商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱搜內容
現正閱讀
成功人士的線上溝通術》林之晨為何說「我是最差勁的回信者」?
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存

職場 | 職場修練

成功人士的線上溝通術》林之晨為何說「我是最差勁的回信者」?

示意圖。 (來源:dreamstime)
整理者:易佳蓉
2022.01.06
摘要

1.在一天的工作中,我們會在各種LINE、Email、電話各種不同的溝通工具中切換。原先是為了提高溝通效率,但過多的工具使用反而讓我們分身乏術。

2.《商周》曾訪問多位成功人士,他們認為LINE、Email的使用需要分級、分類,才能幫助提高工作效率。

3.你可以先重新盤點手邊現有的工具,並重新定義各項工具的使用時機。

一早到辦公室,打開郵件回覆幾封後,右下角彈出訊息視窗,你又忙不迭地點開訊息回覆。投入工作沒幾分鐘,又聽到郵件的提示音響起,於是切換過去確認是什麼內容。即便你沒有急著回覆郵件,你的時間也早就碎在各個不同數位工具中。

在一天的工作中,我們會在各種LINE、Email、電話……不同的溝通工具中切換。然而,該怎麼使用才能真正讓我們更有效率,而不是反被工具奴役、耗費更多心力呢?

高手都這樣做

霍夫曼公關公司副總經理楊皓文受《商周》訪問時曾說:經常要與外商客戶、7國同事線上溝通,文字訊息、語音或面對面溝通,僅占她工作時數的3成,其他7成,她都用遠距數位工具如Email加線上會議解決;這關乎你如何將時間、工具、工作優先順序分門別類。她歸納出以下的使用層次。

廣告

「現在訊息太快,需要快速討論分配工作時,通常我都用即時通訊軟體(如Line)溝通、分工;但要白紙黑字留有根據、確保大家收到的訊息是『一致的』,或是在會議後做follow up(追蹤)的,就用Email。」楊皓文說。

另外,iCHEF共同創辦人程開佑受《商周》採訪時說,iCHEF所有資訊包括業績數字、訂單、各種文件都已經雲端化,開放同事共同編輯,且留有編輯紀錄,可以省去很多文件傳遞、寄Email的溝通成本,「可數據量化的,線上解決,把時間用在實際你需要的現場工作。」

台哥大總經理林之晨也說過:「認識我的人就知道,我是全世界最差勁的『回信者』,寄給我的email,常常5天、7天,甚至2個禮拜之後才回。因為email對我來說是投資報酬率最低的任務,所以只能留到有空檔的時候盡量處理。

Tumblr的創辦人David Karp的規矩是10點到公司以前不看email,因為『如果有要緊事,他們會打電話或是傳簡訊來』。」減少回覆email的時間,可以完成更多更重要的工作。

廣告

聰明切換Line、Email和電話使用

Line的群組適合做簡單、快速的小討論,但若有須白紙黑字記下的重要訊息,或是Follow up則更適合透過mail同步大家的資訊。

Email適合對外的溝通、正式佈達的狀況,例如會議決議、合約、合作形式的確認等等,比較適合以電郵處理。也能避免後續因為只透過電話聯繫,而沒有留存溝通的文字有爭議。

電話一通過去,對方需要馬上暫停手邊工作來回覆你。因此,電話比較適用於處理急迫、複雜的要務。難以用文字表達清楚,或者是緊急的事件,但這些情境透過雙方口頭討論,很快能有結論,這樣的類型就很適合使用電話溝通。

你可以這樣做

1.盤點現狀

先盤點一下目前使用的工具,有助於你重新整理,手上的工具是不是都有使用的「必要性」。例如,透過雲端檔案協作時可能會因為不同目的而新增各種表單,即便原先使用的目的已不復存在,還是可能會因為「習慣」而持續更新。

因此,盤點手邊的工具及使用的目的是首要的工作。

2.協調、建立明確使用方式

不想讓訊息打斷思緒,你可以在需要專心工作時,暫時關閉訊息通知。或者透過番茄鐘等工具,區分專心工作、休息時間,並在休息時間時再回覆訊息。

倘若你的工作有即時回覆訊息的需求,那也可以先和同事溝通協調,什麼時間段需要即時回覆,或是最慢你會在多久的時間內回覆訊息(這時可能就需要將番茄鐘的週期設定短一點)。

3.透過共用行事曆、虛擬辦公室等工具協助

這樣做可能會增加工具的使用,但可以更明確地讓彼此知道「什麼時間可以打擾」。例如,共用行事曆可以更方便地約定會議、討論的時間;虛擬辦公室則可以明確了解:對方休息或工作的狀態。

*本文參考整理自商業周刊MR JAMIE(林之晨)專欄Amigo阿米果的人生攻略-自學派對

核稿編輯:林易萱

下滑載入更多報導
混合辦公 線上溝通 email LINE
廣告
留言討論