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企業「遠端工作」指南,5個步驟做到!發給每個員工一台筆電,不是好方法

(來源:Dreamstime)
撰文者:張方毓 編譯
商周頭條 2020.03.04
摘要

1. Twitter在3月2日宣布,建議全體員工盡可能在家工作;摩根大通也開始實施一連串遠端工作辦法,用意在測試公司在緊急情況下的承受能力。

2. 哈佛商業評論提供5個步驟,讓公司啟動大規模緊急遠端工作計畫,以及如何發現更聰明工作流程的方法。

肺炎疫情燒到美國,Twitter於3月2日展現大動作,在官方部落格發布聲明:「從今天起,我們強烈鼓勵全球所有員工盡可能都在家工作。」Twitter共有5千名員工。截至目前為止,美國已累積超過100個確診病例,9起死亡案例出現在華盛頓州。

至於在香港、日本與南韓,由於政府規定,Twitter員工是禁止進入公司辦公。

打從2月中開始,從亞洲擴展到其他國家,開始出現遠端工作的「實驗」趨勢。根據《路透社》(Reuters)報導,摩根大通(JPMorgan Chase & Co)也開始實施一連串的遠端工作措施,用意是測試公司在緊急情況下的承受能力。

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這些措施包括,將一些交易員從本部轉移到位於布魯克林、紐約和紐澤西的分部辦公室,以及要求公司各部門選取10%的員工,在未來數週執行一週一天待在家辦公。以摩根大通的顧客及社群部門來說,代表多達12萬名員工參與這場遠端工作測試。

隨著疫情擴散,視訊電話會議、在非一般時段辦公甚至遠端工作的需求浮上檯面。你的公司準備好了嗎?如果沒有,別緊張,《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)列出5個擬定「緊急遠端工作計畫」的具體方向,不但讓公司具備應急承受能力,更幫助領導者重新思考公司的整體營運流程與方向:

1. 做最壞打算:如果有一天你所有的人力都需要遠端工作...

忽略、祈求緊急情況不會發生、或只是發給員工一台筆電叫他去其他地方工作,都不是好的策略,因為這些方法遇到大規模的防疫管制時,都不管用。你必須想出一個大量員工都遠端工作時,公司仍能正常運作的方法。

現在就可以趕快籌組跨部門的人馬,含括業務部門主管、資訊技術部門、人資、行銷...等,並開始腦力激盪,設想面臨緊急狀況時,會有那些需要解決的情境,並據此擬訂優化辦法。

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2. 詳細列出可能會被影響的職務

依據以下標準將公司職務做分類:(1) 即使不親自會面也可以完成 (2) 一定要親自會面才能完成 (3) 不確定。

在進行這個分類時,請放下你對特定職務的既有想像,即便有些職務需要親自會面才能完成,你可以再更進一步思考:這些職務的任務是否可以透過事先計畫來達到?如何在傳統的工作模式之外完成任務?至於落在第三類的職務,不要猶豫,大膽去實驗其遠端工作的可能性吧。

3. 清查公司擁有的IT軟硬體設備並確保隨時方便使用

首先,清查公司擁有且真的可以使用的各式設備,並開放員工用自己的手機與筆電工作的可能性。

再來,將視訊會議和其他溝通協作平台調整成方便使用的模式。發現員工不會使用軟硬體設備時,馬上提供訓練和練習機會,不要等到緊急時才亡羊補牢。最後並確認設備是否存在數據安全疑慮,若有,也要趕快解決。

4. 事先擬定遠端溝通標準

第一,怎麼讓所有員工保持順暢聯繫?這需要確保員工能從某一處取得完整的公司內部通訊錄,以及訂定最優先的通聯頻道,像是要優先使用電郵還是Slack;第二,訂定員工怎麼回應客戶的標準,並確定單位成員開會的時機和管道。

5. 擬定遠端工作的績效評估標準

《哈佛商業評論》特別指出,這一點可以幫助優化公司整體營運。這是因為,訂定此標準並在緊急情況施行後,反饋的數據可以用來判定緊急遠端工作計畫中的哪些項目可行、哪些不可行以及原因。

再來,危機過境後,你可能會將某些備用流程沿用成為永久流程,也就是「其實公司一直這樣做也不賴」這樣一種聲音。舉例來說,施行緊急計畫期間,公司決定削減25%的出差行程、改以視訊會議代替。接著你可能發現,80%的視訊會議其實跟面對面會議一樣有效率,於是出差比率縮減就可以延續,同時還達到減碳的正面額外成果。

像肺炎疫情這樣的危機令人憂慮,但透過防患於未然的思路,現在就是公司領導者化危機為轉機的大好機會。

責任編輯:林易萱

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