商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱搜內容
現正閱讀
跨部門、跨職級溝通,常有「雞同鴨講」之感?對齊認知的3個聰明方法
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存

管理 | 領導馭人

跨部門、跨職級溝通,常有「雞同鴨講」之感?對齊認知的3個聰明方法

溝通時,想讓別人聽懂的企圖心,比能讓別人聽懂的能力更重要。 (來源:Dreamstime)
撰文者:賴婷婷
管理好書解讀 2022.06.29
摘要

1.溝通是一門學問,再單純的資訊,每個人還是會依據自己的思考習慣或自身利益去做解讀。

2.為了掌握溝通對象對訊息的理解程度,可以借助以下3個方法:釐清、核對、統整。

我在顧問公司當中階主管時,有一個很重要的職責是要分派新進專案,以及在某個人離職後,把專案轉派給合適的人選。這個任務既敏感又吃力不討好,但因為是職責所在,且我自認尚算公平正直,處理起來倒也沒發生太多爭議。

有一次,某個重要專案的負責人離職,我便在當時的2個小主管中指派了A接手,除了因為A手上的產能較有空間,我也想讓A透過該專案來增加歷練,這對A個人或團隊競爭力而言,都會是一種加分。

我在業務會議上提出我的分派,殊不知,這引起了小主管B的情緒反彈,會後他馬上找我質問:「妳為什麼不指派給我?」

廣告

我說:「我希望你專注把Y客戶處理好,那對團隊也是很重要的。」

小主管B說:「是因為妳比較喜歡A吧。」

搶先看
一支登月錶跟Apple Watch爭寵!拆解Swatch聯名創舉

我心中一把火瞬間冒上來:「這跟喜不喜歡有什麼關係?」

小主管B說:「我還差多少業績就能達標了,妳為什麼沒有幫我想一想?」

廣告

那一刻,我猛然驚覺,我覺得什麼或說了什麼並不重要,「他人收到什麼」比較重要。就算是再單純的資訊,每個人還是會依據自己的思考習慣或自身利益去做出解讀。這再次提醒了我,人與人的溝通真是一門很複雜的學問。我提醒自己,進行敏感或重要資訊的傳遞時,絕對要更細膩地處理,也要記得把人的元素放進去,不能只依賴資訊與邏輯做出所有判斷。

多提問,才能掌握別人聽到了什麼。提問時保持真誠與好奇,別偽裝,因為你的包裝式提問,每個人都聽得出來。

很多時候,上位者會有意識或無意識地將「指令」包裝為「溝通」,他心中可能已經想推進某件事,但他會召開會議詢問大家:「我想聽聽你們的意見,我會尊重你們。」然而,當大家表達完真實意見,若不是上位者心中的預設答案,通常免不了一番大發雷霆,最後還是要大家聽他的。「言行一致」在溝通時格外重要,你想的等於你說的,你說的等於你做的,才能種下良好溝通的種子。

此外,有情緒不等於情緒化。有情緒與情緒化,都是對當下情境的直接或真誠的反應。一個人不可能沒有情緒,只是你不習慣去正視或說出你的情緒罷了;但情緒化則是指你失去主導權,讓情緒控制了你,導致你說出你不想說的話、做出你不想做的事。

我自己的性格很急躁,剛當管理者時,常會10句話併成3句話說,結果是事後得回頭滅火或擦屁股,活生生用自己寶貴的時間去驗證「欲速則不達」的真理。

我認識的一位女性前輩,擔任過AC尼爾森市場研究公司的亞太區高階主管、三創生活的副總等職務,她頭腦清晰、精明幹練、精通英法語、穿著有型得體,是我很崇拜的一位偶像。我有幸見識過她運用不慍不火的高超溝通力,去推進一個又一個的困難專案,讓360度的合作夥伴都對她的想法與做法埋單。

關鍵就在於,她總是帶著一定要與對方達成共識的強大企圖心出發,而她也相信只要不放棄,就絕對能達成共識,即便是必須經過多次往返溝通。她給我的建議是:「別急,快速(fast)不等於匆促(rush)。人一急就顧不得口氣,容易詞不達意,引發不必要的聯想或誤會,事後得花更多時間處理,得不償失。」

為了掌握溝通對象對你所說的話的理解程度,以下分享3個提問技巧:

(一)釐清

提問重點:針對「模糊點」進行釐清,確保雙方對於要點的認知與定義一致。

提問舉例:對於我提到的○○,你的理解是什麼?可以跟我分享你的定義嗎?

(二)核對

提問重點:針對「關鍵想法與核心事實」進行核對,確保雙方掌握的資訊程度同步。

提問舉例:我聽到○○,這對你來說是最重要的,是嗎?

(三)統整

提問重點:針對內容繁雜或歷時較長的對話進行「共識總結」。

提問舉例:可以麻煩您歸納我們剛才的討論,做出總結嗎?

想讓別人聽懂的企圖心,比能讓別人聽懂的能力更重要。賈伯斯的產品再強,也得大費周章的排練再排練,才能在產品發表會上精準傳達出他想讓市場認識的產品。沒有人是你肚裡的蛔蟲,話不說不明,重點不是你講得多清楚,而是別人聽得多明白。

書籍簡介


複利領導:簡單的事重複做,就會有力量

作者: 賴婷婷

出版社:時報出版

出版日期:2022/05/31

作者簡介

賴婷婷 Tracy

文藝社社長,法文系女子,不懂育兒理論,卻養出快樂症的孩子。工作不是在幫客戶服務,而是在為朋友設想。不用走原先以為的那條路,還是可以走成百大經理人。人生下半場,想持續為自己創造精彩,也陪他人看見不同的風景。

現職領導力教練、組織發展顧問,協助系統性育成領導梯隊、組織效能再建構。擔任多家知名企業的領導力教練,如鮮乳坊、cama café、KKday等。領導過包含12個不同國籍成員的團隊,主導或參與的跨國企業診斷與重整專案逾200件,一對一顧問與教練超過1萬人次。

獲頒《經理人月刊》年度MVP經理人獎項。曾任富錦樹文創集團執行長、HRnetOne台灣區總經理暨首席顧問、亞洲價值資本人資長。擁有國際教練聯盟(ICF)資深教練認證(PCC)、美國Coach U. CCLP(Trainer-The-Trainer)教練學授證課程引導師、美國神經語言程式學大學(NLPU)高階引導師認證、美國馬歇爾葛史密斯機構(Marshall Goldsmith)GLA360全球領導力評鑑認證解讀師認證。

賴婷婷官網:coach-tracy.com 


責任編輯:李頤欣
核稿編輯:易佳蓉

下滑載入更多報導
帶人 溝通 提問 共識 資訊同步
管理好書解讀
商業周刊編輯部

你沒時間看的書,我們幫你提煉精華。
從組織用人、經營策略、數位轉型、財務/商業思維、創新趨勢,商業周刊編輯團隊從每一本厚重的商管書籍中,精華摘錄2~3道管理疑難,解決經理人的管理痛點。

廣告
留言討論