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導入OKR,需要線上軟體系統嗎?英特爾的做法是...

(來源: Dreamstime)
撰文者:王怡淳(Chris)
摘要

1.當團隊成員不多、公司規模小,即使OKR沒有上系統供大家即時查詢,成員們仍可用郵件和電話溝通,影響不大。但對大型公司來說,一個專案參與者可能多達百人,沒有系統支援將耗費過多成本在查詢和對焦。

2.OKR沒上系統,也會帶來訊息不公開透明、流通不夠即時全面的可能性,會造成團隊溝通和跨部門協作的障礙。

3.導入系統與否,關鍵不在「時間點」,而在領導者是否真正掌握了OKR的心法和技法。

2020年疫情,將線上辦公、線上會議的應用,推向一波高峰,卻也同時加大了企業對於OKR線上軟體系統的需求。過去6個月,我分別和台灣與中國大陸的3家提供績效管理軟體的系統廠商交流,他們希望我從OKR落地實踐的視角,對系統功能提出建議 。

OKR的導入,需要IT系統支持嗎?回答問題前,我們先理解OKR落地實踐,必要的3大精髓與4大策略。

3大精髓:這是OKR實施成敗的關鍵點,也是OKR的心法。

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第一、由下而上:意指藉由調整團隊運作制度與流程,觸發員工的內在動機,期望達到公司、部門與個人目標的連結契合,並讓員工能自發性的接受挑戰。

第二、公開透明:意指對組織內部,公開公司、部門及個人的目標、進度與結果。

第三、少就是多:意指目標設定的數量最好不超過3個。

4大策略:是在3大精髓建立完成的基礎上,所執行的策略;這也是OKR的技法。

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第一、設定視野目標:以由下而上的方式訂立具有影響力的挑戰目標。

第二、連結部門協作:在信息公開透明的環境下,進行跨部門合作。

第三、建立當責團隊:亦即打造具有紀律,並以由下而上的思考模式所運作的團隊。其運作內容包括定期review(回顧)與update(更新)目標進度。

第四、強化反饋機制:以正面引導反饋的方法,建立上下級及跨部門的主動對話機制。

這些心法和技法的建立與實施,是否需要IT系統的輔助?有沒有系統的支持,團隊運行的效率,差別在哪?

舉個例子。若OKR沒上系統,每次團隊會議,大家必須從自己的筆記、郵件或是文書檔案裡,調出資料討論。若在會議前想知道特定事項的最新進度,只能寫mail或打電話給負責人。

若是10到20人的團隊,這麼做除了有點耗時,可能沒其他特別的不方便。但如果是100人的團隊,一季設定一次OKR,一年至少有1千筆紀錄,查起來非常耗費時間資源。

此外,若OKR沒上系統,造成訊息不公開透明、流通不夠即時全面,會造成團隊溝通和跨部門協作的障礙,對組織形成一個動態積極的戰鬥體有不利影響。這樣的OKR,只做了一半。

英特爾的OKR做法,是要求全部員工將OKR訊息上傳到系統。英特爾非常注重review機制,主管使用系統來了解團隊成員的工作全貌。系統還設有關鍵字搜尋功能,可以更有效率獲取訊息。

所以,若企業規模較小,團隊訊息交流相對地公開、及時和順暢,使用OKR系統與否,差別不大。但OKR的運作,有系統的支持,絕對是有優勢的。

但重點來了!是否一開始導入OKR,就需要系統支持?導入OKR的第一階段,重視的是目標設定的品質,亦即目標的戰略價值;它強調上下級目標的聚焦契合,以及目標達成所產生的影響力。在這階段,要團隊從「任務導向」轉換成「價值導向」的思考模式。就這部分,系統能提供的,是以結構性方式呈現公司-部門-個人的OKR內容,讓團隊成員對於大家的OKR能一目瞭然。然而,目標是否具有價值,跟使用系統與否,沒一點關係。

目標設定後,接下來是目標執行階段。許多系統提供的功能之一,是呈現O與KR達成,必須執行的工作任務列表與相關進度。我認為這個功能設計是否需要,見仁見智。原因之一是工作任務完成了,O與KR不一定就能達成。所以,這個功能是否需要,與團隊管理的要求,和成員的業務經驗有關。

隨著愈來愈多企業開始OKR和敏捷團隊的導入,系統的功能設計,有整合這兩個課題的趨勢。在使用這種混成系統之前,我們必須了解:OKR是目標戰略價值導向,屬於上游階段。敏捷團隊的概念是專案管理、工作執行導向,屬於下游階段。這兩者可融合一體,但孰先孰後,企業推動者必須清楚順序。

真正的OKR導入,是先將團隊慣有的任務思維轉化為價值思維。然而這過程需要耐心,歷時較久,稍不堅持貫徹,團隊又回到原先的思考模式。因此,在使用系統時,如果你關注的角度是工作任務內容多於目標品質的形成過程,那有可能只學得OKR的技法,沒掌握心法。OKR導入的成功關鍵:先心法,後技法與工法 。若順序顛倒了,很有可能你以為做的是OKR,事實上還是KPI。

*作者Facebook連結

責任編輯:林易萱

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軟體 英特爾 OKR
王怡淳(Chris)專欄
王怡淳

曾任Intel亞太區/中國區戰略合作總監,現任企業顧問,在組織變革、領導視野、策略管理等方面,擁有多年實務經驗。非人資培訓背景,長期接觸產品和市場營銷等一線業務歷練。OKR實施和導入經驗超過15年,是能將團隊實踐OKR經驗,轉化導入策略和步驟落地的顧問。

曾於中國大陸、台灣、亞太地區、美國、澳洲等地工作。任職Intel 期間,打造超過1000家的戰略合作夥伴生態,並帶領團隊在移動互聯網、物聯網領域與阿里巴巴、亞馬遜、華為等企業進行戰略合作。

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