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「業餘主管」和「專業主管」,兩者差在哪?一個情境題判斷

(來源:Dreamstime)
撰文者:林宜璟
管理好書解讀 2021.09.27
摘要

1.當主管和喝咖啡一樣,分「業餘」、「專業」兩種。遇到狀況,專業者會運用腦中架構,進行分析;業餘的人,腦袋只有模糊形容詞。

2.本文以「部屬績效不好」為情境,提供一個分析架構:無知、無能、無願。精準給出回饋,採取對策。

我喜歡咖啡,但是不懂咖啡。我喝完咖啡之後,通常只有好喝和不好喝這種弱弱的形容詞。這叫做業餘。

我有個朋友是咖啡達人。他買豆、烘豆,賣豆、賣咖啡,跟著他,你能喝到真正好喝的咖啡。但你跟他喝咖啡很累。因為他喝咖啡有程序,有步驟。先聞、再含、再吞,最後品。然後喝完一口後,能夠講個5分鐘,從豆子的品種、產地、烘焙的方式,還有⋯⋯(以下略去1000個字)。這叫做專業。

專業和業餘的當然差很多。但是有一個根本的差異在於,專業的人,腦袋裡有一個解析的架構。讓他知道碰到一個情況時,可以從什麼角度解構,然後分析。相反地,業餘的人腦袋裡就只有模糊的形容詞。

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所以當部屬執行任務出了問題的時候,業餘的主管就只會給一堆形容詞。比方說:「你不夠用心啊!」「要認真學習,虛心求教啊!」或是講一些如果寫成逐字稿,可以直接在Line上面當長輩文發,不痛不癢的話。

但是專業的主管看到部屬的工作表現不如預期時,他腦袋有架構。透過這個架構,他可以精準的找出探討原因的方向,同時能夠精準的給出有效回饋,以採取精準的管理對策。對!重點就在於精準。有架構,才會精準。

所以這篇文章就是談當部屬績效不好的時候,我們可以用什麼架構去分析。

分析部屬績效的架構:知、能、願

再往下談之前先問大家一個問題:如果今天老婆想要一枚鑽戒,但是老公一直沒有買給她,原因是什麼呢?請在這裡停一下,大家想個5秒鐘。其實原因不外乎3個。

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第一個叫做無能,也就是沒錢,買不起。

第二個原因是無願。老公可能覺得鑽石不過是顆石頭,喜歡鑽石的都是被行銷手法給愚弄了。或者是更殘酷的是,他有錢,但沒打算把錢花在老婆身上(說不定買給別人了,哭哭!)。

第三個原因是無知。就是老公根本不知道老婆想要鑽戒。這老公既有錢又超愛老婆,但是如果老婆不說,只是在心裡想,老公永遠不會知道,老婆即使已經有了10枚鑽戒,但還想要第11枚。

同理可證。部屬沒有把工作做好跟老公沒買鑽戒給老婆一樣,原因不外乎無知、無能、無願三個其中的至少一個。當然,本題可複選。以下我們就以這個架構來分析部屬績效不好的可能原因。

無知:「什麼」和「為什麼」

無知可以分成不知道「什麼」,以及不知道「為什麼」。

先說不知道「什麼」。如果主管跟部屬說:「你這報告寫得不好,下次要好好寫,知道嗎?」這種情況之下,部屬的反應通常就是點頭稱是,然後告退。問題是,部屬真的知道報告寫成什麼樣子才叫做好嗎?

主管指派任務必須具體明確,也就是一份報告要以何種格式呈現,具備什麼內容才叫好,並且最好還給個範本,還要有完成時間。這樣這個任務才算交代清楚。

再說「為什麼」。如果公司用人用的只是人的手腳,不需要同仁臨場反應,必要時在第一時間做最好的決策,那就不用告訴同仁「為什麼」,因為他們只要照著SOP做就好。但如果管理的對象是「知識工作者」,那告訴同仁為什麼就非常重要了。因為我們用的是他們的頭腦,他們的決策能力。而要做好的決策,了解任務的「為什麼」,也就是真正的策略目的,就非常重要了。

結束這段之前,要說一句重話:部屬無知,一定是主管的錯。把任務交代清楚,是主管最基本的責任。而偏偏很多主管,連這一點都沒做好。所謂「問題常在前三排,關鍵還在主席臺」啊!

無能:「能力」和「條件」

當我們說一個人「無能為力」的時候,這個「能」其實包含了兩個意思。一個是「能力」,一個是「條件」。能力是內在的,條件是外在的。

以前面那名要交報告的部屬為例。如果他寫不出來是因為他不懂格式,或抓不到重點,所以不會寫,那缺的就是能力。但是如果他報告寫不出來是因為其他單位不給他寫這份報告所需要的資料,那他缺的則是條件。

缺能力的話主管要加強教育訓練。但如果是缺乏條件,那主管就要運用他的職權和影響力,協助部屬去「喬」出所需要的資源了。當部屬面臨的困境是缺乏資源,但主管不去幫忙喬,卻只是一味要部屬反求諸己,提升自己的能力,那當然只會惹人厭而已。

無願:「動機」和「信心」

仔細分析會發現,做一件事情的意願高低,其實決定於「動機」和「信心」相乘的結果。動機是指,部屬完成一個任務之後,所得到的回報是不是他想要的。信心則是他對完成這個任務,把握度有多高。

舉例來說,如果小明家裡很不缺錢,來公司上班只是給爸媽交代,順便交朋友,要的就是輕鬆度日,準時下班。
但是主管卻跟他說:「小明啊!如果你這次能夠完成這個高難度的專案,我們就給你5000元的專案獎金。」 5000塊錢在小明這個富二代的眼中可能只是他一頓飯錢,根本不放在眼裡。所以他當然就沒有意願要好好完成這個任務了。這是缺動機。

但是如果對象是特別愛錢的小華,你告訴他完成這個專案之後要給他5000塊錢的特別獎金。但是小華評估之後,發現這個專案根本是個坑,他能夠達到公司設定目標的機率非常低,那他也不會想要認真做好這件事情。這是缺信心。

所以當部屬沒有意願的時候,要深入了解是這個任務帶來的成果他不喜歡,或者是他對完成這個任務的把握度太低。

喝咖啡業餘沒關係,當主管業餘慘兮兮

各位主管,下次再看到部屬績效不好的時候,請不要再像我喝咖啡一樣任性而不專業,只說得出「好喝」「難喝」這種低水準的評論了。相反的,從「知」「能」「願」三個角度去深入了解、分析部屬的狀況,並提出有效的管理對策,才是一位主管該做的。

書籍簡介


等人提拔,不如自己拿梯子往上爬:該懂卻沒人教,在企業裡成功向上的三眉角

作者: 林宜璟

出版社:蔚藍文化

出版日期:2021/09/03

作者簡介

林宜璟

臺灣大學商學研究所企管碩士,交通大學機械工程學系學士,現任宇一企管公司總經理。高階營運主管的歷練,使他以更宏觀的角度,剖析企業的行為及策略,能為輔導的企業與學員帶來啟發與銳變。尤其擅長在業務、管理、溝通各領域,教企業人如何掌握眉角,成功往上。

具備工程的邏輯思考背景以及管理所著重的綜覽全局,無論傳統產業或尖端領域,總能發揮專業,改善問題,提昇質量。他認為自己一直很幸運,在人生重大轉折總有人提點,讓他作出無悔的選擇。「我口傳我信,我信我口傳」是向來秉持的信念,以這樣的信念出發,希望那別人曾給予他的,讓他深深受益的正向改變,能夠傳續,生生不息。當人們想振翅高飛時,他願是那翼下之風!

臉書粉絲頁:www.facebook.com/jeffrey.lin.einzig


責任編輯:李頤欣

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