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主管們,你的「人好」要有底線!省時省力的管理槓桿術,4個角度看懂

(來源:Dreamstime)
撰文者:游舒帆(Gipi)
聊聊商業思維 2020.12.17
摘要

1.當管理者將時間花在正確的地方,他所花的一分力氣,將會帶來多倍效益。這就是「管理槓桿」意義,可以從招募、會議、流程、工具4個層面思考。

2.舉例來說,招募要花不少心思,但若招來的人帶來太重的管理成本,身為老闆,你還是得思考請這個人下車。否則老闆的「不抉擇」,得讓團隊裡其他人跟著一起承受後果。

上禮拜聊到「管理槓桿」這個概念,我說當管理者將時間花在正確的地方,他所花的一分力氣將會帶來多倍的效益。例如招募、教育訓練、會議、制度建立等等。

很多資深工作者即便擔任了多年的管理者仍然不懂得拿捏「自己做」與「指導別人做」之間的分際,導致有很多明明該由部屬完成的工作還是握在他手上,而整個團隊的工作效率也常常因為這樣的主管而出現瓶頸,這其實對團隊是非常不好的一件事。管理者應該在哪些層面思考管理槓桿呢?除了培訓外,我認為最常見的有以下幾個部分。

招募

招募到對的人是第一步,你找來的人應該要能節省團隊的工作時間,而不是加重你的工作量,如果你找了一個能力不到位、態度不正確的人,你必須要花很多時間教他、管理他,在他工作出包時幫他收拾,當他鬧脾氣時花時間跟他溝通,當你手下有幾個這種人,你會疲於奔命。

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在招募時,永遠要記得思考,這個人進來是能有效分擔部門與自己的工作量,還是反而給自己增加工作量。一個專業能力中上水平的人,但態度負面愛抱怨,你需要花很多時間教育外,他還會影響團隊的氣氛;另一個則是專業能力一般,但態度積極認真有熱情,會主動share團隊工作,後者雖需花時間培訓,但相較於前者所花的管理時間,選後者應該還是較划算的。當然了,我們還是應該把時間花在找出能力與態度都正確的人,而不是隨便找人來充數,唯有找到對的人,你工作才會愈來愈輕鬆。

如果你發現你招進來的人每個都要你指導,那你應該反思是不是自己的招募邏輯錯了。身為主管,如果始終是部門中專業水平最高的那個人,那你肯定會累死。請招募專業能力在你之上的人,如果預算不夠,請跟上級主管溝通,能否減少一個人力編制,但把預算放在招更好的人上頭。

而且你不必然得是團隊中薪資最高的那個人。

會議

擔任主管,很多人上班的時間都花在開會上,而且會給自己很多理由,說自己應該要參加這些會議,因為你必須要給建議、必須要做主,但往往就是這樣的想法害了自己。你總會有一堆會議需要參加,有些甚至還設定為每週開。當會議全面攤開後,你就發現,你的行程完全不是由自己的自由意志來決定,而是由你的部屬、你的協同部門來決定。

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你必須要搞清楚,哪些會議是你真的該參加,而哪些只是淪為列席。排除那些非必要的會議,偶爾缺席一些例行性會議,你會發現你在會議中的角色並不如你自己想像的重要,其他人其實也能把會議運作得很好,你不用太過擔心。

然後,當別人要你參加會議,別隨口答應,你需要先問問對方,要你出席的原因是什麼?如果對方也講不清楚,那這會議不參加也罷。很多時候,你聽完就會知道有其他人能代替你參加,或請對方在會後發結論給自己就好。別害怕拒絕邀請,因為你要對自己的時間負責。

流程

建立工作流程可以讓團隊的工作效率與品質提升,好的主管一定會花時間將工作流程建立起來,並妥善進行管理。我剛出社會時,我們部門內有一個onboarding流程,按著這個流程,我可以在2小時內自己將電腦的工作環境建立好,並可以開始工作。然後有另一個程式開發流程與完整的文件,可以讓我這種完全沒經驗的人可以在一週內完成一支可執行的程式。流程不僅可以提高效率,也可以讓對事情仍處於一知半解的人,在流程的幫助下交出一定品質的產出。

有些人很反對建立一堆SOP,原因不外乎以下兩點:

1.SOP無法枚舉所有可能的狀況,所以面對例外時無效。但一萬都沒解決,還談什麼萬一?先讓大多數的事情可以做,對於例外問題再做討論來修正或擴充原來的SOP。

2.SOP會抑制創意,也會讓人做起事來像機器人。這點不能否認,如果你看著食譜做菜,用什麼鍋子、開多大的火、要加多少油,溫度幾度時放蒜頭爆香,接著放多少肉,幾分鐘後關小火繼續悶煮⋯你依食譜上的步驟進行,應該可以炒出水平不低的料理,你每次都按著這樣步驟進行,每次應該都可以煮出類似的口味,但要你對這道菜稍作變化時,你可能完全不知如何下手。

我認為,在沒有任何規範或大家對規範十分陌生時,SOP可以讓所有人有個快速的參考標的,就算不懂,依著SOP進行,也會比盲目亂竄有效。

在企業經營,若你面臨團隊初創、流動率高的狀況,SOP可以幫助團隊更快步上軌道,但這時必須要搭配訓練來協助員工獲取SOP所涵蓋的知識與技能,讓大家了解SOP為什麼會這樣制定,唯有當大家都清楚、明白SOP制定的前因後果,員工們才有能力去修正這個SOP,也才不會被侷限。

其實SOP並不是法律,也不是定律,它是可以隨著時間而變動的,它是用來輔助我們把事情做對(do the thing right),但是否做了對的事(do the right thing),就要看制定與執行SOP的人們是否有認真看待了。

工具

簡單的說,就是花錢買時間。如果你知道有一些工具可以提升自己的工作效率,也可以幫助團隊改善效率。就算老闆不撥經費,在費用不貴的狀況下,我還是會建議你花點錢。畢竟時間是自己的,用點錢買回很寶貴的時間,實在太划算了。不過如果可以,還是盡可能去說服老闆囉!

你決定留什麼人,團隊就會長成什麼樣

針對「招募」這件事的重要性,以下也分享一個真實案例。

差不多去年的時候,我接到一通電話,聊到一半我跟對方說:「你決定留下什麼人,就決定你團隊最後會長出什麼樣的文化。」

電話那頭,他問我:「老師,你的意思是要我開除掉這個人嗎?」

我說:「我沒有給你任何建議,如果你問我意見,過去我在面臨一樣的問題時,我的答案是『是』,我也確實承受了一段陣痛期,不過大概就是一兩個月的時間,之後確實就順了。」

他說:「但重建團隊很累。」

我說:「是的,但困在原地就不累嗎?現在不主動重建,到時就是被迫重建。你為了這個人,幾乎每個禮拜都跟我花一堆時間討論,我每次跟你聊,你最少都花了1/3時間跟我聊這個人造成的問題,我相信在其他時候,你花在這個人身上的時間肯定也很驚人,到底為什麼?」

他說:「我知道他的問題,我光是跟他溝通,以及處理他跟其他部門之間溝通的問題,就花了我大把時間。現在他搞到其他部門的人都群起反彈,但,我就是下不了決定。」

我問他:「我覺得或許你不是擔心重建團隊的問題,而是擔心其他事情,你覺得可能會是什麼?」

他支吾其詞了好一陣子,最後說了一句:「當初他是我找進來的,我還是不習慣當壞人。」

我說:「嗯,跟我想的一樣。但我們不當這個人眼中的壞人,除了你自己,其他人也得承受不做這個決定的後果,整個團隊幾乎都因為他而停擺,這道檻你是一定得跨過的。」

招人得花不少心思,如果招來的人顯然帶來太重的管理成本時,身為老闆,你還是得思考請這個人下車,客客氣氣的。

責任編輯:李頤欣

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游舒帆 Gipi

商業思維學院院長。技術起家,後深入管理、產品、運營等相關領域,擅長從商業本質解構問題。曾帶領300人團隊面對全球市場,現為多家互聯網、傳產、電商與教育平台長期合作顧問。現為箴亞管顧負責人,TGONetworks (高端技術領導者社群) 台北分會創會成員,《哈佛商業評論》、《經理人》、《專案經理》等數位雜誌媒體專欄作家,Gipi的粉絲團

著作:
《商業思維 BUSINESS THINKING》
《其實,你正在做商業開發:幾個解決商業挑戰的行動方案》

蔡伊芳 Evonne

商業思維學院產品經理。專業是財金、科技、行銷,現為商業思維學院產品課程主理人;有十餘年產品行銷與管理經驗。

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