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「專注又分心」的多工能力,真的可以練!沒時間好好做事的主管,請收這篇

(來源:Dreamstime)
撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2020.07.30 7,387
摘要

尤其身為主管,每天被各種事情和人追著跑,時常無法有效率的推進任務,該如何做好時間管理?KKday行銷長分享,自己沒有秘書、幾乎全年無休的狀況下,又保有生活品質的「多工」能力,是怎麼養成的?

很多合作夥伴來拜訪我時,看到我坐在走道邊的座位都很驚訝,以及我們沒有隔板的辦公區域、站立式會議使用的桌子,還有大家桌上都沒有電話等...種種新創文化和傳統公司不同的細節,其實都是讓我們能增進時間效率、並且執行多工任務的秘密。

「請問妳是營銷長秘書嗎?」Line傳來一個新好友的詢問,是我請公關部門直接轉來的。
「我是營銷長本人,營銷長沒有請秘書😄」我打趣地回答。

不只對外,對內大家也可以快速找到我,公司裡任何一個主管、同事都能走過來直接和我對話。偶爾我在位置上進行電話會議,因為藍芽耳機太小,同事沒看到,大家不小心打斷我還會很不好意思地說抱歉,但是我一點也不覺得被打擾,而是記下會議結束後要立刻去找對方。

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層層匯報、寫各種制式報告,有必要嗎?

「請問我們多久要交一次報告?」剛加入團隊的主管問。
我問他:「你所謂的報告是指業務和行銷數據嗎?那些都在雲端系統上,我每天都在看,不需要你整理。」

我知道,至今還是有很多企業的業務團隊,把戰將們的時間耗費在寫各種日報、週報、月報、提案企劃、改善計畫、以及整理業績報告表現上。但這些我能透過自家系統隨時查閱,而且要看多細有多細、報表圖像化的呈現也十分易於瞭解,想對比歷史資料,也是幾個步驟的事情。

所以我談時間管理,第一個要解決的,反而是減少浪費時間的繁文縟節與不必要的報告。

儀式感,最殘害效率

直接且迅速地溝通對焦,則是我增進時間效率的方法。因為找秘書代勞,其實是阻擋了大家與我直接溝通的機會,甚至還有可能會誤導團隊。

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同事找我就直接過來面對面,站著或是拉一把椅子坐下談——站立會議能有效控制時間,比進會議室好得多;

當需要安靜一對一的時間,才會進我的開放行事曆寄發會議邀請——公開的網路行事曆可以看到我所有會議以及空檔,不需重複確認就可以直接寄出邀請。

有些主管很需要儀式感,常常舉辦大隊人馬的閉門會議,似乎這樣才有當主管的威嚴;更糟糕的是,常常「議沒有決、決沒有行」,再搭配一些假民主的冗長討論,但其實早有自己的決議,這些行為其實也是時間效率的殺手。

別說團隊受不了,換作是我也受不了。追求效率與成果的團隊,最應該是把時間與精力花在打仗,而不是滿足主管的儀式感上。

所以這是第二個重點:不要找來愛擺架子的主管,耗去團隊的黃金時間。

擇你所愛、快速回應

再來就是回應速度。因為團隊很大,快速回應需求可以讓事情進行下去,所以我幾乎可以說是全年無休,週末在工作與生活中切換自然,甚至一邊玩一邊想工作,都是我自在的日常了但這樣的工作模式並不造成我的困擾,反而可以讓所有任務進展順利。

所以,選擇一個喜愛的工作真的很重要,不然下班後同事都找不到你,以我的角色來說是不可能的。

那有沒有可以完全放鬆的時刻呢?我一週三天的早晨,會先去健身才上班,是最近疫情以來最紓壓的時刻。

運動時很專注,是完全屬於自己的時間;運動後去上班,精神很好而且心情愉悅,思考起事情更加清晰,最近很多新生意都是在運動後想到的,十分建議大家可以找一種喜愛的運動在清晨早起執行。

不要放棄做你擅長的事

每一個人都有自己的天賦,你應該要知道自己做什麼事做的特別好。即使當主管了,也不可能有龐大的完美團隊,此時主管就要擔任「補位」的角色。

例如業務、陌生拜訪、緊急應變等等,是我性格上可以輕鬆以對的事情——我覺得自己擅長,那就來做;團隊需要新生意的供應商或是合作夥伴,我就來開發。團隊則負責對接我開發後的執行與商討後續條件、安排行銷規劃等。

合作無間,新生意也能拓展快速,多工作業與任務執行效率特別好。關鍵在於,不是覺得自己已經是主管了,坐在辦公室擔任管理職就好。

最划算的投資,叫做團隊默契

我的團隊主管們平均都跟我共事兩年,更多是三、五年了,這是造就高效率最重要的原因。現在我們幾乎不太需要花時間溝通,全部花在打仗的原因就是團隊默契太好,也讓我能輕鬆應對多重任務。

團隊默契是需要時間來磨的,把握每一個人才,可以讓你的時間效率更好,做事如虎添翼;相反地,組織一直換人,總是打掉重來,要一直在任務中重新培養默契,效率當然大打折扣。

多工(multitasking)法寶:Google文件做筆記

我常常想到點子、看到任何資訊就用手機的Google 文件記起來。我會以不同檔名當成分類,例如檔名是5G應用,裡面存著我看到的、想到的5G旅遊應用服務,易於讀取也很好儲存、分享給同事。

有時候,我也會從文件標題中找專欄的寫作靈感,常常點進去,文件裡已經有條列式的重點,都是不同時期累積的筆記,要撰寫成一篇文章就很容易了。

定期檢討運用時間的效率

如果有突然插進來的臨時會議或是討論、見面,我會補充在自己的行事曆上,原因是一週、一個月結束時,我會看一次當週、當月所有行事曆上的任務進度,當成時間運用效率的檢討。

這種習慣是累積而來的,很自然時間效率會越來越好、也會越專注在任務目標上。

以上幾點是我能維持做事高效率、多工任務併進,同時能兼顧生活品質的方法,也提供給各位忙碌於工作的朋友們。

責任編輯:洪婉恬

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黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

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