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好好說話》給主管們:那個每天吆喝著吃午飯的人⋯務必對他多留心

主管可以從午休吃飯、會議空檔等非正式溝通場景,找出「葡萄節員工」。 (來源:Dreamstime)
撰文者:李頤欣 整理
好好說話 2021.10.29
摘要

1.組織的非正式溝通網絡錯縱複雜,不像正式結構有著垂直/平行線,相互交錯的溝通結構,被稱為「葡萄藤」。

2.整串葡萄藤中,必定會有幾個「葡萄節」。葡萄節員工,相當於多管溝通匯集地,是檯面下的意見領袖,能夠影響主管的指令能否有效執行。

3.作為主管,與葡萄節員工維持關係相當必要。本文彙整了找出此類員工、與其維繫關係的兩個方法。

前幾個月,疫情升溫,小林也升了主管。面對新職位,他起先很興奮,但隨著時間慢慢過去,「我是不是不適合當主管」的念頭,越來越常出現。

這兩個月,他感覺自己越來越叫不動團隊,任務派下去,同仁總要拖個半天,讓他一直催、一直催,才姍姍來遲。他也感覺大家心裡有話,常常低聲私語、眼神來去,而他總是團隊裡最後才知道事情的人。唉⋯⋯怎麼辦才好?

組織裡的「葡萄節」

組織內部的非正式溝通網絡,對新上任主管尤其重要。中午吃飯閒聊、公司活動交流、下班後的聚會,這些非正式管道,往往不是公司內部正式的垂直/平行線,卻是管理者快速完成工作、獲得情報的重要管道。而這種相互交錯、錯縱複雜的溝通網絡,又被稱為「葡萄藤」。

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一串葡萄藤中,必定會有幾個網絡重要交匯處,也就是「葡萄節」。作為新任主管,小林最該做的,就是盡快辨識組織中的「葡萄節員工」。所謂「葡萄節」,通常是組織裡的重要意見領袖。他的想法,會影響其他員工的想法;他的指令,會立刻獲得其他人的回應。簡單來說,這個葡萄節,相當程度上能夠影響主管的指令是否會被有效執行。

若主管本人,沒有成為組織中的「葡萄節」,就必須和這位重要人士維持密切良好的關係。因為你需要有人告訴你:團隊現在發生了哪些事。

葡萄節相當於團隊聲音。若主管管理不當,整串葡萄藤就會變成內部謠言的管道。團隊人心浮動,指令就無法有效執行。你要大家開會,人總會湊不齊;而就會湊齊開了會,你問有沒有問題,只會得到一片沈默。

你可以這樣做

1.找出葡萄節員工

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要找出葡萄節員工不難,只要觀察非正式溝通場景,就能看出一些端倪:中午午休,第一個起身吆喝大家吃飯的人是誰?開會討論時,哪些人發言,會得到最多同仁的關注?

2.落實「報、連、相」制度

找出葡萄節後,不用過度注意他,也不必太在意他的言行。而是要建立「可靠可親」的形象,維持合宜距離,讓同仁知道,只要有困難,主管會幫忙。

而若遇到特別棘手的葡萄節,做起事心不甘情不願,有事也不回報,建議主管建立定期「報、連、相」制度(指報告、聯絡、相談)。

舉例來說,利用晨會或下班前的時間,請對方簡短報告工作進展,鼓勵他累積客觀努力,同時適度給出正面回應,累積兩人之間的信賴值。

*本文經整理參考自「敏敏校長的管理學」、《主管的教科書》(商周出版)

核稿編輯:林易萱

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