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郭憲誌專欄|017

讓員工被輪調、被開除,都不會埋怨的關鍵?你的公司是否有「職務說明」表

撰文者:郭憲誌
郭憲誌專欄 2019.11.06 10,980
圖/Dreamstime
摘要

1. 要減少員工的負面情緒,建議管理者可善用「員工職能盤點表」,理解員工有哪些專長、有興趣往哪個方向發展、該補強的缺點;並針對每名同仁,給予必要的訓練與學習的機會。

2. 除了做好員工的發展,管理者也應不斷進行政策透明化的溝通,主動做好意見管理,減少負面情緒。

「哇~你知道嗎?原來老闆那天把Kenny 叫進辦公室並不是要慰留他耶!而是念了他一頓,還叫他要把手上的工作做完並交接給新人,才可以離職去新公司報到,否則不會同意離職證明上開立『自願離職』,而是要載明『未達要求、逕行資遣』。」

辦公室裡流傳著Kenny的遭遇,所以使得大家議論紛紛不知孰真孰假,但是每一個人都對於公司最近的離職潮感到氣氛不佳,特別是幾位已經提出離職申請並獲得核准的人,每天進到辦公室裡就聚在會議室裡嚼舌根,要不就是中午和許多同事吃飯,順便數落公司的種種不是。

看在HR主管Amy的眼裡,真的是心急如焚,雖然,她也一再地跟老闆建議應該讓提出辭呈的員工儘快離開,但是老闆總跟他說:「你去問一下他們的部門主管,哪一個不是哇哇叫地說還沒找到人、工作沒人可以接!他們同意不必交接,就讓這些人立刻走啊!」。

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沒有人真的關心這一段時間是否真的有完成交接,甚至根本沒有人確實去做交接的工作,因為其他人也都有自己負責的工作,但是1個月的離職交接期從未改變,也就變成「離職擴散效應」發酵的最佳溫床!

事實上,多數的公司都有類似的規定,凡是員工離職必須事先提出申請,並在核准後完成指定的交接工作及離職手續,才算是正式離開公司。但是多數的主管也都清楚,只要提出辭呈的員工無論是否獲得核准,其實心裡面對於目前的工作必然是已不再有著相同的熱情,或是對於工作的現況必然有所不滿,如果不能將其挽留下來,就應該避免讓這些準離職員工影響到仍然在職的同仁。

心理學中所提出的「月暈效應」(Halo Effect)清楚地告訴我們,人的認知會從局部了解出發,再逐步擴散而進一步取得全貌,但散播的這些印象與理解,卻未必是在了解全貌之後,也因此很容易形成「以偏概全」或是「以貌取人」,甚至是「以訛傳訛」的錯誤。

所以,要減少組織中因為少數人的負面情緒,造成對公司運作的影響,我們對於即將脫離公司管理規範可約束的員工,也應該要有嚴肅的處理態度,以免因為小細節而造成了嚴重的破壞。

落實人才庫管理

許多公司在進行人才招募的時候都會有清楚的 「職務說明」 (Job Description) ,包括重要的責任、工作要點、工作目標,都會詳列於書面,而且當他的職務有所改變或是調動時,JD也必須隨之更新與調整。

這麼做的好處是可以清楚記錄每一位同仁的職掌與工作責任、和職涯成長與變化。而同樣性質的工作,我們是否有類似JD的專才可以相互備援?也可以透過完整的工作說明書建立清楚的「人才資料庫」。而幾個可以具體採取的作法如下:

1. 每一個部門主管,都應該要有一個員工職能盤點表,清楚知道自己所帶領的同仁有哪些能力與專長、目前主要的工作項目、有興趣往哪些方向發展、還有哪些能力上的不足、應該補強或改善的缺點。

2. 針對已經盤點出來的職能表,適時將職能同近、工作內容相似的人,進行工作輪調,以利每個人對於擔任其他人備援的準備與適應。

3. 對於每一位同仁的職能與JD,應該落實更新,並且根據主管記錄每位同仁可以發展及需要加強的部分,給予必要的訓練與學習的機會。

4. 當部門調整或是員工轉調單位,也應該將其JD及相關記錄,提供給新部門主管繼續發展,俾使員工成為公司人才庫中的有效資產。

避免負面影響:主動做好意見管理

除了將員工當作重要資產、做好人才的發展與人才資料庫的管理以外,企業很難不會有離職員工對於公司不滿的狀況發生,與其針對性地去限制員工、或是斷然地讓員工一旦提出辭呈就立即離職,這些都無法100% 杜絕掉有心的惡意中傷。

所以,企業應該持續不斷地進行政策透明化的溝通,讓多數員工了解公司的政策與相關的規範,同時也要建立暢通的意見反映的管道,並且非常具體地處理員工反映的問題,無論最終採取哪一種方式解決員工的問題,也都應該確實讓反映問題的同仁得到回覆。

如果企業能夠做好前述的人才庫管理,和對於員工意見的主動管理,那麼當有人離職的時候,就不必擔心沒人可以接手,或是需要有長時間的交接;更重要的是,對於公司的負面意見與情緒,將會因為我們落實了溝通與反映問題的解決,能有效降低同仁因不瞭解而產生的錯誤認知,進而減少這些負面批評發生的機會。

但若是仍遇到即將離職的同仁,刻意散播負面的言論,或是以不實的訊息誤導在職的同仁,主管仍應該斷然地要求終止僱傭關係,以免徒增困擾與傷害。

責任編輯:黃楸晴
核稿編輯:洪婉恬

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員工 埋怨 職務說明 開除 消息 負面情緒
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郭憲誌

遠傳電信副總經理,兼任 數聯資安總經理。國立台灣科技大學管理學博士。

曾任職於 東元集團 東訊(股)公司、遠東集團 速博電信(Sparq)行銷部門協理。2004年加入遠傳電信集團,歷任 遠傳電信資深業務協理、業務副總經理、企業產品管理 副總經理,有豐富的團隊領導經歷,擅長組織管理、目標管理與策略發展。

 

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