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想鼓勵部屬,卻讓對方「壓力山大」!好意關心,為何會走味?
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想鼓勵部屬,卻讓對方「壓力山大」!好意關心,為何會走味?

要展開「建設性對話」,最重要的溝通訊息是:我們是站在同一邊的。 (來源:Dreamstime)
撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2022.05.16
摘要

1.有建設性的對話,立基於雙方的正向回饋。一旦沒有注意溝通細節,就容易變成宣洩焦慮、傷害對方。

2.先表達感謝,認同對方的努力,再讓對方知道:你們是站在一起的,你們會一起突破目前的瓶頸。

「我不愛講好聽話」、「我這人就喜歡直話直說」,加上這樣的開場白,就希望對方原諒自己的心直口快,聽進自己的意見。真的有用嗎?

一個公關公司的總經理,在忙完一連串案子和出差行程後,想好好找一下情如姐妹的工作夥伴來聊聊。那是業務部總監,她最親密的工作閨蜜。總經理很想慰勞業務總監,幸好有她接一堆案子回來養公司,這家小公司才能在疫情中度過。

但時間不巧,小會議室都有人用了,只好約了一個大會議室,總經理和總監對坐在偌大空間裡,本來要談心,那畫面卻像國際談判。兩人對話時,總經理還沒聽清楚實務,就急著插話;還沒了解狀況,就急著給建議。總監說了好幾句「可是、可是、不是這樣……」,但卻沒有一個好機會細細說明。

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1小時會議時間到了,2人都有接續的會議要參加,只好草草收尾。走出會議室時,雙方都覺得,這好像不是一場有建設性的會議。

總經理本想鼓勵總監,想幫點忙,但她回想,自己說的最多的話,好像都在糾正對方。「你部門的問題就在接案子沒有挑,老挑一些不會賺錢的案子,這個要改!選擇比努力重要。」「我們那麼熟了,我就直話直說。你這樣做鐵定行不通,像上次那個案子沒拿到,你不也是用這一套嗎?客人根本不埋單,難怪這次會提案失敗。」「我講話比較直,或許不好聽,但這些業務方向的問題要改一改,不然怎麼可能做得起來?策略要走在前面,眼光要放遠。」

結果,這位總監回家後,一直在想總經理的指教與評論,突然間完美主義上身,感到十分自責:是不是自己不夠好?進步不夠快?不夠聰明的話,我努力好像也沒有用⋯⋯總經理約這場會議的立意很好,結果卻不好,為什麼呢?

1份檢查清單,正向回饋關鍵

《脆弱的力量》提到,如果跟對方溝通時,並不是試圖宣洩自己焦慮的情緒、也不是故意想傷害對方,而是想建立積極意見反饋,讓事情往好的方向進展,那麼,這10項是你開口前務必要留意的「檢查清單」:

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1.我準備好坐在你的旁邊,而不是坐在你的對面。
2.我願意把問題放在我們面前,而不是我們中間。
3.我準備好傾聽、提問、接受我可能還沒完全理解的議題。
4.我想肯定你做得好的部分,而不是挑你的錯誤。
5.我肯定你的優點,找出你如何運用那些優點來因應挑戰。
6.我可以在不羞辱你或責怪你的情況下要求你負責。
7.我願意為我自己負責。
8.我真心感謝你的努力,而不批評你的失敗。
9.我可以談論解決這些挑戰會如何促進你的成長和機會。
10.我可以示範我希望你也能做到的脆弱和開放。

書中有各種示範語句,但是我建議大家看完以上10點後,也可以寫出自己的那一個,再開口溝通。有時候,講不出來反而很難落實,試著用自己的意思表達,會比較自然。

書上的示範語句是這樣:「謝謝你的貢獻,你讓情況有了進展。這件事阻礙了你的成長,我想我們可以一起解決,你對進步有什麼看法?你覺得我面對問題時扮演什麼角色?我能做哪些改變來支持你?」

在語句的練習上,別忘了把握重點:先表達感謝,認同對方的努力,讓對方知道你們是站在一起的,而你們這次的談話目的,是為了一起突破目前的瓶頸。用好的語句開啟對話,再加上溝通前的10個提醒,會讓我們和對方享受一場有建設性的對話。

溝通一向是為了讓事情變得更好、造就我們身邊的人成功、讓一切都往更好的地方前進,如果不想在溝通中留下傷痕,你和我都需要更多練習。

責任編輯:李頤欣
核稿編輯:易佳蓉

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黃昭瑛專欄
黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

作者: 黃昭瑛
出版社:時報出版
出版日期:2022/2/22

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