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疫情來亂,你也開了N個緊急會議嗎?KKday行銷長這半個月是這樣做的

撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2020.02.14 1,960
摘要

遇上非常時期,應該如何做好向上管理和自我管理?作者從時間及情緒管理、團隊溝通等層面,整理出7點分享如何避免心力交瘁、影響決策品質。

人在江湖,面對各種突如其來的危機或衝擊是在所難免的,不論是衝擊農漁業的颱風、寒流,或是高固定成本的製造業,只要一次緊急狀況,就可能賠光一季甚至一整年獲利。

而以近期來說,新型冠狀病毒就像是在旅遊、餐飲、零售等諸多行業颳起了龍捲風。面對這種突來狀況,除了依公司策略,調整腳步、積極應對,也別忽略面對衝擊時,應該做好的向上管理和自我管理。

以下是個人在零售業、旅遊業和網路業多年來的自我學習與經驗,在此分享給大家:

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1.包容與體諒他人的過度反應,和過於激動的情緒

在突發事件之中,人有異於平常的反應是很正常的,只是這樣的反應,卻也不免會導致更多團隊衝突的發生。如平時可輕鬆帶過的小事,在特別艱困的時期,卻可能讓每個人都像長滿了刺,稍一不慎,就會觸動敏感神經。

這種時候,不論是對主管還是同事都要多一點體諒,同時對自己也更該有自我察覺,別讓情緒引起的不必要衝突,成為消耗團隊戰力的殺手。

2.減少批評和負面聲音,從自己做起

在艱難的情況底下,每個人都可能要面對任務調整和更多的工作量,而且這些臨時的因應措施,可能既無法創造生意成長、帶來成就感,還要耗去比平時更多的心神,大概可謂是身心俱疲吧。

而在這樣的情況下,如果還要花力氣去批評、抱怨,恐怕不論是對自己還是對團隊,都沒有辦法帶來幫助。如何在面對各種衝擊的特殊時期保持健康心態,我的作法是:盡可能做我能做的,盡可能提供同事協助,不僅減少對外的負面或批評,也要讓組織內流傳的負面情緒及批評聲音到我為止。

3.向上管理

記得剛接零售業主管的第一年遇到颱風,多處都發生水災,零售店舖空盪盪,業績當然也慘兮兮。此時面對人在海外、遠離第一線的主管,一定要做的動作,就是主動回報,不論是營運狀況、影響評估,還有計畫採取的因應措施和需要的資源協助。

這件事若不做好,海外的主管一焦慮起來,可能時不時就會捎來各種詢問,如此已經疲於奔命的同仁和日程表也會被打得更亂。

我認為最好的作法,是在特殊時期提供固定格式的日報表,把所有災情和影響狀況做有系統匯報,或更直接的把重要數字的系統報表提供權限,讓主管可以即時掌握,以利於判斷或提供建議。

4.自我管理

良好的睡眠和穩定的情緒有利於做正確的判斷,愈是在特殊時期,我反而愈要讓自己有充足且有品質的睡眠,也盡量避免在這段時期做個人或工作上的重大決定,如暫緩開店、展店評估;排除非必要聚會,把心神和時間留給緊急狀況的應變。

5.保留三成行事曆的時間,給緊急要做的決定和臨時會議

特殊時期的緊急應變會比較多,所以我會特別保留三成行事曆時間已做必要且緊急的應變。如這次新型冠狀病毒的影響和停飛班機、各國的入境管制等等,各種狀況一天數變,我們的影響評估和對應方案也都得跟著做即時判斷和執行。

試想,如果此時行事曆上還是會議滿滿,就無法做立即應變與討論,對應決策的品質也會下降,心力交瘁就是必然。

6.做更多增加正面情緒的事

愈是在特殊時期,愈要保有正面能量。所以喜歡吃甜點的人就別在此時減重了吧,放寬心吃喜歡的甜點;而喜歡畫畫或是運動的人,更要在此時掌握零碎時間做更多喜歡的興趣。

例如我自己十分喜歡閱讀,在過去幾週疲勞過度的N個緊急應變會議後,晚上和假日我放棄出門,直接宅在家裡,增加更多閱讀時間,彷彿補充快樂能量一般,一個週末下來又可以面對新一週的挑戰了。

有些人會在特殊時期取消這些個人興趣或是消遣,但對我來說,這種時候不只更應該維持,還應該做更多。每個人都應該清楚自己做什麼事情最快樂,只要後果可以承受,那麼特殊時期就放膽去做吧。開心或許不會抵銷焦慮或是疲憊,但是一段只有疲勞和壓力的日子,對任何人都很難熬啊!

7.直接有效的溝通和拒絕

面面俱到不是此時該做的,直接有效率的溝通、不拐彎抹角才是特殊時期最適合的溝通模式。遇到特殊情況,大家都很忙碌,可以就可以、不可以就不可以,不要為了面面俱到而把自己和合作窗口或是夥伴耗費心神在無效溝通上。「拒絕他人」正是這個時期常常需要做的決定,該拒絕就應該勇敢拒絕,把精力花在重要的事上。

以上是我個人的經驗,希望大家都可以順利度過各種衝擊,把握衝擊之後的各種反彈商機!

責任編輯:洪婉恬
核稿編輯:陳慶徽

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黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

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