,加入這個大家庭近三年,心中盡是感激。」
  • 「經過深思熟慮,我想停下腳步,陪陪家人,重整工作能量。」
  • 「謝謝公司的信任與包容,在這裡發生過的一切,都將成為我的人生養分。」

離職原因不外乎生涯規劃、家庭等,縱使無法百分之百誠實告知緣由,記得給主管一個「分手的理由」,別讓對方覺得莫名其妙、出現錯誤聯想。保持禮貌、理性溝通,別帶情緒字眼,才能讓彼此好聚好散。

同時,別忘了附上你對公司、同事的感謝,給予團隊正面回饋,有緣共事,就別忘了共同打拚過的勝利。讓主管看見你的收穫與成長,也是對自己最好的口碑行銷。

「最後一刻相遇,我們只談喜悅。」這是最好的分手姿態。

四、互相祝福並保持聯絡

  • 「祝福大家一切都好,若想與我聯繫,可以加我line。」
  • 「如有需要,我願意在離開後幫助解決任何問題。」
  • 「希望保持聯繫,讓我們在未來任何領域有機會再次合作。」

在離職信最後,留下你的聯絡方式,一面替自己保留人脈,一面讓主管放心,如果接手的同事有事相求,還找得到你。一個小動作,就能強化你主動負責的形象。

最後,別忘了為曾經並肩走過的路,給予一句祝福,或留下開放空間,表示「希望未來還有機會一起工作」,如果有天公司有好位置、新機會,主管就可能想起你。

好好說再見,再多不愉快、不甘心,都請先放一邊。當下一間公司需要reference check,你可能還需要前公司幫忙說好話,何必為了出一口氣,把場面搞僵?

一封好的離職信,可以看出一個人的氣度與格局,要留下令人懷念的背影,還是尷尬、錯愕的罵名,都取決於一念之間。

當然,做為主管,也該有接受被fire的氣度。彼此祝福,就是一段關係最好的禮物。

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