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年輕員工,太累會離職?主管「萬事自己扛」,流動率更高

主管把工作全攬來自己做,對於降低流動率,一點幫助都沒有。 (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2022.04.28
摘要

1.擔心團隊成員工作量太大、負擔太重,選擇離職,因此把工作全攬來自己做。這樣做,只會讓主管自己忙到分身乏術,對於降低流動率,一點幫助都沒有。

2.工作權責沒有下放給團隊成員,會讓對方感到沒有成長空間、沒發展性,因此選擇離開。

3.調整工作量,除了主管個人的心態調適,也可以嘗試以下2個方法:製作「工作小時清單」、不斷提問「工作能不能簡化」。

身為企業講師那麼多年,深深覺得講課跟輔導不太一樣,尤其是跟企業的連結。上課非常單純,只要了解企業的期待,規劃課程內容,課程結束就結束了。但輔導就完全不一樣,企業輔導是陪伴企業走一段變革的路,短則1年,長者超過5年。

這陣子在輔導企業時,有一位人資主管問我:

公司有一位年資已20多年的部門主管,人非常和善,只是每天都相當忙碌,甚至會在假日加班。基於關心,人資主管找了這位主管好多次,聊工作狀況。

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這位主管說,他真的很忙,有很多需要專業技能的工作,部屬都不是很懂,他只好自己攬起來做。他也說,部門的工程師非常年輕,很害怕他們會因工作量太大而離職,尤其現在工程師難找。他又說,把工作交辦給部門同仁,他害怕同仁做得不夠好,無法交付他要的產出,想了一想,決定還是自己來做。

人資主管觀察,儘管這位主管很會為同仁考量,但部門流動率卻很高。他好奇,主管已經把工作都攬來自己做了,流動率還是那麼高,那倒不如直接把工作指派出去,自己還不會那麼累,不是嗎?到底問題出在哪呢?這讓我想起,當年我在台積電的2個小故事。

一、製作「工作小時清單」

當年我在生產製造部門,連同主管,部門只有5位同仁。大家都很忙,尤其月底,為了趕出貨量,那幾天會更忙碌。

那時的我們,總感覺工作一個月比一個月多,客戶的需求量越來越多,公司內部採買了新機器,而大主管對於生產管理也有一些想法,常有突發奇想的專案需要執行。但部門也就5個人,怎麼算都覺得人力不夠。

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有一次,我們打算向上爭取人力,協助分攤工作負荷。大主管就問了我們:所以,這個部門的每一位工程師,每天到底在做哪些事?我們說很忙,到底忙在哪裡?大主管要求每個人都去記錄,從上班到下班,每小時的工作內容。

雖然心裡有些不開心,但是我們還是去做了。我們把這份清單稱為「工作小時清單」,這份清單紀錄一陣子後,我們就發現:有些我們習以為常的工作,其實有很多改善的空間。

舉例,每個工程師每天大概會收到超過200封信,有些信件可能不是我們要處理的,但我們卻會一封一封進去看,因此每個人每天都花費很多時間看信。

發現這個情況後,我們開始討論,先把這些信件做分類,結果發現,80%信件都跟生產製造有關。因此,我們建立了一個部門群組信箱,只要跟生產製造相關信件,就必須寄到這個群組信箱。接著,我們安排一位助理幫忙過濾信件,只要他能回覆的,就由他來回覆,如果需要工程師回覆,再由助理轉寄信件給相關工程師。看信的時間大幅降低,我們因此能夠去執行大老闆要求的專案。

也正是因為這樣的調查,我們更清楚同事之間都在做哪些事,主管也更能協助大家提升工作效率,進行工作輪調與分配。舉例來說,主管在看這份調查清單時,發現一份工作報表,我需要花1.5小時的時間製作。他當時馬上向IT部門同事開需求單,要求對方寫一個程式,讓我們可以一鍵抓出資料、生成報表。有了IT同事支援,同樣的任務,只要3分鐘就能做完。

主管告訴我們,每個人都有盲點,既然要改善工作太忙的狀況,就要清楚表列工作狀況,看看有沒有更聰明的方式可以採用。我們第一次做,間隔2周,之後是每半年做1次。每一次進行這樣的調查,都很有成效。大家雖然依舊很忙,但忙得更有價值了,與先前的哀鴻遍野大不相同。

二、不斷提問:工作可不可以簡化?

公司主管常會要求我們,在例行性工作之外,每年都要有進步或創新的突破。不斷地對我們提問:工作可不可以簡化?

當時,我申請輪調到品質管理系統部門,這個部門的工作,大多會在每年年度先安排好,如:品質系統稽核工作,內部的5S競賽專案等等。其中,品質系統稽核工作讓我印象非常深刻。想像一下,如果外部稽核單位來作例行性稽核,需要花2天時間,那5個品質稽核系統,公司就需要10天來接受外部稽核。而每次稽核,我們都要準備非常多資料,工作量著實不小。

後來,我發現每一次品質系統稽核的項目,其實都差不多。我們就想,能不能發展「多合一」的品質系統稽核模式,讓外部稽核機構一齊來稽核。這個方法,縮減了每年超過30%工作日,也讓原本負責例行性外部稽核工作的同仁,不再有那麼多重工。

當年,主管就是這樣不斷在每次開會時,用「大家想想看,工作可不可以簡化?」刺激我們想出各種可能性,再去嘗試與調整,越來越好、越順暢越簡化,工作上也越來越有成就感。

身為管理者,一定要了解同仁在做哪些事,並適度的權責分工。不斷刺激同仁,才會有更多改善跟創新的思維。後來,針對這位忙得無法分身的主管,我也給出了幾點建議:

1. 嘗試去做主管與團隊同仁的「工作小時清單」Review,每2週1輪,每輪結束時,由個別組員5分鐘向大家報告。
2. 不斷在團隊中提問「工作可不可以簡化」,刺激團隊同仁。
3. 每個單位都可以加入1位助理,同時思考:哪些工作派給助理,可以提高團隊效率。
4. 安排團隊同仁與向上1階的主管對談,團隊主管本人不用參與。
5. 請公司資深主管(非該主管的直轄主管)從旁協助該位主管下放工作。可以直接請他列席工作會議在旁觀察,事後針對關於工作下放給予一些回饋與指導。
6. 對上層主管的報告,可以由團隊同仁直接負責對上報告,團隊主管從旁協助。下放給同仁,能讓他成長,沒抗壓性的同仁確實會走;但沒有下放,不讓他成長,同仁感到無聊沒發展性,也會離開。

如果你是每天都非常忙碌的主管,也希望以上的這2個小故事與分享,能提供給你一些啟發。

責任編輯:李頤欣
核稿編輯:易佳蓉

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彭建文專欄
彭建文

前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課

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