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既然可遠距,還需辦公室?「辦公室」必須存在的原因是這個

撰文者:張方毓 編譯
商周頭條 2020.05.05 3,764
摘要

1. 疫情影響,歐美企業和新創公司將暫時放棄開放式辦公室,改成用防噴嚏的透明隔板隔開員工座位。

2. 許多職位證明可以確實遠距執行,也促使一個問題浮現:辦公室存在的意義到底是什麼?答案是「純粹」的合作。

世界各地疫情趨緩,好不容易露出復工的曙光,企業卻擔心專家的警告,疫情在秋天可能捲土重來,許多員工現在也根本不敢回公司上班。這進一步促使企業腦力激盪:如何「改造辦公室」、打造員工能夠安心上班的工作環境。

量體溫、單向走廊、透明隔板...是未來辦公新常態

《紐約時報》(The New York Times)報導,從華爾街大企業到小型新創公司,雖然知道辦公空間的傳染風險不可能為0,還是努力思索怎樣的辦公環境可以降低風險。

除了基本的上班全程戴口罩、進公司前量體溫措施以外,各企業更研擬將原本寬敞的走廊分隔成較狹窄、只能單向行走的通道,或是籌備室外的聚會空間,避免員工在空氣不流通的高風險環境聊天。另外,也會減少實體文件傳遞,改用電子文件,減少員工之間非必要的接觸。

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或許,最令崇尚「自由」的歐美企業糾結的,則是在員工和員工的座位之間設置透明隔板,形成一個個的小隔間。爾灣加州大學的傳染病防治主任黃蘇珊(Susan Huang)說明,這個行之有年的辦公室設計一開始不是為了防疫,而是透過隔板阻擋噪音、維持隱私,同時用透明的特質增加一點合作的可能。

然而,對於歐美大多企業、以及台灣一些新創公司來說,透明隔板基本上還是讓員工縮在自己的空間裡;過去數十年來,他們力圖從傳統的隔間式辦公室,轉型為配備大長桌的開放式空間,目的是促進員工交流和合作。但這種近距離肩並肩、面對面的辦公方式,卻形成防疫破口,相對來說,透明隔板的「防噴嚏」功能就強勢地凸顯出來。

因此,企業紛紛表示,開放式辦公室可能要消失好一陣子了,取而代之的則是把員工分隔開來的辦公室設計。人力資源顧問公司OperationsInc執行長路易斯(David Lewis)表示,未來透明隔板的高度會「非常高」,絕對會超過頭頂。對於歐美來說,繼戴口罩之後,辦公室隔板的回歸又會是另一次要求他們犧牲「自由」、保護健康的挑戰。

真的需要進辦公室嗎?遠距辦公替「進公司辦公」打上問號

不過,實體辦公室大改造,卻沒有解決問題的所有根源。這是因為,員工為了上班所承受的染病風險,不只存在於辦公室裡面。

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紐約大學人力資本管理教授塔維斯(Anna Tavis)就表示:「對像我一樣的紐約人來說,最可怕的不是辦公室,而是尖峰時段的地鐵車廂。」在通勤時往往難以保持安全距離,而公司卻沒辦法處理這部分的員工焦慮。

因此,比起花大錢改造辦公室,有一些企業選擇採取措施,根本性地減少辦公室的員工人數--用裁員以外的方式。

除了一些有餘裕的大企業可以購置新的辦公空間,將員工分散、轉移到不同辦公室以外,一些企業則是將員工分成A、B兩組,讓他們輪流進辦公室。因為來公司的員工少了,科技新創公司Dialpad更直接將座位減半,讓到公司上班的不同組員工共享一副桌椅,更方便讓座位之間保持安全距離。

要減少到公司上班員工數量的終極手法,則是維持許多企業已經在施行的:遠距辦公。

根據芝加哥大學的研究,美國37%的工作可以確實在家完成,這些工作如果繼續沿用遠距辦公,會是讓員工最安全的方法。路易斯就指出,現在企業最應該做的,就是區分哪些是一定要到公司上班、哪些是可以在家上班的員工。

辦公室存在的本質是什麼?合作

軟體公司Autodesk執行長巴茲(Carol Bartz)指出,這或許是辦公室第一次需要環繞著衛生因素來進行改造和設計。但或許不僅於此,這次疫情拋出的更深層提問是:辦公室存在的意義到底是什麼?既然許多公司可以好好地施行遠距辦公,辦公室還有存在的必要嗎?

塔維斯指出,我們常常會以為,所謂的合作,就是所有人在同一個空間裡一起工作、就是要離同事很靠近,而現在疫情給了一個機會,讓大家重新思考辦公室的意義。

辦公室應該存在的答案,其實,還是合作。只不過,疫情過後的合作,會顯得更加純粹,不再是用聚集在一起來代表合作,而是真的為了合作,才進公司。設計建築公司金斯勒(Gensler)負責人布林克(Elizabeth Brink)表示,辦公室是一個複合空間,由個人辦公空間以及合作共享空間組成,而未來,兩種空間的比例會重組,合作空間會變多。

一旦可以在家上班處理個人工作,那真正需要進公司,就是認認真真合作、討論的時候了。這次疫情,雖然讓人焦慮,但也提供了契機,讓我們重新審視一些理所當然的事情,去追求更有效率、更進步的做法。

(參考來源:The New York TimesMarketWatchMarketWatch(2)MarketWatch(3)NPR

核稿編輯:林易萱

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商業周刊編輯部

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