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帶團隊,怎麼「凡事有交代,件件有著落,事事有回音」?

示意圖,非指當事人。 (來源:Dreamstime)
撰文者:劉潤
劉潤專欄 2020.09.10 2,147
摘要

如果習慣透過群組、通訊軟體傳達工作,其實容易產生理解不透徹、常遺漏、沒有依據,也無法問責等管理問題。作者建議,如何善用主動及被動工具的優勢,避免帶團隊時交代任務常常沒下文的困境。

2020年8月31日晚上,我一直很喜歡的協作軟體Teambition(編按:為阿里巴巴旗下產品)宣布,針對個人用戶永久免費,且不限制其發起項目的協作人數。

天啊。這對追求自我管理能力、團隊協作效率的人來說,絕對是一個好消息。

我曾經在《劉潤·5分鐘商學院|基礎篇》裡分享過,我如何利用Teambition提高公司的管理效率,尤其是在一年出差近200天的情況下,如何和團隊遠距協作,寫出每天都有十幾萬用戶等待更新的商業課程。

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工具,給了我極大的幫助。

今天,藉Teambition宣布免費的機會,再次與你分享,我關於使用工具的一些心得。

被那麼多管理「方法」觸動,卻沒有行動

你在某個會上,給負責產品的副總裁交代了一個任務:去德國考察。某天你問他進展如何,他說:「啊?我正忙著品質改進,還沒空想這件事,真的要去考察啊?」

交代的事情,沒有下文,怎麼辦?

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我講過一個「方法」:PDCA循環。

PDCA循環,又稱戴明循環。 P-D-C-A這四個字母,分別代表:Plan(計劃)、Do(行動)、Check(檢查)、Act(處理)。

它的本質,就是給任何事情扣上閉環,有開始就必須有結束,避免石沉大海,做到:凡事有交代,件件有著落,事事有回音。

你知道了PDCA循環。但是,你做到了嗎?

你把目標分解成任務,把任務分配給員工。任務結束後,你對結果不滿意。你說打個分數吧。滿分1分,你只打了0.3分,但員工給自己打了0.9分。為什麼會這樣?為什麼大家對同一件事情的認知,差別這麼大呢?

這是因為,大家對任務和完成任務的標準認識不統一。怎麼辦?

我講過一個「方法」:SMART原則。

SMART原則,是一套制定目標的原則。 S-M-A-R-T這5個字母,代表Specific(具體的)、Measurable(可衡量的)、Attainable(可實現的)、Relevant(相關的),和Time-Based(有時間限制的)。

它的本質,是砍掉模棱兩可,砍掉標準爭議,砍掉不切實際,砍掉無關目標,砍掉無限拖延,讓目標從「一千個人心中的一千個哈姆雷特」,變成同一個。

你知道了SMART原則。但是,你做到了嗎?

你特別想自律,也特別想藉助「他律」的方法,把最後期限作為第一生產力,一段一段地衝刺馬拉松,但你和你的團隊,總是與自己的懶惰握手言和。怎麼辦?

我講過一個「方法」:Scrum方法。

Scrum方法,就是由三個角色(產品負責人、Scrum專家、團隊成員)、四個儀式(衝刺計劃會、每日站會、衝刺評審會、衝刺回顧會)和三個物件(產品積壓、衝刺積壓、燃盡圖)組成的一套項目管理方法。

它的本質,是把一次漫長的長跑,分割成一段段全力以赴的衝刺,通過流程提高效率。

典型的「每日站立會議」示意圖。(註:非原作者附圖) (來源:Dreamstime)

你知道了Scrum方法。但是,你做到了嗎?

這個世界上,有那麼多管理方法取之不盡、用之不竭,PDCA循環、SMART原則、Scrum方法 …… 但是,你是不是深受觸動之後,到今天都沒有行動呢?

為什麼會這樣?

為什麼懂那麼多道理,卻依然過不好這一生?會那麼多方法,卻依然創不好這一個小業呢?

主動工具,解決不了他律的問題

這是因為,你缺乏「被動工具」。什麼意思?

這世上的工具,分為兩種。

一種是想用就用的「主動工具」,比如螺絲刀,想用就拿出來,不想用,也可以不用。

主動工具,可以在你想工作的時候,幫你提高工作效率。但是,主動工具不能幫你「想」工作。

另一種,是不用不行的「被動工具」,比如生產線。配件在輸送帶上一直往前走,你無法叫停整體進度,唯有配合。

被動工具,可以把你的個人能力放到大局中,在他律中不斷調校自己,攜手前行。

很多人「深受觸動,但沒有行動」,是因為有一大箱的主動工具,但卻沒有一件被動工具。

最典型的「被動工具」,就是「最後期限」(Deadline)。

老闆讓你寫一份報告。你構思了好幾天,然後打算用懸掛式提問開頭(這是主動工具),用三千尺瀑布的邏輯勢能梳理邏輯線(這是主動工具),用峰終定律「上價值」來結尾(這還是主動工具) ……

但是一頓構思猛如虎之後,什麼也沒寫。光想了,腦中已千迴,紙上無一字。為什麼?

因為你缺一個最後期限。

老闆說:「明天下午交給我!」Miss了Deadline,你就自己找一條可以讓自己Dead的Line吧。然後,霹哩啪啦、唏哩嘩啦、嘰哩呱啦,一個晚上就寫好了。畢竟,誰也不想死啊。

這就是「被動工具」的威力。

回到最開始的案例。

為什麼這個世界上,有那麼多管理方法取之不盡、用之不竭,很多人深受觸動之後,但到今天都沒有行動?

因為PDCA循環、SMART原則、Scrum方法,這些都很好,但他們都是「主動工具」。

主動工具,解決不了他律的問題。

你需要把這些主動工具,放到生產線一樣的「被動工具」上,然後所有人的個體進度被工具推動,成為高速向前的整體進度。

這時,你就真的需要協作軟體了。

我怎麼用協作軟體落實管理方法?

具體怎麼做?我給你舉幾個例子。

例如,我在用協作軟體,管理我公司的PDCA循環。

你突然有個想法,想安排同事去做。這時,你當然可以用Line說一段語音或寫兩句文字。但是,這樣會有兩個風險。

第一:你會忘掉;第二:他會忘掉。你們很可能都不會「主動」想起來。

Line的群組,從來都不是一個好的工作環境。因為你無法在群組裡,為一些重要事情套上閉環。所以,你和同事常常會出現「我說的事你做了嗎?」,和「蛤?你什麼時候說的?」,這樣的爭論。

但協作軟體可以。

當我有一項工作要安排給同事,我不會在群組裡說。我會在協作軟體中創建一個「任務」、設好3W(Who do What by When),也就是:任務內容、執行者和截止時間,並分配給同事。

然後,你的同事就收到了一條「新任務提醒」。他打開手機一看,一條新的任務,躺在「待處理」這條泳道裡。他看了一下工作內容,覺得現在就可以開始做,就把它拖到「進行中」這條泳道,開始處理。

「泳道」(Swim-lane),是協作軟體中的「黑話」,意思是完成任務的一個個階段,就像泳池的一條條獨立泳道。每一個任務,就像游泳池的人,必須來回游完所有泳道,完成PDCA循環,才能離開。

一旦用了「任務」這個功能,你再也不用怕忘掉重要的事情了。因為所有任務,最終只能被接受者完成,或者被發起者取消,而永遠不可能被忘掉。

無法被忘掉的任務。 (來源:劉潤公眾號)

因為工具,你會發現「凡事有交代,件件有著落,事事有回音」一點都不難。

那麼,如何用協作軟體來執行SMART原則呢?

當我安排「任務」時,會給每個任務設定一個「截止時間」。就算不準確也要設,即便設得遠一些。這樣,我就在每一個任務中,強制設定了SMART原則中的T:Time-Based(有時間限制的)。

從此,我不用記事,T(截止時間)會幫我記事。

那麼,我還想把這個任務目標設置得更清晰呢?

那你可以在任務的模板裡,專門定義S-M-A-R四個字段,要求每一項任務都必須符合SMART原則,否則無法創建。通過這樣的明確設定,關於所有人對同一個任務的理解,終於可以從「一千個人心中的一千個哈姆雷特」,變成同一個了。

再例如,如何用協作軟體來實施Scrum方法?

2016年-2017年,我在寫《劉潤·5分鐘商學院 | 基礎篇》的時候,把辦公室裡的一整面白板,做成了Scrum衝刺看板。團隊每天早上都要站在看板前,開15分鐘的「每日站會」,安排當天的「衝刺」計劃。

《劉潤·5分鐘商學院》的白板看板。 (來源:劉潤公眾號)

但是,這樣的看板,要求我們必須一起辦公,而我出差很多,帶來很多不便。

2017年-2018年,我在寫《劉潤·5分鐘商學院 | 實戰篇》的時候,就開始用Teambition這樣的協作軟體,取代了白板,成為團隊的衝刺看板。

《劉潤·5分鐘商學院》的Teambition看板。 (來源:劉潤公眾號)

我和團隊每天要同時整理、寫作、校對十幾節不同的課程,還要確保品質,上線及時,所以協作難度很大。用協作軟體替代白板後,我在出差途中,機場、高鐵上、飯店裡,甚至計程車上,都可以隨時打開看板,和我的團隊遠距同頻,確保進展順利。

人與人之間的差別,除了武藝,還有武器。丈八蛇矛再強大,也強大不過一隻AK47。

協作軟體解決了5個問題

我很建議你,要學會使用協作軟體。我是受益者。它幫助我的團隊解決了至少5個問題:

1. 人工管理成本高,工作回饋有延誤;
2. 口頭傳達工作,理解不透徹,容易遺漏,無據可依,無法問責;
3. 工作分解,多人執行,無法追踪;
4. 無法了解間接下屬的工作情況;
5. 計劃趕不上變化,過程不可控。

君子性非異也,善假於物也。讓協作工具牽引著往前走,才能讓自己和團隊避免與懶惰握手言和。

※本文獲劉潤公眾號授權轉載,原文:劉潤:如何避免與懶惰握手言和?

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劉潤

劉潤

潤米諮詢董事長,網路轉型專家,擁有23萬以上用戶的私人商學院——「得到」專欄《劉潤•5分鐘商學院》創始人。中國最貴的商業轉型諮詢師,前微軟戰略協作總監,海爾、百度、恆基、中遠等眾多大企業的戰略顧問。

工作、公益之外,愛好旅行,徒步戈壁,環騎青海湖,到達珠峰大本營,登上南極大陸,抵達北極點,探訪達爾文島,登頂非洲吉力馬扎羅。

著有《2012,買張船票去南極》、《人生,就是一場突如其來的旅行:從微軟到北極點》《互聯網+》、《互聯網+戰略篇:傳統企業,互聯網在踢門》、《趨勢紅利》。

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