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管理 | 數位轉型

沒了隱私、也沒了生產力!想把辦公室變開放式,老闆們請先想好3件事

(來源:Dreamstime)
撰文者:吳相勳
吳相勳專欄 2019.10.24
摘要

1.研究顯示,開放式辦公空間,員工的面對面互動量竟降低了70%!

2.別把開放式辦公空間和「創新」畫等號,要改造辦公室前,先確認是否想清楚這些配套:改變工作空間是為了什麼目標、「互動」對員工有何好處、實體空間如何創造數位效率?

注意!開放式辦公室(Open Office)可能又要火熱起來了!

前陣子我到WeWork在台北新開設的空間,隨手拍了幾張照片,然後分享給幾個好友看。

A君回應我,「我們家老闆一直想打掉隔間改成開放式辦公室,他說WeWork就是這樣做」,A君所在的公司是一家飲料公司,這幾年嚐試各種新口味,以迎合市場需求。

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B君的回應則是,「我已經看著對面同事的頭皮1年了,他幾乎不離開座位,看頭皮1年,我覺得很憂鬱」,B君從傳統出版業轉到了一家網路行銷科技公司,他已經在開放式辦公室工作1年之久。B君很不喜歡開放空間,他覺得無法專心,隱私蕩然無存,而且一直得看著對面同事的頭皮…

很多公司在處理數位轉型議題時,還沒有決定要達到什麼樣的目標、要導入什麼樣的數位科技,但會先決定辦公室怎麼設計。很特別的是,幾乎都是選擇打掉小隔間,改成開放式空間。

原因是什麼?因為,「國外那些有創意的公司都是這樣幹的,開放式空間是促成溝通、鼓勵創新的方式。」

於是,找了設計師畫出了幾張圖,很快地改造辦公室,有了像WeWork那樣的現代、新穎的空間。然而,開放式辦公空間真的有助於互動、創新嗎?

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我們可以看一個最近火熱的開放式辦公室研究成果。

伊森.伯恩斯坦、和斯蒂芬.圖班,在2018年07月的「開放工作空間對人們協作的影響」研究指出,在開放式辦公室的面對面的互動量明顯減少(約70%),大家轉而使用電子郵件和即時通訊軟體互動。這太出人意料,開放式辦公室非但沒有讓面對面溝通與合作增加,反而讓人們退出了面對面社交活動。

你可能會質疑,他們怎麼衡量人們在辦公室裡的互動方式。他們讓員工戴上了社會測量證章(sociometric badge),裡頭的感應器非常詳細地記錄了他們的互動。

紅外線通過接觸對方的紅外線感應器,得知互動對象是誰;
麥克風獲得的是說話、還是聆聽的資料(但不包括說什麼);
加速度感應器測量的身體運動和姿勢;
藍牙感應器取得空間位置。

所有感應器以10毫秒的間隔記錄時間寫入資料。為了解人們的電子郵件往來與即時通訊軟體使用狀況,他們從公司伺服器收集電子數據資料。

在2個實地研究裡,員工從有隔間設計的辦公室,搬到了開放、透明的、無邊界的辦公室,員工在2個工作環境的社會互動與電子互動資訊都被詳盡記錄下來。結果就如同前述的,開放式辦公空間的人們,顯然減少了面對面的互動。

研究結果很快引發了熱議,不僅這是首次研究者以科學方式測量空間對員工的互動影響,更是赤裸裸地指出一個隱藏在人們心中已久的不滿:開放式辦公室無助溝通、合作、與創新,而我們還失去了隱私與生產力。

在他們的研究之前,已經有許多報導指出開放式辦公空間的真實面貌:員工在辦公室更容易被觀察時,會找到方法躲起來,例如,戴上大耳機、盡可能裝忙。就算同事就在眼光可及範圍內,還是決定以即時通訊軟體或是email溝通,而不是在眾目睽睽下討論。這也反映出人們在透明、開放環境裡,要處理的社交資訊太多,造成了資訊處理的極大負擔,反而使得生產力下降。

這下,開放式辦公室看來只剩下一個好處:在相同的辦公空間內塞入更多人,有助於節省一些租金開支。

我們不該一廂情願地認為,開放式辦公室是新一代工作者的理想工作環境,但也別急著判定開放式辦公室已死。許多科學證據顯示,人們互動的確能刺激新想法,但互動可不是只在辦公室裡。

以下我彙整一些最近研究者的觀點,供急欲改造辦公室環境的管理者們參考:

一、在改變工作空間前,必須確認想要達到的目標

大致上,我們把空間改造所欲達成的目標分成2大類:提高生產力與增加創新創意。目標不同,空間設計就該不同。例如,經理人想要工程開發部門更快地發現問題、解決問題,提供許多小型工作區域(供3-5人使用),可能會比全開放式辦公空間更好。若是為了創意發想,例如我們想要讓業務人員與行銷人員有更多的互動,讓2個部門同事工作區域相鄰,並且共享休息區的零食、咖啡、飲料,將讓人們更自然地交流互動。

二、將鼓勵互動視為績效考核的項目之一

這裡有一個假設,有些員工可以透過更多、更密切的面對面互動,而提升個人與集體生產力或創意,我們稱這些員工為催化劑。當公司給予了某些空間供員工分享、討論,我們就需要催化劑積極使用空間。在績效考核時,了解這些催化劑使用工作空間的作法,並鼓勵他們繼續努力,將能以少數員工來撬動其他員工的參與。

三、數位溝通與實體工作環境的交互配合

BYOD(Bring Your Own Device)、工作協作平台已經是現代工作者的日常,問題在於數位溝通方式與實體見面討論該如何搭配?數位溝通方式與實體工作空間又該如何配合?許多公司都會做到讓工作空間有方便的電源插座、投影連接線,員工可以很快地召開會議,將個人數位資訊與他人分享,帶動討論。經理人也應該意識到單純靠著數位溝通方式的不足,需要適時提醒同仁,「嘿,這個出現在Dashboard上的議題,我們下午找個時間在討論間花10分鐘談一談吧!」

開放式辦公空間是眾多管理潮流(迷思)之一,許多先驅(先烈)好與壞的體驗,得以讓我們省思在數位時代應有的工作環境。關於工作環境的設計,我們還有很多要學的,這是數位時代待解的實體煩惱!

責任編輯:林易萱
核稿編輯:黃楸晴

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吳相勳專欄
吳相勳

元智大學管理才能發展與研究中心主任;商周CEO學院講師。專長為策略管理、商業模式分析、創新投資。曾任職創投,目前擔任上市櫃公司獨立董事,研究並參與10多家本地企業策略規畫與轉型。

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