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推不動的資深下屬,該怎麼帶?年輕主管的「強硬」要這樣用
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推不動的資深下屬,該怎麼帶?年輕主管的「強硬」要這樣用

(來源:Dreamstime)
撰文者:淺井浩一
非讀BOOK 2020.10.06 4,161
摘要

面對管不動的資深下屬,與其用「強硬」姿態管束,一邊擔心影響平時的溝通,不如用「仔細提問」方式,一步步引導下屬、走向組織需要的方向。

我很多時候必須強硬對待資深員工,但是擔心會影響平常的溝通。這種時候該怎麼表達才好呢?

我去某家食品製造商當顧問時,公司裡的一位營業所長向我傾訴以下的狀況:

資深員工提交的業務日報內容消極被動,記錄的淨是一些流水帳的工作:「上架商品排列過於凌亂,已經整理完畢」、「零售店老闆要求給消費者的小禮物,下次帶垃圾袋去」等。

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無論如何要求對方「抱持達成目的的心態來提升工作品質」,日報的內容還是大同小異。營業所長心想:「之前因為對方比自己年長,講話很客氣,現在得強硬一點了。

我於是詢問所長:「如果要強硬一點,你要怎麼說?」

所長表示:「我會要求對方工作時,給我抱持達成目的的心態。」

我又進一步詢問了:「您說的『達成目的的心態』是什麼意思?」

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「達成目的的心態就是達成目的的心態。」

「請具體說明究竟是什麼意思?」

營業所長於是開始詳細說明他心目中的「達成目的的心態」。這位所長是食品製造商的員工,大宗客戶是便利商店。工作的重要「目的」是因應每一位客戶不同的需求。他是希望年長的部屬「跑業務時要思考顧客的需求究竟是什麼」。

例如某家便利商店的四大原則是「貨品齊全」、「鮮度管理」、「確保清潔」、「友善服務」。簡而言之,因應這四大原則來推薦商品,便是「因應客戶需求的業務工作」。

然而同一家便利商店旗下的分店,不見得貨品種類全部相同,會根據店長與老闆的想法而有所改變。因此食品製造商的業務員,必須確認每一家分店的進貨方針,根據方針提案。這就是營業所長口中的「達成目的的心態」。

仔細「提問」

我聽完所長說明之後,再次詢問:「您曾經詢問那位年長的業務員,今天拜訪的便利商店的進貨方針和提案內容嗎?」

所長的答案是「沒有」。他先是抱怨:「我明明吩咐年長的業務員要抱持達成目的的心態跑業務,但是他一點也不配合」,接下來則是更憤怒的表示:「我下次要更強硬的命令」。這種作法稱不上有效率。主管的工作不是「以強硬的口氣要求部屬」。希望部屬抱持「達成目的的心態」,必須提出更有效果的「疑問」。

「你知道今天拜訪的便利商店的進貨方針嗎?」

「我不是很清楚。」

「這樣啊!那麼店長是想精選商品還是要增加種類呢?提案內容會根據店長的方針而有所改變,今天你先別做其他事了,去確認業務工作的基礎『進貨方針』吧!」

「我知道了。」

「你回來啦!知道進貨方針了嗎?」

「對方表示想配合顧客的需求決定上架商品。」

「哪些商品符合顧客的需求呢?」

「據說是一個月至少要賣二十個以上的商品。」

「原來如此。你確認得很仔細。我們還有哪些商品是一個月賣二十個以上,對方卻還沒進貨的?」

「有三種。」

「讓對方把這三種商品上架,應該有機會提升業績。」

如同前文所示,利用有效的提問,促使對方進一步行動,就沒有必要運用強硬的口氣了。「傳達」是「傳」與「達」。情緒化的用字遣詞只是「傳」,而無法「達」到對方內心。覺得「必須口氣強硬」時,應當藉由仔細提問來促使對方行動。無論部屬幾歲,仔細提問都是促使對方行動的訣竅。

書籍簡介


解答一萬個主管都煩惱的事

作者: 淺井浩一

譯者: 陳令嫻

出版社:樂金文化

出版日期:2020/09/30

作者簡介

淺井浩一

重建職場專家。一般社團法人日本管理諮詢師協會代表理事。生於1958年,大學畢業之後以「限定工作區域」的錄用形式進入JT(日本菸草產業)工作。日本職場通常是「可轉調至全國各地分公司的職位」才能升上高層職務,因此職涯是從「無論如何努力都不可能上位」開始。在日本最小工廠工作的過程中,培養出細膩的溝通技巧。之後因此獲得賞識,進入總公司;又在沒有任何業務經驗的情況下被指派擔任所長,以全國最年輕的所長身分踏出主管生涯的第一步。

儘管部屬毫不聽命,依舊秉持「我努力做自己做得到的事,不知該如何是好時就拜託部屬幫忙,坦承自己的弱點」的心態,最終感動部屬,部門逐漸互助合作,凝聚團隊精神。業績也因此節節高升,獲得重建職場專家的美譽。負責的組織一一重生,最後成為公司裡最年輕的分店長,帶領在31家分店中成績從未突破25名的分店打破低迷的氣氛,連續兩年拿到業績第一名。

2001年起除了擔任管理工作,還在公益財團法人日本生產力總部經營學院等商業學校,指導眾多企業幹部、管理階層與主管。每年在日本全國各地舉行一百次以上的研習與演講,並且擔任顧問深入現場,與主管一同思考、行動,解決煩惱,完成「抑制離職率,打造員工健康心靈,持續達成業績」的目標。不限行業與經營型態,職場重生成功率百分之百。至今指導過的主管超過一萬人,座右銘是建立互助合作、互相信賴的組織,以「改變心態與行動的超實踐派」先鋒而口碑載道。

著作包括《給第一次當主管的你》、《「達成得了目標」和「達成不了目標」的主管習慣》等。

作者網站www.ayayagakkou.com

譯者簡介

陳令嫻

輔仁大學日文系學士,東京學藝大學國文系碩士。喜歡閱讀、旅行與陶瓷器。

聯絡方式:reikan0412@hotmail.com


責任編輯:李頤欣

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