「專注又分心」的多工能力，真的可以練！沒時間好好做事的主管，請收這篇

很多合作夥伴來拜訪我時，看到我坐在走道邊的座位都很驚訝，以及我們沒有隔板的辦公區域、站立式會議使用的桌子，還有大家桌上都沒有電話等...種種新創文化和傳統公司不同的細節，其實都是讓我們能增進時間效率、並且執行多工任務的秘密。

「請問妳是營銷長秘書嗎？」Line傳來一個新好友的詢問，是我請公關部門直接轉來的。
「我是營銷長本人，營銷長沒有請秘書😄」我打趣地回答。

不只對外，對內大家也可以快速找到我，公司裡任何一個主管、同事都能走過來直接和我對話。偶爾我在位置上進行電話會議，因為藍芽耳機太小，同事沒看到，大家不小心打斷我還會很不好意思地說抱歉，但是我一點也不覺得被打擾，而是記下會議結束後要立刻去找對方。

層層匯報、寫各種制式報告，有必要嗎？

「請問我們多久要交一次報告？」剛加入團隊的主管問。
我問他：「你所謂的報告是指業務和行銷數據嗎？那些都在雲端系統上，我每天都在看，不需要你整理。」

我知道，至今還是有很多企業的業務團隊，把戰將們的時間耗費在寫各種日報、週報、月報、提案企劃、改善計畫、以及整理業績報告表現上。但這些我能透過自家系統隨時查閱，而且要看多細有多細、報表圖像化的呈現也十分易於瞭解，想對比歷史資料，也是幾個步驟的事情。

所以我談時間管理，第一個要解決的，反而是減少浪費時間的繁文縟節與不必要的報告。

儀式感，最殘害效率

直接且迅速地溝通對焦，則是我增進時間效率的方法。因為找秘書代勞，其實是阻擋了大家與我直接溝通的機會，甚至還有可能會誤導團隊。

同事找我就直接過來面對面，站著或是拉一把椅子坐下談——站立會議能有效控制時間，比進會議室好得多；

當需要安靜一對一的時間，才會進我的開放行事曆寄發會議邀請——公開的網路行事曆可以看到我所有會議以及空檔，不需重複確認就可以直接寄出邀請。

有些主管很需要儀式感，常常舉辦大隊人馬的閉門會議，似乎這樣才有當主管的威嚴；更糟糕的是，常常「議沒有決、決沒有行」，再搭配一些假民主的冗長討論，但其實早有自己的決議，這些行為其實也是時間效率的殺手。

別說團隊受不了，換作是我也受不了。追求效率與成果的團隊，最應該是把時間與精力花在打仗，而不是滿足主管的儀式感上。

所以這是第二個重點：不要找來愛擺架子的主管，耗去團隊的黃金時間。

擇你所愛、快速回應

再來就是回應速度。因為團隊很大，快速回應需求可以讓事情進行下去，所以我幾乎可以說是全年無休，週末在工作與生活中切換自然，甚至一邊玩一邊想工作，都是我自在的日常了但這樣的工作模式並不造成我的困擾，反而可以讓所有任務進展順利。

所以，選擇一個喜愛的工作真的很重要，不然下班後同事都找不到你，以我的角色來說是不可能的。

那有沒有可以完全放鬆的時刻呢？我一週三天的早晨，會先去健身才上班，是最近疫情以來最紓壓的時刻。

運動時很專注，是完全屬於自己的時間；運動後去上班，精神很好而且心情愉悅，思考起事情更加清晰，最近很多新生意都是在運動後想到的，十分建議大家可以找一種喜愛的運動在清晨早起執行。

不要放棄做你擅長的事

每一個人都有自己的天賦，你應該要知道自己做什麼事做的特別好。即使當主管了，也不可能有龐大的完美團隊，此時主管就要擔任「補位」的角色。

例如業務、陌生拜訪、緊急應變等等，是我性格上可以輕鬆以對的事情——我覺得自己擅長，那就來做；團隊需要新生意的供應商或是合作夥伴，我就來開發。團隊則負責對接我開發後的執行與商討後續條件、安排行銷規劃等。

合作無間，新生意也能拓展快速，多工作業與任務執行效率特別好。關鍵在於，不是覺得自己已經是主管了，坐在辦公室擔任管理職就好。

最划算的投資，叫做團隊默契

我的團隊主管們平均都跟我共事兩年，更多是三、五年了，這是造就高效率最重要的原因。現在我們幾乎不太需要花時間溝通，全部花在打仗的原因就是團隊默契太好，也讓我能輕鬆應對多重任務。

團隊默契是需要時間來磨的，把握每一個人才，可以讓你的時間效率更好，做事如虎添翼；相反地，組織一直換人，總是打掉重來，要一直在任務中重新培養默契，效率當然大打折扣。

多工（multitasking）法寶：Google文件做筆記

我常常想到點子、看到任何資訊就用手機的Google 文件記起來。我會以不同檔名當成分類，例如檔名是5G應用，裡面存著我看到的、想到的5G旅遊應用服務，易於讀取也很好儲存、分享給同事。

有時候，我也會從文件標題中找專欄的寫作靈感，常常點進去，文件裡已經有條列式的重點，都是不同時期累積的筆記，要撰寫成一篇文章就很容易了。

定期檢討運用時間的效率

如果有突然插進來的臨時會議或是討論、見面，我會補充在自己的行事曆上，原因是一週、一個月結束時，我會看一次當週、當月所有行事曆上的任務進度，當成時間運用效率的檢討。

這種習慣是累積而來的，很自然時間效率會越來越好、也會越專注在任務目標上。

以上幾點是我能維持做事高效率、多工任務併進，同時能兼顧生活品質的方法，也提供給各位忙碌於工作的朋友們。

責任編輯：洪婉恬