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討厭無聊又無效的會議?Shopify成功砍掉30萬小時會議的秘密:替每場會貼上價格
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討厭無聊又無效的會議?Shopify成功砍掉30萬小時會議的秘密:替每場會貼上價格

討厭無聊又無效的會議?Shopify成功砍掉30萬小時會議的秘密:替每場會貼上價格
(來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:張方毓 編譯
商周頭條 2023.07.15
摘要

1. 7月初,加拿大電商巨頭Shopify在員工的Google日曆裡嵌入一個內部自製的計算機工具,該程式會依據與會者所在部門和角色的平均薪資、會議時長、與會人數,估算出開會成本。

2. 目的是,透過將會議成本可視化,讓員工避免開沒意義的會議,改將時間花在實際推進工作成果上,更有效率。

3. 該公司預計,只要讓每位員工每週少開3個會,能讓公司成本減少15%。

主管們,如果你得知召集同事開一場一小時的會議,竟然要花超過6萬元,你還願意開會開這麼久嗎?

一個能夠計算會議成本的計算機,正成為加拿大電商巨頭Shopify減少30萬小時會議的秘密武器。

彭博報導,7月初,Shopify在1萬1千名員工的Google日曆裡嵌入一個內部自製的計算機工具,該程式會依據與會者所在部門和角色的平均薪資、會議時長、與會人數,估算出會議成本。

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例如,根據Shopify提供的示例,一場預計開一小時的會議,有7位員工參加,其中有該公司執行長呂特克(Tobias Lütke)、營運長內賈蒂安(Kaz Nejatian)等高層主管,工具顯示,這場會議成本高達2115美元(約合新台幣6萬5200元)。

該公司的目的是,透過將會議成本可視化,讓員工避免開沒意義的會議,也避免員工每次遇到有事要討論、就先開會的習慣,改將時間花在實際推進工作成果上。

「沒有Shopify員工想花500美元吃一頓晚餐,但很多人在會議上花的錢比這金額還多,」替該公司開發此工具的內賈蒂安表示,「這件事的目標是告訴你,時間就是金錢,如果你必須花錢(指開會),你要斟酌一下。」

會議像雜草,春風吹又生
繼訂定「無會議日」,Shopify祭新招遏止過多會議

該公司表示,它的目標是今年減少32萬2千小時的會議。

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為什麼它如此積極減少會議?因為線上會議在疫情中倍增,美國專案管理應用程式Wrike調查發現,在會議上浪費時間,正是組織效率低落的前5大原因。

而它也是最積極減少員工開會時間的公司,今年1月,它就已經訂定許多政策,包括將星期三定為「無會議日」,全公司禁止開會;取消所有與會者2人以上的定期會議;超過50人的大型會議,只能安排在星期四的6小時區間內;員工還被鼓勵退出大型Slack聊天群組。

成效如何?它表示,今年前5個月,每位員工平均花在會議上的時間,跟去年同期相比減少14%,進而有望讓公司今年完成的專案數量增加18%。

但,它之所以現在又祭出新工具,就是因為會議太容易像雜草一樣增生,員工遇到需要協作、解決問題的事,第一步就是先約一場會議。

「我們已經看到會議悄悄蔓延回來,我們必須立刻採取行動,」CNN看到Shopify的內部公告寫道。

它預計,只要讓每位員工每週少開3個會,能讓公司成本減少15%。

一招會議成本計算機無法立竿見影
學習Shopify減法精神

不過,如果只學Shopify的會議成本計算機這一招,並無法成功遏止無意義的會議發生。

「這是一種非常膚淺的干預方法,」北卡羅來納大學組織科學教授羅格爾伯格(Steven Rogelberg)表示。他補充,Shopify之所以成功減少會議時間,是因為該公司同時搭配對全公司的培訓:怎麼執行最佳工作實踐、中階管理人員如何給回饋、高層如何以身作則少開會。

因此,企業可以學習的其實是Shopify的減法精神,先從思考公司內的會議是否可以減少開始。

美國人力資源管理協會(SHRM)建議,可以採取的改革步驟如下:

1. 首先,向員工詢問他們對於會議的看法,他們是否覺得會議過多?甚至,會議是否多到讓他們感到疲勞、難以做其他正事?

知道員工意見後,可以試著訂定一週內哪一天全公司禁止開會,讓員工能專注在工作上。

2. 實際觀察會議進行,看能否整合或減少會議。

負責人可以觀察公司內每次會議,看會議與會者是否時常重疊,就可以合併會議,或是將沒有具體成果的小組或會議解散。

3. 在每次安排新會議之前問自己一個問題:我是否有辦法透過電子郵件、或是快速討論來達到目標?只有其他溝通管道都不可行時,才安排會議。

資料來源:彭博彭博(2)Axios美國人力資源管理協會

核稿編輯:吳中傑

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