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管理 | 領導馭人

別不分輕重!除了老闆客戶,還有哪些是你必須管理的「利害關係人」

其實,接班、升遷不單純只看工作能力,也挑戰是否懂「人和」。 (來源:dreamstime)
撰文者:謝佩如
管理知識內參 2021.08.04
摘要

1.利害關係人,顧名思義就是和公司營運、個人職涯有利害關係的人,他們的決策、行為、想法都可能造成舉足輕重的影響。

2.在專案、產品管理,乃至於個人升遷等,其實都和「人」脫不了關係。痛失晉升機會,有時並非能力問題,而是除了主管、同事,影響升遷的可能有這「六種人」。

3.我們不妨用7個問題,檢視自己的「利害關係人管理敏銳度」,並可將利害關係人分成4個群體,依照不同權重去管理他們。

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什麼是「利害關係人管理」?(Stakeholder Management)

利害關係人,顧名思義就是和公司營運、個人職涯有利害關係的人,他們的決策、行為、想法都可能造成舉足輕重的影響。

以專案經理來說,他們的利害關係人可能是老闆、上游供應商、下游廠商、終端客戶、其他部門的主管或同仁,他們都可能影響你手中負責的專案進行。

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因此,個人和管理者都必須對「利害關係人」有所了解,並管理它。由於利害關係人會帶來的風險有正面也有負面,我們需要辨識哪些利害關係人提供了機會,而潛在的威脅可能在哪裡。

「利害關係人管理」給管理者的啟示

在專案、產品管理,乃至於個人升遷等大小事,其實都和「人」脫不了關係。

Andy在公司工作能力極佳,有一天執行長告訴他:我們已經決定下一任執行長人選,就是你!但目前還沒正式宣佈,先口頭和你說一聲。

Andy因此興高采烈走出會議室,相信自己升官是遲早的事。然而,過一陣子終於等到高層宣布升官人選當天,結果坐上大位的人,竟然不是Andy!

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原來,Andy痛失晉升機會,是因為他沒有處理好和關鍵「利害關係人」的關係。除了主管、同事,影響他接班的有「六種人」:

1.現任執行長(直屬主管、高層主管)

高層的心意改變,或是你在最終公佈前的行為、表現也可能動搖主管的決定。即使主管曾經暗示會晉升你,也不代表就是掛保證。

2.其他部門同仁

沒有同仁的支持,也很難得到最高職位。高層、董事會和其他利害關係人會密切注意,是否有任何跡象顯示同事並不支持你。

3.直屬部屬

直屬部下對你領導方式的評語,是高層預測你未來能否領導公司最好的指標。

4.客戶

如果公司的關鍵客戶占公司營業額很大比重,客戶意見就可能是你能否晉升的關鍵因素。

5.分析師、媒體

如果分析師認為候選人過去曾誤導他們,那位候選人可能永遠都無法洗刷這個汙名。

例如,該候選人曾經誇大市佔率目標,把預測數字提供給分析師。分析師接著轉告財經媒體這些預測,但最後,該部門不但未能達成目標數字,而且差距頗大。

這麼一來,分析師對部門負責人的信任毀於一旦,媒體也可能大肆報導該公司經營不彰。

6.股東以及董事會成員

股東也可能會左右人選,在公司面臨困境、股價下跌時,更是如此。他們能積極發揮股東功能,對董事會施壓,左右人選。

其實,接班、升遷不全然是理性的程序,不單純只是看你工作能力,也挑戰你是否懂「人和」。

投入心力和時間和各方相關人士建立關係,不僅會讓你變成更好的領導人,也會讓你變成更好的人。不管你有沒有當上執行長,這對你個人和公司都有好處。

「利害關係人管理」有哪些實例?

Step1. 檢視自己的「利害關係人管理敏銳度」

沃頓商學院教授費民(Freeman)提出,利害關係人分析主要須處理以下面向,我們不妨用這7個問題,檢視自己的「利害關係人管理敏銳度」:

📌誰是公司/你個人目前的利害關係人?我知道哪些人會影響我的工作嗎?

📌每一個利害關係人分別怎樣影響公司/你個人?

📌公司/我又怎樣影響每一個利害關係人?

📌公司/我對利害關係人的需求掌握度高嗎?他們最重視的分別是什麼?

📌我對公司內的政治狀態敏感度高嗎?

📌我知道目前公司內目前最重要的事情是什麼嗎?

📌我清楚我在公司內擁有正式與非正式的權限有哪些?

Step2.利用樹狀圖列出「利害關係人」

假如你是一位專案經理,我們在擬定專案的工作細項後,必須開始去思考這些事項分別與誰有關。在列出各關係人時,可採用樹狀圖的方式,層層列出可能影響專案進行的有哪些人。

Step3. 維護與利害關係人的關係

針對不同的群體,採取不同的管理方法。我們可以將利害關係人分成4個群體,以婚禮規劃師的工作來舉例,分別為:

1.利益高、權力高:採取密切管理,盡力去滿足他們,如新人、新人雙方父母、婚禮主持人等。

2.利益高、權力低:他們與專案的進行非常密切,應採取隨時告知的策略,如策劃成員、髮型化妝師等。

3.利益低、權力高:了解他們所在意的,隨時令其滿意,不要讓他們在背後捅專案一刀,如當地警察、雙方親友等。

4.利益低、權力低:採取監督的策略,應花最少的力氣在該群體上,如現場燈光、音效師、迎賓接待者。

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