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臨時請假、多人同時休假,可能變「破窗效應」!主管該怎麼預防?
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臨時請假、多人同時休假,可能變「破窗效應」!主管該怎麼預防?

臨時請假、多人同時休假,可能變「破窗效應」!主管該怎麼預防?
臨時請假、多人同時休假,可能變「破窗效應」!主管該怎麼預防? (來源:Dreamstime)
撰文者:李河泉
摘要

1.請假、休假是工作者的權益,但同仁臨時請假或者同時多人休假,也確實會造成團隊運作的困擾。

2.企業發現,臨時請休假、同時多人請休假的情況較以往更為頻繁;原因和新世代追求工作生活平衡、對工作的認同轉變有關。

3.面對無預警請休假的狀況,主管要及早處理、避免破窗效應,除了適度關心頻繁、無預警請假的同仁外,也可以召集團隊成員協調請假規範共識。

在某個企業上課的過程中,人資長向我請教有關「年輕同仁突然臨時請假或休假」的困擾。剛問出這個問題的時候,人資長有點不好意思,他說:「老師,我們知道請假是同仁的權利。我說的是同仁無預警的臨時請假,而且同一天不只一個人,這樣的確會是一個困擾。」

我能體會人資長的困擾,高階主管或許沒多大感受,但是中基層主管已經開始面臨這個問題……同仁頻繁無預警的請假或集體休假,該如何解決?

一、形成背景

1.新世代追求工作和生活平衡

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對於新世代來說,工作不會是生活的全部。適時地放鬆是合理的,追求工作和生活的平衡是應該的。加上請假和休假本來就是自己的權利,從大學時期,學校就相當尊重同學的自主性,也讓年輕人的出席有彈性。

進入職場之後,壓力更大、狀況更多,碰到某些原因,決定今天不上班,臨時請假或休假的機會也越來越頻繁。

2.對工作的認同有所轉變

老一輩相當重視工作的責任感,主要原因是以前的好工作難找,看到好企業便會緊抓不放,也不願意因為自己的失誤或不足造成公司的困擾。

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新一代來自優渥的環境,可選擇的企業和工作多,對於工作的責任感和壓力承受度相對低。很容易認為能做多少就做多少,做不好也應該有其他人協助我處理。

二、主管先不要這樣說

「你們這些年輕人怎麼都那麼沒有責任感?」

「休假不是不行,不能先說嗎?」

「請假前為什麼不先把工作交接好?這樣會造成大家困擾。」

三、如何解決

本文想討論的內容,不是不讓同仁休請假,而是同仁頻繁的請假,要進一步探究背後原因,如果真有其他狀況,當然該尊重。然而若請休假的原因,是因為對工作的不熟悉、或對工作難題出現抗拒反應,主管就有協助解決的必要。

1.避免無預警請休假的「破窗效應」

請假或休假是同仁的合法權利,但許多企業發現,好幾個同仁同時請假的影響,竟然比想像中大。同仁依法請假當然應該核准,但是要留意,請假造成的人力缺口和工作不均,會不會造成其他同仁的不滿或者爭相效仿?

這邊特別提醒主管,不要認為這是小事,一旦形成「會吵的有糖吃,乖乖工作的人倒楣」的氛圍,就會出現接二連三的集體請假,甚至不打電話只用Line報備的狀況,主管就會越來越難處理。

2.無預警頻繁請假的同仁,主管要適度關心

依照企業的產業特性和工作內容,建議主管不妨設定一個可容許的參考值,例如同一天請假的人數不得超過總人數的1/5。舉例來說,如果每個月甚至每周有好幾天,有1/5的同仁在同一天請假,就可能必須訂出一個請假標準,避免影響公司運作或者客戶權益。

面對無預警請休假次數過於頻繁的同仁,或者部門內類似的狀況增加、甚至互相影響時,主管要關心請假次數過多的同仁,並和同仁討論出請假的規範。這裡指的是真的關心,而不是批評式的施壓,同仁請假次數過多,必定有原因。或許是家庭或身心的個人問題,或許是壓力或負荷的工作問題,主管都有義務關心,甚至出手協助。

3.召集同仁,討論大家都接受的請假共識

當團隊出現「因為請假造成的人力不足」,可以由主管決定發布執行請假相關規範。但更好的方法是「讓同仁共同參與討論的過程」。所有的同事都是部門的利害關係人,因為請假造成的缺口,大家都可能受到影響,有同仁共同討論是最好的。

A.召開部門會議,說明目前狀況已經影響正常運行

主管不妨召開部門會議,先說明目前同仁請假造成的缺口問題,以及對部門的實際影響。主管要先劃下底限,告訴大家能夠接受的最糟情況。也要列出彼此的利害關係,過多的人請休假會造成更多的困擾,甚至影響部門運作和客戶權益。建立這樣的前提,更能讓大家形成共識。

B.請、休假的協調方式,交由大家討論形成共識

主管決定當然OK,但是部門主管的對策,常常會遭到同仁質疑,畢竟主管的想法只有單一層面,不如集體討論來得完整而周延。不如讓大家思考如何共同解決,找出大家都能接受的對策。

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責任編輯:易佳蓉
核稿編輯:鍾守沂

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台灣跨世代溝通千萬首席講師
博客來、誠品雙榜冠軍《別逼貓啃狗骨頭》作者
商周CEO學院《經營三學》王牌引導教練
台積電、鴻海、IBM、賓士、三星、SONY、華碩、中國五大銀行、台灣十六家金控指定金牌講師
澤鈺智庫總經理

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