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寶僑內訓筆記公開》禁用ppt,只用「一頁A4」養出一流人才

示意圖,非當事人或特定情境。 (來源:Dreamstime)
撰文者:杉浦莉起
非讀BOOK 2020.09.11 16,881
摘要

1.P&G的筆記有制式的寫法,格式必須是A4單頁,內容必須是任何人都可以在三分鐘內理解、接納並判斷的程度。

2.P&G要求筆記要簡潔、明確、具說服力,且可以馬上化成簡報,就算沒有刻意召開會議,仍可以代替自己,有效的跟其他人共享資訊,促進快速決策,形成強而有力的溝通工具。

P&G員工平日都採取什麼樣的行動?接下來就針對筆記和時間管理來說明。或許沒辦法馬上徹底模仿,但是,只要大家可以從辦得到的部分開始,一點一滴的學習,那就太令人開心了。

P&G非常重視撰寫筆記。這裡所說的筆記,並不是像電話備忘錄那種,一般所想像的筆記。在P&G裡面,所有與業務相關的文件都被稱為筆記。

筆記的種類各式各樣,提案、確認同意事項、提供資訊、問題相關的回覆、學習事物的總結、結果報告書、指示書等資料都是筆記。

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P&G的筆記有一貫制式的寫法,格式必須是A4單頁(P&G有全球標準的紙張大小),內容必須是任何人都可以在三分鐘內理解、接納並判斷的程度。因此,P&G甚至還有「筆記寫作」的公司內培訓課程,並鼓勵新人積極參與培訓課程,向前輩們學習筆記寫作的基本方法,因為筆記是在P&G裡溝通的基本手段。

依照基本形式,主管會親自檢查日常所有文件,然後像老師那樣,拿紅筆多次修改,直到內容足以見人的程度。這可說是所有P&G的新鮮人都必須經歷的儀式。

即便是一份簡單的報告,也可能被要求重寫好幾次。如果是新進員工,十次、二十次更是家常便飯。就算以為好不容易通過了,也可能被高層退回重寫五次。

我第一次看到提出的筆記被退回的時候,心裡一陣錯愕。那是我從未見過的景象,回到我手中的筆記,一片滿江紅。感覺就像是自己寫出的文字,完全一字不留似的被全面改寫。就算照著訂正的內容重寫,仍是滿江紅,就這樣重複了好幾次。等到好不容易修正到紅色部分已經算得出來的時候,才隱約找到方法。

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重要的資訊是什麼?是不是只要用淺顯的遣詞用字,簡單表現出重點就可以了?只能這樣慢慢推敲(順道一提,P&G裡面的文件或電子郵件全都是用英文)。最後終於完成時才知道,應該刪掉所有多餘的內容,明確的表明主張,使內容徹底精簡。

單頁筆記的內容必須符合目的、具備所有的必要資訊,文章的結構必須一眼就能理解且簡單明瞭,同時,數據和資訊也必須正確,得徹底排除不需要的資訊、缺乏邏輯性的內容,以及毫無根據的意見。

如果十句話的內容,能用八句話充分表達,就要修正;如果表格或圖表比文章更能清楚表現,就要修正;沒有數字的內容也要修正;應該製成附件資料,而非加入本文的內容,就要修正;可能造成誤解,或無法正確傳達的文字表現,就要修正成更適當的表現;拼寫錯誤或計算錯誤等內容,也需要修正。

如此一來,筆記就會變成更加簡潔、明確、更具說服力,且可以馬上化成簡報,就算沒有刻意召開會議,仍可以代替自己,有效的跟其他人共享資訊,促進快速決策,形成強而有力的溝通工具。

老實說,當自己的筆記在公司內部被傳閱,看到那份筆記的社長,或是平常很少往來的國外小組說出「Great」的誇讚言詞,相繼寫信來表示「筆記很棒」的時候,我真的十分感動。

書籍簡介


P&G工作術,高手這樣練成:一句話、一張A4紙,一年就從全身菜味,提升為《財富》雜誌評比世界第一流的人才

作者: 杉浦莉起

譯者: 羅淑慧

出版社:大是文化

出版日期:2020/07/28

作者介紹

杉浦莉起

DELICE股份有限公司負責人。上智大學外語學系畢業後,進入LVMH(酩悅‧軒尼詩-路易‧威登集團)擔任CELINE的宣傳公關,之後進入P&G日本公司,在市場行銷部參與SK-II、幫寶適等多項品牌的品牌傳播,獲頒最優秀社員獎等多項殊榮。

現已自立門戶,為了讓女性能夠開心且活躍於職場,推動多元化,及以女性活躍為主的企業培訓與演講活動,同時,也會提供品牌推廣的協助,也是支持女性美麗健康的品牌「The LADY」的創辦人。

著有《成為總是做出最佳選擇的人》、《努力獲得肯定的女性工作術》、《完美老公培育術》等多部書籍。

譯者簡介

羅淑慧

國立高雄第一科技大學日文系畢業,曾任出版社編輯,2008年起專職翻譯。譯有《20年後的我,會在哪裡?》、《用Excel取巧學統計》、《看得見的人體結構》、《資本主義在崩解,我們還有什麼路可以走?》等(以上皆為大是文化出版)。


責任編輯:李頤欣

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