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雷包員工應對指南》員工狂出包、又沒時間找新人,負責主管該怎麼辦?

示意圖,非當事人或特定情境。 (來源:Dreamstime)
撰文者:吉澤準特
非讀BOOK 2020.09.29 1,479
摘要

1.新來的員工常出包、怎麼教都教不會,甚至要讓其他員工幫忙補救,嚴重影響公司業務,該怎麼辦?

2.本文提出3個方案:提前做好準備,儘量縮短招聘新員工所需的時間;先調查同業類似案例,再決定是繼續留用或另找新人;在做出無法挽回的決定前,檢查自己是否把應該做的事都做了。

出於隱私,詳情不能完全公開,但是在直營店發揮重要作用的中堅力量—玉子小姐(化名)向店長提出了以下意見:

我是火腿次郎(化名)的指導人,但無論我怎麼教他,他都學不會,這讓我十分困擾。讓他訂貨,經常會發生多訂一位數的情況。把製作麵團的工作交給他,又會因為他的製作手法馬虎草率,導致口感很不穩定。因為他屢屢失誤,包括我在內的很多工作人員都需要拿出自己的工作時間來彌補。現在他的行為已經影響到了業務,所以希望能辭退他,招聘別的員工。

如果要換人,從招聘到錄用,所有手續辦下來至少需要一個月。但是現在這家店的人手已經很吃緊了,每個人的工作量都很滿。如果現在就辭退火腿次郎,店裡的排班就會出現人手不足的問題。

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請站在店長的立場上考慮,應該如何處理這種情況。

方案一:提前做好準備,儘量縮短招聘新員工所需的時間

既然主持店鋪的玉子小姐都這樣說了,想必火腿次郎一定有什麼不對的地方。應該儘快做準備,招聘新員工。如果現在他不在了,就沒辦法排班,所以應該在招聘過程中完成可以同時進行的工作,確保用盡可能短的時間招到新員工。比如一邊在招聘雜誌上刊登資訊,一邊在店鋪為接收新人做好必要的準備。

對了,為了讓招聘過來的新員工能迅速提高戰鬥力,應重點檢查火腿次郎容易犯錯的專案。對容易犯同樣錯誤的地方重點指導,提前準備好流程筆記,避免新人犯同樣的錯誤。

方案一的優點:重視早期的準備工作。

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為了迅速解決已經發生的問題,想要提前找出可以在招聘同時完成的工作,這一點值得肯定。此外,從預防問題再次發生的觀點出發,改善已有問題點,以此預防新人出現和火腿次郎相同錯誤的做法也很好。

方案二:先調查其他店鋪的類似案例,再決定是繼續留用,還是另找新人

在我們周圍有時會聽到,「從來沒有遇到過這麼笨手笨腳的店員」這樣的抱怨。作為店長確實可以決定對該店員的處理方式,但突然就將其辭退,未免過於粗暴。其他店鋪又是如何對待這種屢屢失誤的店員呢?也許可以找方法幫助他,感覺還是多調查一下比較好。特別想了解的是,笨拙到什麼程度的員工可以透過周圍人的幫助有所改進,變成獨當一面的員工。

辭去該店員再簡單不過了,不過想要雇用新員工不僅要花費相應的廣告費,還要重新培訓新員工。所以火腿次郎能有所進步就再好不過了。如果參考了其他事例後,仍然認為招募新員工的方案比較好,就應儘快決定火腿次郎的去留問題。

方案二的優缺點:把新方案中容易被忽略的成本問題也考慮在內,雇用新員工的方法既花錢又耗費精力。

刊登廣告需要花廣告費,製作廣告底稿同樣需要時間。而且辭去火腿次郎後,還要和新員工重新簽訂合約,業務培訓也要重新展開,新人指導者必須再次傳授相同的內容。

不拘泥於眼前的得失,而是做出長遠的判斷,這就是水平思考特有的思考方式。從大局出發,既然招聘新員工如此麻煩,繼續培養笨拙的打工仔也許更划算。

至於該不該辭退火腿次郎,可以根據以下標準比較判斷:

試著質疑玉子小姐這一前提:方案一把玉子小姐所言非虛當作前提展開行動,但這是合理的判斷嗎?也許是玉子小姐的指導方式有問題,才導致火腿次郎對業務熟悉得很慢。也可能是作業順序本身就過於複雜,讓火腿次郎屢屢遭遇失敗。若是火腿次郎外的其他方面出了問題,試著驗證其他部分呢?

方案三:在做出無法挽回的決定前,檢查自己是否把應該做的事都做了?

如果只聽玉子小姐一人所言,會認為只要辭掉火腿次郎,雇用新員工就可以解決問題。但是,「錯一定在火腿次郎」這一前提真的正確嗎?

如果新來的員工也和火腿次郎犯了同樣的錯誤,就說明問題不在火腿次郎,而在玉子小姐的指導方法或作業順序上。想想招募新員工所花費的精力和成本以及火腿次郎本身,就不是道歉能夠彌補的了。為了避免提出錯誤的對策,有必要假定火腿次郎以外的因素同樣存在問題,調查現狀,並在此基礎上實施改善方案。

如果發現是玉子小姐的指導方式欠妥,或作業流程過於複雜、不應全部交給火腿次郎完成,就需要針對問題改善,並確認改善效果。如果火腿次郎依然持續犯錯,那就如玉子小姐所說,問題出在火腿次郎身上。

方案三的優缺點:懷疑大家不曾懷疑的前提,從而減少判斷失誤

大家之前的想法都是基於玉子小姐的意見正確無誤這一前提提出的。而方案三提出:「這個意見真的正確嗎?」這一疑問,然後再思考狀況,從而能夠減少判斷失誤。無論是否辭退火腿次郎,周圍的人都需要根據相應情況付出精力來應對,所以必須慎重地做出判斷。

如果驗證結果表明,確實是火腿次郎不夠努力,這時再用前兩個方案的方法也未嘗不可。制定對策時,應考慮時間問題。想要實現方案三的想法,需要多多比較前兩個方案,所以制定計劃時應考慮到時間這一要素。

在決定是否辭退火腿次郎上耗時越多,玉子小姐以及其他工作人員的負擔就會越大。如果最後還是決定招募新員工,那麼還要進行廣告定稿→面試→錄用→新人培訓,這又要花費很多時間。如果可能的話,可以為招聘新員工做兩手準備,提前準備好手續資料,一旦需要招聘,就能馬上實施了。

總評

方案一(邏輯思考)的做法:提前把最簡單的手續整理出來,以確保新員工的招募。為了順利推進工作,先釐清應該做什麼、怎麼做,再進行有效的分配。

方案二(水平思考)的做法:在過去的案例中尋找判斷標準。參考他人的判斷,可以有效避免做出錯誤的決定。

方案三(批判性思考)的做法:從驗證問題本身的正確性開始著手。因為問題帶有當事人的主觀情緒,所以需要從各方面確認其正確性,以此預防誤判。

我們應從至今為止接觸的所有案例,特別是本次案例中學習到:一定要對眼前的問題有客觀的把握。就算是老手也有判斷失誤的時候。能夠挽回的錯誤還好,如果事關金錢及信譽,問題就無法挽回了。

和方案三相比,方案一過於相信周圍人的意見。雖然他的行動力很強,但是容易以偏概全。方案二喜歡從多個角度觀察事物,所以自然會考慮到多方面的意見。但是,這樣會變得過於依賴先前發生過的案例,而不擅長處理自己沒有經歷過的問題。

因此,從零出發、思考「我們最應該做什麼」的方案三最有效果。但是,因為需要探討的範圍比較大,必須設定好優先順序。面對不同的場景,需要靈活地選擇不同的思考方式。下一章將會介紹各類思考方式下能夠解決問題的工具。

書籍簡介


解決問題的三大思考法:交叉使用邏輯思考、水平思考和批判性思考,快速破解各種職場難題

作者: 吉澤準特

譯者: 張禕諾

出版社:日出出版

出版日期:2020/08/26

作者介紹

吉澤準特

任職於日本外資諮詢公司,積累了很多與客戶談判的經驗,曾獲ITIL Manager(IT服務管理的世界標準)的認證。


責任編輯:李頤欣

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