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管理 | 數位轉型

吳相勳專欄|004

員工們恨透了Line!主管Line一下治百病的心態,是數位轉型的大麻煩

撰文者:吳相勳
吳相勳專欄 2019.09.12 31,124
(來源:Dreamstime)

【重點摘要】

1、使用LINE溝通工作的缺點:放大主管控制慾;破壞團隊工作時程,造成整體效率低落
2、比選擇「好用數位協作工具」更重要的事:提升員工的「數位工具使用素養」

【本文】

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你的LINE裡面,有多少個因為工作而建立起來的群組?

我的老友Gary在回覆了一則又一則LINE訊息後,對我說:「如果我可以許一個願望,我會希望全世界的即時通訊軟體通通消失!」

Gary,跟你的願望相反,這世界上還有眾多即時通訊,或更準確地說——即時工作協作平台——等著排隊進入你我的生活之中。

我可以跟各位打包票,當大家的數位工具使用素養參差不齊,協作方式未清楚規範與梳理的狀況下,你我的數位工作生活會愈來愈痛苦。

我們從台灣最受歡迎的即時溝通與協作平台談起,就是LINE。

LINE可能是多數台灣公司第一個非正式、且莫名其妙成為全公司採用的「數位工作平台」,我想,這說不定也遠遠超過了LINE母公司的想像。LINE不是為了工作上的即時溝通與協作而設計,缺乏檔案管理、行事曆管理、指派角色…等基本的專案管理功能。然而,無論公司規模大小,都可見到「賴」一下解萬憂的狀況。

LINE的流行,反映出台灣公司缺乏組織內部「訊息流管理」的意識。

只有很少數的公司,會清楚規範員工使用email、即時通訊軟體、工作協作軟體、開會見面討論的原則與時機,造成了組織內部訊息四處流竄。有用的訊息混雜在一起,反而成了雜訊。

造成LINE大流行的根本原因,我認為是公司管理者過於執著「個人效率」——為了確保自己的指令能夠很快散佈出去,且得到部屬的即時回饋,有什麼比LINE群發訊息來得更快?看看有多少的「已讀」,就知道訊息傳達到位的程度,沒有什麼比看到全部成員「已讀」還安心的事了!於是,許多管理者沒有意識到為了自己的效率最大化,打亂了其他人時程規畫,造成整體效率低落。

以上,我稱之為缺乏數位工具使用素養。在數位轉型的過程中,管理者與員工缺少數位工具使用素養,除了效率不彰、資訊安全漏洞百出這些常見問題,更讓管理者掌控慾過度放大,導致年輕一代工作者厭惡這樣的工作環境。

尤其是那些依賴小型、快速反應的團隊,以因應市場需求變化的公司,每一次突如其來、模糊不清的LINE指令,都是在破壞團隊自主性。

LINE問題多多,那就試看看新工具吧!現代已有許多專門為團隊工作而設計的優秀即時溝通平台與協作平台,例如,Slack、Monday.com、Asana…等。這些線上平台提供了管理任務,追蹤項目,設定時限和團隊協作的工具,可廣泛用於研發、銷售、產品和客戶管理等營運活動。

乾淨簡單的視覺設計,成員可以通過時間線列出所有專案截止日期、利用日曆紀錄事項、平均分配工作...讓整個團隊即時掌握這個專案的進展。甚至,更容易找出進度落後的成員,或是「搭便車」者,讓團隊狀態透明化。

有些平台還有專門給上層管理人員、利益相關者跟進專案的功能。另外,再加上視訊會議,解決了異地協作的問題。

一切如此美好,似乎是消除LINE亂象的解藥。但是,當你公司主管說要導入這些新世代平台之前,請先好好地梳理一下現在公司內部的訊息往來方式,並檢視成員們的數位工具使用素養,在導入這些工具時,務必做好完整且扎實的教育訓練。否則,我們經常看到這些新工具又成了數位遺跡,大家全都回到LINE的懷抱之中。

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吳相勳專欄
吳相勳

元智大學管理才能發展與研究中心主任;商周CEO學院講師。專長為策略管理、商業模式分析、創新投資。曾任職創投,目前擔任上市櫃公司獨立董事,研究並參與10多家本地企業策略規畫與轉型。

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