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國際

武漢肺炎爆發,需常到中國出差的企業怎麼辦?四大會計師事務所這樣做

(來源:dreamstime)
撰文者:張庭瑋
商周頭條 2020.02.06
摘要

1.武漢肺炎期間,企業一方面避免員工面對面接觸,一方面又要維持業務運作,有3大方法值得參考,包括:人資溝通該做的事、善用網路和遠端工作平台、以及調整公司休假策略。

2.許多跨國企業的員工,需要經常到中國出差。面對疫情最嚴重的中國,四大會計師事務所想出「不出差」還能繼續維持中國業務的方法。

隨著武漢肺炎持續在全球傳播擴散,企業必須考慮,如何在高度限制人與人接觸的情況下,有效的利用員工。

商周根據美國雜誌《Entrepreneur》和管理諮詢公司Dezan Shira & Associates的文章,匯整了三大重點,讓企業在疫情爆發期間,可以照常經營業務,同時讓員工免於受到感染,也能將公司的損害降到最低。

一. 有效溝通+資訊傳播

疫情爆發,首先觸發的是人心的恐慌。此時公司的人力資源部門,要動起來收集與疾病相關的訊息,為員工創建一個隨時可用的指導性指南,讓人們獲取相關資訊,也能立刻掌握防疫知識。

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公司內部傳播資訊應多管齊下,利用所有可能的方法。「在牆上貼海報、發電子郵件、在各自的群組中發訊息,任何媒介,都能將訊息傳達給員工。」人力資源科技供應商亞太地區主管阿德里安(Adrian Tan)說。

接下來,要為員工,尤其是高階主管,建立一個清楚明瞭的定期溝通計畫,以確保資訊不斷流通,讓負責決策的高層更隨時在狀況內。

二. 善用網路、雲端,靈活的安排工作計畫

阿德里安表示,他的公司有良好的遠端工作基礎,透過線上雲端、聊天程式,專案管理系統,在疫情中較容易「照常營業」。

管理諮詢公司Dezan Shira & Associates面對這次疫情爆發,大量使用微軟的平台,讓所有員工在線上保持聯絡,加上平台的傳輸系統已加密,資安比較有保障。要聯絡外部客戶時,也可以直接以「外部用戶」的方式,邀請進入該平台,進行溝通。

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但不是每間公司,都事先有萬全的準備。在沒有遠端工作基礎的情況下,Dezan Shira & Associates建議企業可以從以下幾點做起,特別是疫情最嚴重的中國,跨國公司在中國的業務如何繼續運作,以下方法值得參考:

首先,要確保員工們都有在中國境內可使用的通訊軟體,像是微信,並且有帳號和知道如何使用,如此一來,才不會與在中國的同事失去聯繫。

第二,如果要用手機或傳統電話聯絡工作事項,讓員工知道公司將會負擔這筆費用,讓他們能放心工作,不會顧忌於電話費。

第三,如果發出的電子郵件常夾帶附件,由於發送伺服器位置在海外,位於中國的員工很可能會延遲收到郵件。可以考慮將信件與附件分開、縮小附件的檔案大小,或用其他管道傳送檔案大的附件,但要注意,有些服務,像是Dropbox在中國是被封鎖的。

第四,如果有員工一定得用非正式平台,比如說微信傳送文件,務必訂下規矩,說明哪些資料是不能在這類平台上共享。這方面可能需要法務部門提供相關建議,例如:公司與供應商簽訂了不能洩漏機密的合約,那就要非常小心。如果沒有事先提醒,在非常時期,你會發現中國員工用個人微信帳號,傳送各種文件和檔案,不小心可能會吃上官司。

有些公司的業務,需要經常到中國或世界各地出差,在防疫期間,許多航空公司停飛中國航線,又該怎麼辦?

根據《華爾街日報》(The Wall Street Journal)報導舉例,證券律師及監管人員稱武漢肺炎造成的旅行限制,可能會影響到審計工作。美國上市公司會計監管委員會(Public Company Accounting Oversight Board, 簡稱PCAOB)前註冊和調查部門主任蒙特(Helen Munter)表示:「審計人員出差的優點是,他們能夠更好地了解當地環境和客戶。」但面對嚴重疫情當前,不少公司提出替代方案。

四大會計師事務所(The Big Four Firm)就靠著世界各地的分公司,透過網路連結,進行審計;跨國業務不多的小公司也仍然可遠端進行一些審計工作,利用電子文件審查和視訊面談來落實。

美國行銷顧問公司RiverTown採訪馬奧尼(Mahoney),他的公司主要負責在美國替客戶與中國工廠配對,他認為,旅行限制雖然不方便,但不會破壞他的生意,反而可以讓美國客戶好好學學如何遠端做生意,「科技就是在這時候拿來利用。」他說。

三. 調整休假策略

公司最不希望看到的是,生病的員工因為沒有假可休,硬著頭皮去上班。這不僅對生病的員工健康沒有幫助,也可能因此傳染給其他同仁。因此在疫情擴散之際,彈性調整休假策略,讓員工可以在家休息,減少傳染風險,利大於弊。

對那些經常出差、可能生病,或在工作期間感到不適的員工,應該優先考慮通知相關衛生單位,不要隨意將員工隔離,可能會因此散播恐懼。

核稿編輯:林易萱

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