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部屬覺得自己「大材小用」,主管該怎麼引導他「把小事做出價值」?

(來源:Dreamstime)
撰文者:李河泉
摘要

1.新進的同仁抱怨工作無聊或是覺得工作內容是小事,作者歸結出兩個原因:同仁有更遠大的抱負,不想只做小事;工作內容無聊,也沒有人告訴他意義是什麼。

2.解決前述兩點,作者認為主管須循循善誘引導同仁,除了說明工作內容對於整體的影響培養大局觀之外,也要塑造良好的工作環境、淡化工作的乏味,並協助同仁找到自己的「工作定位」。

3.與其責備命令,更恰當的應對方式是溝通、交流,給予協助。

某家國際相當知名的企業,高階主管張副總透過朋友介紹來找我。一個小時的會談當中,張副總提到了目前公司最兩大狀況,就是新進的同仁「抱怨手上的工作很無聊」或是「抱怨這些小事情為什麼要身為碩士的他們來進行?」以下,就是我分析給張副總的內容:

首先,這段話通常有兩種可能:1、我不是來公司做小事的,我有自己的企圖心和抱負。2、現在的工作看起來就很無聊,也沒人告訴我到底為什麼要做這件事情。那麼,該怎麼解決呢?

1、我不是來公司做小事的,我有自己的企圖心和抱負

形成背景:為什麼年輕人不喜歡做小事?

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每個人生下來不會立即挑事情大小,都是受到後天的影響。新世代從小就被賦予高度的尊重和自主權,「把你們的書念好就好」會讓他們錯認為其他的事情都是小事。在他們的心中,小事情不重要,做得再好也不會被注意。只有他們「覺得有趣而且能夠吸引目光」的事,才是值得做的大事。

社群網路的興起,「能夠被注意到」才是王道:無論是Facebook、Instagram、Twitter、YouTube這些社群平台,幾乎都以「追逐點擊率」和「高曝光度」為重心,自然讓新世代覺得「能被看見」才是重點,對於做起來看不見的小事,他們自然興趣缺缺。

主管先不要:

許多部門主管只要聽到這種反應,都會立即加以斥責,認為不做小事就是不切實際、好高騖遠。其實每個工作都有其背後的意義,只是公司這麼多年下來,從來沒有人去告訴新進人員「這個工作項目究竟有什麼意義?」

解決手法:

傳承並闡明這份工作真正的意義和價值:主管最清楚每個瑣碎的工作,背後真正的涵義和價值,請記得在新人進來部門的出席,千萬別急著要求他「做熟工作並且立刻上手」,而是應該「闡明這份工作的意義和價值」,讓同仁先接受之後,才會心甘情願放手去做。

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給他們建議「如何把小事做大」的機會:當主管讓年輕人知道這份工作的意義之後,不妨用腦力激盪的方式,讓年輕人有提出「如何把小事做大」、「做完小事之後如何被看見」建議的機會,聽聽他們的想法,一方面疏導情緒,二方面如果有好的優化想法,不妨可以試著調整。

2、現在的工作看起來就很無聊,也沒人告訴我到底為什麼要做這件事情?

形成背景:

新世代是超級怕無聊單調的影音世代:傳統世代從小玩的是積木和紙棋牌,雖然單調,卻學會了等待和思考。新世代玩的是目不暇給的電動玩具,雖然生動變化大,卻欠缺了耐性和深度。眾多聲光色彩的刺激,使得年輕世代不擅長等待和忍耐,對於單調枯燥的事情很快就失去興趣。

新世代是專注力下降,容易分心離職的世代:老一輩的世代必須專心在工作上,即使不喜歡,因為沒有太多的選擇只能乖乖待著。年輕世代不是沒有專注力,而是有其他太多令人分心的好玩事情引誘著他們。工作內容如果單調枯燥無聊,由於可選擇性太多,他們會毫不猶豫地離職轉向他處,即使不上班,在家裡成立自媒體也可能有不錯的收入。

主管先不要:

傳統主管是從無聊熬出來的,看到年輕世代不願意等待和忍耐,就會忍不住先生氣和否定,反而造成溝通的衝突,讓年輕世代更加毅然決然地離去。避免直接說:「工作本來就是無聊的,你連這個都不能忍受嗎?」或是「覺得無聊你就離開呀,反正公司不缺這樣的人!」

解決手法:

運用團隊氛圍,淡化工作的無聊和瑣碎:

  1. 職場新人內心是脆弱的,年輕世代進入新環境,需要關懷和協助。主管不妨營造團隊的氛圍,讓新人進來的時候覺得有前輩的照顧,也有buddy的關懷,有事沒事一句「還好嗎?」、「今天如何?」都能夠有效協助心情,不要瀕臨到谷底才開始挽回。
  2. 如果擔心工作越單調無聊的部門,主管應該提供一些「有趣的活動輔助」,讓同仁在工作之餘,參雜一些有變化或是活潑的團隊互動,比如適度活動的「team building」訓練,或是一般工作當中「小天使、小主人」的內容,平常覺得無聊的活動,反而幫助工作增添色彩。
  3. 主管甚至可以鼓勵同仁,在工作之餘組隊去參加外部的一些活動和競賽,例如地區性的球賽,桌遊或漆彈的競賽,如果拿到好成績,會更鼓舞大家的士氣,形成互助合作,「一起幹大事」的團隊情感。

製造「有話就說」的部門文化,承認工作重要但是難免無聊,歡迎大家一起想辦法:

  1. 可以鼓勵他們說出無聊的地方,與其覺得無聊,不妨鼓勵他們提出「解決無聊」的做法,或是如何改善工作流程。
  2. 可以考慮改成遊戲化的管理方式,如同很多電動玩具,每一關的玩法都很單調,就是要重複破關,但是中間會有一些小鼓勵或驚喜,吸引大家繼續玩的興趣,過程雖然無聊,但是將小驚喜夾雜在無聊和單調當中作為調劑。

讓同仁了解無聊瑣碎的工作,在創造價值後可以分得到的報酬,做好自我的「工作定位」:

  1. 有些高科技的產業,某些工作流程瑣碎而無聊,可是整體創造的價值卻以千百億計算。也正因如此,所以提供的薪資和報酬,就比一般的企業要多很多。許多優秀的學子因為高報酬而進入高科技產業卻很快就放棄,主要的原因就在於「只想要高報酬,但是不想要無聊」。
  2. 最好的方法是在這些新鮮人面試時先闡明,因為在面試的時候無論講什麼,面試者都比較容易有心理準備願意接受。並且在進來報到時再次說明,避免雙方熟悉工作之後成本付出太大。
  3. 在企業分工精細的同時,這樣的情形別讓新人進來才感受,盡可能事先說明,「願者參與」才是重點,避免讓新人進來有受騙的感覺,再經過社群的傳布反而造成更大的誤會。

聊天的結尾,張副總語重心長的說,老師提醒了我們,由於公司已經成為世界級的標竿,主管們已經習慣業績導向「一個口令、一個動作」的做法,很難放下身段,幾乎完全不會注意「年輕同仁真正的想法」。

他會將這些內容帶回去,也請我協助變成教育訓練的課程,我笑了笑,變成課程不困難,主管們願意真的調整心態,才是最大的關鍵。

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責任編輯:易佳蓉

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李河泉跨世代溝通學院
李河泉

台灣跨世代溝通千萬首席講師
博客來、誠品雙榜冠軍《別逼貓啃狗骨頭》作者
商周CEO學院《經營三學》王牌引導教練
台積電、鴻海、IBM、賓士、三星、SONY、華碩、中國五大銀行、台灣十六家金控指定金牌講師
澤鈺智庫總經理

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